鉄板メールテンプレ辞退者宛編

採用担当者必見！辞退者に返せるメールの鉄板テンプレート

採用を考えていた応募者から、選考辞退の連絡が来てしまったことはありませんか？そのため予定していた採用計画が狂ってしまうこともあるでしょう。これまでかかった時間や費用のことを考えると頭が痛くなることも……腹も立つかもしれません。しかしながら、応募者は会社にとって今後の大切なお客様となり得る場合があることを忘れてはいけません。そこで採用担当者は冷静に、素早く対応することが求められます。

2018.02.08 文章／ PARAFT編集部

選考辞退者もお客様、社会人として「大人の対応」を

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対応のポイントは３つです。

① しつこく引き留めない
② 会社に呼び出して不満をぶつけるなど非常識な言動を慎む
③ 採用選考に応募してくれたことへの感謝の意を伝えた上で、社内で検討後どうしても入社してほしい人材であるならば、面接日を応募者の希望日に合わせるなど誠意と熱意を伝える。

ただし、それでも辞退されたときは決してしつこくせず、すぐに身を引きましょう。採用者と応募者という関係は無くなっても、今度は会社と顧客という立場に変わるということを忘れずに、最後まで常識ある対応が求められます。

選考辞退の連絡が来たら？メールテンプレートサンプル

出典：Free stock photos · Pexels

件名:選考辞退の受諾の件

○○ 様

○○(人事)部の○○と申します。
この度は、弊社の社員募集にご応募頂き誠にありがとうございました。
弊社としても誠に残念ではございますが、採用選考辞退のお申出を受付けました。
なお、これまでお預かりしました履歴書等＜を同封いたしますので、ご査収ください/は当社にて破棄いたしますことをご了承ください＞。
末筆ではありますが、○○様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

株式会社○○○○
○○(人事)部
署名

ひきとめたい……メールテンプレートサンプル

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件名:採用選考辞退のお申出につきまして

○○ 様

○○(人事)部の○○でございます。
この度は、採用選考辞退のお申出についてメールを頂戴し、ありがとうございました。

ご辞退を決められた背景や理由について
もう少し詳しくお話をお伺いさせて頂きたいのですが、ご検討の余地はございますでしょうか？

選考面接日時の調整や、待遇面についても○○様のご希望を再度お伺いし
弊社として可能なかぎりの対応を検討させて頂きたく、ご連絡申し上げます。

もし可能でしたら、再度面談の日程をご相談させていただけますと幸いでございます。
何卒、よろしくお願い申し上げます。

株式会社○○○○
○○(人事)部
署名

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