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催促メールの書き方例文集。相手に不快感を与えない方法を解説!:r000016000540 | PARAFT [パラフト]

出典:amana inc.

メールの記事

催促メールの書き方例文集。相手に不快感を与えない方法を解説!:r000016000540 | PARAFT [パラフト]

2018.10.31

メールの記事2018.10.31

催促のメールを送りたい

催促メールの書き方例文集。相手に不快感を与えない方法を解説!

keyword: メール 催促 テンプレ 上長 上司 顧客

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ビジネスメールのやりとりで、返事の催促はつきもの。ただ、相手が取引先や上司だと、催促メールで不快感を与えないか不安になりますよね。メールの返事を催促するときに使える、メールのテンプレートを用意しました。ぜひ活用してみてください。

2018.10.31 文章 / PARAFT編集部

ビジネスメールで催促するときの注意事項4点

出典:Pixabay

▼ ①「催促」の意味を知っておこう
「催促」とは、物事を早くするようにうながすことを指します。
(出典:デジタル大辞泉

相手を急がせる行為なので、場合によっては失礼に当たることを念頭において催促メールをしましょう。

▼ ②催促メールは午前中に送る
催促メールを送るとき、まずはタイミングに留意しましょう。
午前中に送れば、日中の余裕がある時間に返信をもらえる確率があがります。
催促メールを終業時間ギリギリに送るのはマナー違反です。場合によっては相手に残業を強いることになるので注意してください。

▼ ③件名は催促したい用件をひとことで記入
催促メールの件名には、返信してほしい用件をひとことで記入しましょう。
「お見積もりの件について」など、相手が催促内容に気づけるものがベストです。

▼ ④本文は催促している印象を抑える
催促メールの本文は、いかにも催促している感じを出すと、怒っていると捉えられてしまう場合も。
要点を絞りつつ、相手への配慮も盛り込むと印象が悪くならずに済みます。

本文には3つの要素を入れてみてください。

・前回「いつ」メールをしたのか
・催促したい用件はなにか(前回のメールの引用でもOK)
・入れ違いなどはないか配慮の言葉

以上4点の注意事項を踏まえた、催促メールの例文をご紹介します。

催促ビジネスメール例文。回数別催促メール

出典:Pixabay

▼ 初回の督促メール
------------------------------

いつもお世話になっております。
株式会社×××の田中です。

先日、御社の会社資料の送付をお願いさせていただきました。
ご快諾いただき、ありがとうございました。

誠に恐縮ですが、〇月〇日にメールでご送付いただけると伺っていたところ
本日現在、まだメールが確認できておりません。

何か行き違いがあったのではと思い
確認のためメールをお送りいたしました。

お忙しいところ、大変お手数をおかけしますが、お手配いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

------------------------------

▼ 2回目の督促メール
------------------------------

いつも大変お世話になっております。
株式会社×××の田中です。

度々のお願いとなってしまい誠に恐れ入りますが、
〇月〇日に、再度、資料送付のお願いをさせていただきました。

ご担当者様より、送付済みとのご連絡をいただきお待ちしておりましたが
本日まで、到着が確認できておりません。

何度もご確認いただきお手数ではございますが、
配送状況をお知らせいただければ幸いです。

何かご事情などがあれば、ご教示いただけますでしょうか。
何卒よろしくお願い申し上げます。

------------------------------

催促ビジネスメール例文。シーン別催促メール

出典:Pixabay

▼ 前回メールを引用する場合の催促メール
------------------------------
いつも大変お世話になっております。
株式会社×××の田中です。

〇月〇日に、下記のメールをお送りいたしましたが、ご確認いただけましたでしょうか。
お忙しいところ大変恐縮ですが、お返事いただけましたら幸いです。

引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。

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▼ 資料確認の催促メール
------------------------------
いつも大変お世話になっております。
株式会社×××の田中です。

〇月〇日に、プレゼンテーション資料のご確認をお願いするメールをお送りしておりました。
その後、ご確認いただけましたでしょうか。

お忙しいところ大変恐縮ですが、
今週末までに、修正点等と合わせてついてご返信をいただけましたら幸いです。
(すでにご返信いただいておりましたら、大変申し訳ございません)

念のため、同じプレゼンテーション資料を添付いたします。
お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

------------------------------

▼ 催促メール以外に知りたいビジネスメールのマナー
ビジネスメールは様々なマナーがつきものです。
催促以外にも、伝え方を間違えると相手に不快な思いをさせるケースがあるので、まとめてみました。

>> ビジネスメールでよく使われる「インライン」使用上のマナーとは

>> 初めての相手から信頼を得る!ビジネスメール書き方のコツ

>> 先方が体調不良のときに送る“お気遣いメール”のテンプレート集

>> レイアウトの工夫がメールを劇的に変える【ビジネスメール】

WRITER

編集部チーム

PARAFT編集部

催促のメールはいつ送るときも気を遣うものですよね。自分もちょっとイライラしていたりして、つい強い言葉を使ってしまいそうになります。そこをグッと堪えて、相手に配慮した催促メールを送れると、ビジネスメールのマナーを知っているカッコイイ社会人にうつるはず。ワンランク上の社会人になるためにも、催促こそ気遣いのメールにしたいですね。

ー 「生きる」と「働く」を もっと楽しく。
催促メールの書き方例文集。相手に不快感を与えない方法を解説!:r000016000540 | PARAFT [パラフト]

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