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英語の記事

英語メールテンプレ!相手のOKを引き出すとっておきの方法:r000016000138 | PARAFT [パラフト]

2016.04.17

英語の記事2016.04.17

英文メールの鉄板サンプル依頼

英語メールテンプレ!相手のOKを引き出すとっておきの方法

keyword: 英語 テンプレート サンプル 依頼 ビジネススキル

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世界の公用語としてますますその重要性が高まる、英語。日本人の私たちも慣れ親しんだアルファベット26文字だけで書き表すことができ便利ですが、まだまだ英語力には自信がない方も多いのでは。そこで今回は、ビジネスシーンでもよく登場する、何かを頼む【依頼】の英語表現についてご紹介しますね。

2016.04.17 文章 / PARAFT編集部

英語で何かを頼むときは、丁寧な文体を作るよう心掛けて

それではまず、簡単な例で考えてみましょう。「来週月曜日までに依頼していたものを送ってください」と言いたい場合。中1英語で習った<Please+命令文>を使って「どうぞ~してください」で済まそうとしているそこのアナタ!

その判断はちょっと待って。ビジネスの世界においてpleaseを使うのは、メールを受け取った相手にとって失礼な場合があるんです。pleaseは上司と部下、あるいは顧客と売主のように<自分が相手より力関係が明らかに上>であるニュアンスを含んでおり、使うときには注意が必要です。

それでは次の例はどうでしょう。

◆ Could you send it by next Monday, please?

これならより丁寧だろう思うかもしれませんが、実は「相手にほぼ100%イエスと言ってもらえる」という思いが見え隠れしてしまう、まだまだ微妙な表現です。それではどうすればいいかというと「相手に断る余地を与えている表現」を心掛けるのがベターです。

例えば……

◆ I wonder if I could ask you to send it by next Monday.
◆ I would be really grateful if you could send it by next Monday.

このようにすれば、相手に敬意を払った丁寧な言い方が無事完成します。

「頼んだのに返信がない」無視されないメールを送るコツとは?

実際に英文メールを使っていると「メールで仕事を頼んだのに、相手がやってくれなかった」「それどころか返信さえくれない」そんな場面も多いと思います。これは大抵メールの依頼内容が曖昧であったり、表現に丁寧さが欠けていて相手が気分を害していると思われます。

そこで相手の気分を害さず、ある程度強く指示や命令をしたいときにはどうしたら良いのでしょうか。こちらもまたシンプルにmust(〜しなければならない)など強い意味の単語を選ぶのは逆効果。丁寧でありながら柔らかな言い回しにしてから、なぜそうしてほしいのかという理由をつけくわえることで、相手のアクションを促せます。

◆ Would you let us know when you send it?We need it by next Monday.
◆ I respectfully request that it be sent by no later than next Monday.

このくらいなら、丁寧でいて「必ず月曜日までに送ってくれないと困る」というニュアンスが含まれて良いでしょう。

WRITER

編集部チーム

PARAFT編集部

英語には日本語のように尊敬語や謙譲語の区別がありません。ネイティブたちは、英文の言い回しによって謙虚さや相手に対する思いやり、敬意を持って接しているかなどを判断していることを覚えておきましょう。

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