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「2枚のピザ」から考える生産性を上げる方法:r000015000106 | PARAFT [パラフト]

出典:Green Field, Meeting / officenow

働き方の記事

「2枚のピザ」から考える生産性を上げる方法:r000015000106 | PARAFT [パラフト]

2015.12.21

働き方の記事2015.12.21

その会議、ムダかも?

「2枚のピザ」から考える生産性を上げる方法

keyword: 働き方 企業 時間 仕事 コミュニケーション

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「出席者が多すぎて、2枚のピザでケータリングが足りないような会議は設定するな」と言ったのは、Amazon創業者ジェフ・ベゾス氏。IT業界で最も恐れられている人物として知られ、Amazonの先進的な事業スタイルは世界中で高い注目を集めています。さてそんな彼の「会議」についての言葉から、日本の姿を振り返ると……? あなたも身に覚えがあるはず。

2015.12.21 文章 / 谷川卓

一人あたり1日約1.4時間!?「会議」は超ハイコスト?


出典 . / green_is_in


朝の朝礼、月曜の定例会議、営業会議、経営会議、役員会議、部署内のミーティング、プロジェクトチームの進捗確認会議……会社には、もっともらしい名前の会議が数多く存在します。しかし、そもそも「会議」がそんなに必要なのでしょうか?

NTT DATA経営研究所の調査によると、日本の会社における全体業務に占める会議・ミーティングの割合は15.4%。つまり9時〜18時まで働く場合、一人あたり日約1.4時間が会議に費やされている計算になるというのです。そして問題は時間だけではありません。その会議の時間と同時に、予想以上のコストがかかっているのです。

例えば、時給換算で平均5,000円の人間が10人集まれば、その会議には1時間あたり50,000円の人的コストが発生していることになります。会議の参加者が多くなればなるほどコストは膨れ上がり、さらに言えば会議室の占有費、機材費、資料の印刷費(資料を作る人件費もありますね)等、見えにくいコストがこんなにも!

これらのコストは社員それぞれが意識しづらいこともあり、会議はずるずると長時間になりがちです。

あなたも経験済み!?多くの会議が無駄になる理由


出典 https://www.pakutaso.com


また、同調査で挙げられた会議の問題点は「無駄な会議等が多い、会議等の時間が長い、会議等の頻度が多い」が上位に挙げられ、「会議等が会社の価値創造(仕事の生産性向上、イノベーションの創出等)に貢献している」と回答した割合は、なんと若干3割強に留まりました。きわめ付けは「会議中に内職を行っている企業は4割強」と言う残念な結果。日本企業の生産性向上は、会議の改革から始めることができそうです。

ではなぜ、生産性が上がらない会議が蔓延するのでしょうか? 日本の会議でありがちないくつかの問題点を挙げてみましょう。

① そもそも目的がはっきりしていない
これは意外と多いケースです。とりあえず集まって話し合うなんてことは愚の骨頂。本来何か議題があるから会議を行うのであって、目的のない「定例」会議などは本末転倒なのです。

② 誰も発言しない
こちらもよく見かけるケースですね、何のために集まっているのかわかりません。逆に重役やマネージャーなど特定の人だけが発言し彼らだけが満足するという、不毛な結果を生む会議もしばしば。

③ 関係ない人まで出席させられている
自分が出ても無駄だとわかっている会議でも、断れないケースがよくあります。特に専門職でなく総合職のような場合「とりあえず聞いておいて損はない」と言われることも?

また他にも、批判ばかりで建設的な意見が出ない、結論が出ない(ではまた次回、話し合いましょうというパターン)、会議で決まったことが実行されない、寝てる人がいる……などなど。皆さんもひとつくらい経験があるのではないでしょうか?

有意義な会議にするために、私たちが出来ること


出典 Light For you / turyddu


さて皆さんの生産性を損なっている最大の要因とも言える、会議。どうすれば有意義になるのでしょうか? 結論から言ってしまうと「会議をなくす(不必要な会議は出ない)」あるいは「時間を短くする(30分以内/理想は15分)」ことです。

今はチャットやグループウェア、オンライン通話サービスなど便利なツールが豊富にあるため、それらで普段から情報共有していればわざわざ集まって会議する必要性は格段に減ります。ただ、どうしても必要な会議もあるでしょう。直接会って話す場を設けるメリットももちろんありますからね。

それでは最後に「会議のポイント」をまとめてみます。まずは何よりも先に、時間を短くすること。また会議の制限時間を設けることも重要ですね。他には、会議の目的を明確にし”何を決めるのか”をあらかじめ決めておくこと、出来るだけ少人数で行うこと(ジェフ・ベゾス氏の言葉のように)、議題は事前に参加者へ配り、会議では各々の意見や提案を発表し結論を出す場にする(会議は考える場ではありません)こと。

これらを意識すると、生産的な会議になるかもしれません。ぜひ試してみてください!

【参考・出典】
▼1 NTT DATA経営研究所「会議の革新とワークスタイル」に関する調査

WRITER

ライター

谷川卓

会議が減らない大きな理由として、以下2つの意識が根底にあると私は考えています。①会議に出るだけで仕事をした気になること ②業務として認められているため「無駄な時間」という罪悪感が薄いこと。私も会社員時代は無駄な会議ばかりで辟易していましたが、独立してからは意識的に減らしているため効率よく仕事を進められています。やはり自分の時間は自分の意志でコントロールするべきですよね。

ー 「生きる」と「働く」を もっと楽しく。
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その会議、ムダかも?

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