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長電話をなくして業務効率を上げる方法:r000016000043 | PARAFT [パラフト]

出典:Hello? Is it me you're looking for? / mlazarevski

仕事術の記事

長電話をなくして業務効率を上げる方法:r000016000043 | PARAFT [パラフト]

2016.03.02

仕事術の記事2016.03.02

無駄な電話は命取り!?

長電話をなくして業務効率を上げる方法

keyword: 仕事術 ビジネススキル コミュニケーション 時間 仕事

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皆さんは1日に何分くらい、仕事の電話に時間を費やしていますか?一見、効率が良さそうな電話というツール。その意外な落とし穴とは?

2016.03.02 文章 / 谷川卓

ビジネス長電話は悪!? 時間泥棒の正体


出典 Office phone / barteko


「それ、メールで済む内容じゃん」、電話を終えた後こう思ったことはありませんか? 日本人は欧米の言語と異なり結論を先に述べないため、前置きが長くなり本題に入るまでに時間がかかりすぎる傾向にあります。

例えば、ビジネスシーンで良くある一コマ。「もしもし」「○○(社名)の××(名前)です。いつもお世話になっております」「こちらこそ、お世話になっております」の定型文のやり取りがありますよね。

会社にかける場合だとさらに長くなり、「はい、△△社でございます」「○○(社名)の××(名前)です。いつもお世話になっております。○○様はいらっしゃいますか?」「確認致しますので少々お待ちください」……

電話の度にかかる、これらコミュニケーションの手間。生涯換算すると、案外膨大な時間を浪費しているかも……。さらに言うと、こちらから電話をかける場合、コールしてから相手が出るまでの時間も勿体ないと思いませんか。10コールしてから留守電に繋がるなんてことも。その後、先方から折り返しかかってきたが、今度はこちらが出れず、またかけ直す……何をやってるんでしょう?

また、要件だけでなく、無駄話に付き合う羽目になる場合もありますよね。切りたいのに上司だから切れないなど、多くの方が経験していると思います。要するに、電話はあなたの仕事時間をじわじわと奪っているのです。

時間を奪うだけじゃない! 電話の更なるデメリット


出典 Telemarketing Political phone bank telephone calling Obama Atomic Object 11-2-08 / stevendepolo


▼ 仕事のリズムを崩される
仕事中に電話をする"時間以外のデメリット"、それは集中が途切れてしまうこと。仕事に集中しているときに電話がかかってくると、そこで強制的に業務を中断され一旦集中を切らされます。電話が終わってからまたさっきまでのトップギアに持っていかなければいけません。場合によっては「ちょっとコーヒーでも飲むか」と、ブレイク時間に入ることも。これは実に勿体ないですね。

基本的に、電話はかかってきた相手の都合で話さなければいけませんから、自分の仕事のリズムが崩されがち。メールやチャットであれば、自分の都合の良い時間に返信ができます。

▼ 認識のズレにつながる? 電話をするなら必ず"録音"を
また、電話は記録が残らないので後で「言った言わない」のクレームに繋がる可能性がありますね。ただ、これは通話を録音することにより解決できます。さらに、電話は言葉だけしか情報がないので、お互いの認識のズレが生じる可能性もあります。

「電話の方がきっちり内容が伝わる」というのは思い込みかもしれません。百聞は一見に如かずの言葉通り、メールの文章と添付画像を見た方がすぐに理解できることも多いのです。それに電話は当然、通話料がかかります。

無駄な電話を回避し、やるべき仕事に集中する方法


出典 Untitled / 120262924@N05


▽ 連絡ツールをあらかじめ指定
まず、最善は自分から電話しないのは勿論、かかってきた電話にも出ないことです。その為に、最初から周囲に「電話はお互いの時間を奪うから、連絡はできるだけメールやチャットツールでやりましょう」と先手を打って提案しておくと良いでしょう。「いや、電話メインでやりましょう!」と言う人はほぼいないと思います(笑)。

▽ 「用件は端的に伝える」を習慣化
次に、通話をしても短時間、要件のみ端的に話すことを徹底するのも方法のひとつ。相手の話が長くなり、切りたくなった時は、だらだら付き合う必要はありません。「メール、チャットツールをメインの連絡ツールとし、電話はあくまでもサブ」というスタンスで仕事をすると、効率化が図れますし、そのうち相手も「この人は電話が嫌いなんだな」と思ってくれます。それで仕事がスムーズに進むのであれば、問題ないどころかむしろ良いと私は思います。

WRITER

ライター

谷川卓

私はプライベートでも殆ど電話はしません。今までの経験上、かけた時間に対して得るものが少ないからです。普段、自分たちが当たり前に行っていることの無駄や改善点を考え、常に改善、最適化していくことが大切だと考えています。この記事で、私への電話連絡も減ることを密かに期待しています。

ー 「生きる」と「働く」を もっと楽しく。
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