メールのやり取りはもう古い？

グローバル企業で26万人が使う社内ソーシャルツールとは？

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FacebookやTwitterなど、今や私たちの生活に当たり前に溶け込んでいるSNS。その他にも、Google+、Chatwork、世界を見渡せばYammer、Jive、Social Textなど、様々なSNSがビジネスの現場で利用されています。そんな中で普及し始めているのが、企業独自のソーシャルメディア。その効果やメリットをご紹介します。

2016.07.08 文章／ PARAFT編集部

社内SNS普及の立役者「ミレニアルズ」の存在

出典：TCS社のノーム・プラットフォーム

まずご紹介するのは、インドの大手IT企業「タタコンサルタンシーサービシズ（TCS）」の事例。世界40カ国、100以上の国籍の社員32万人を雇う、まさしく巨大グローバル企業であるTCSは、どうやって共通の文化（社風）やコミュニティ感覚を社員全体で共有するかが大きな課題でした。

そこでTCSが４年前に作り出したのが、ノーム (Knome) という独自のソーシャルツール。TCSで働く世界中の社員がノームというプラットフォームでつながることで、社員たちが異国文化の差を超えて、TCSの企業文化を共有し、さらに強めることできたというのです。

こうした社内SNSの普及に一役買ったのが、ミレニアルズ（※）の存在でした。ソーシャルメディアの利用に抵抗のないミレニアルズが全社員の60％を占める同社では、現在26万人を超える社員がノームを活用中！ 100万件以上ものSNS上でのコミュニケーション、ブログ投稿が行われているようです。社員たちが自ら集まって作る”コミュニティ”の数も10,000件を超え、仕事関連のもの以外にも、中には音楽、スポーツなどの趣味の関するグループもあるそう。

現在、ノームは独立したプラットフォームですが、将来的には社内システムの中に組み込もうという構想もあるようです。

社内SNSを利用するメリットとして挙げられるのは、早く・広く・たくさんの人に１つのアクションを伝えるられること。それに対する反応も早く受け取れること。例えば、TCS デジタル・エンタプライズ社の副社長であるラマスワミー氏が社内の女性のリーダーについてノームに記事を投稿したときのこと。記事をアップしてから数分も経たずにいくつものコメントがつき、数日以内に世界中12,000人のリーチがあり、最終的には83,000人に転送されました。

また、イノベーションやアイデアが発生する場としても機能しています。現在まで会社・制度・仕組み、クライントへのサービスを向上するための23,000件のアイデアを収集しました。

利用者拡大のポイントと、社内SNSの強みとは？

出典：http://www.freepik.com

社内掲示板などを利用する企業は多いものの、事務連絡だけに使われていたりと、有効活用からは遠のく企業も多いはず。TCSはどのようにして社内利用を広げていったのでしょうか？

ひとつは、社員が４人以上の人に一斉メールを送るとき「ノームを利用してみませんか」というメッセージを自動送信したこと。メールシステムはノームと連携しており、新プラットフォームへ移行する壁を低くしたのですね。

そしてもうひとつは、ポイント制を導入したこと。例えば、誰かが業務上の質問をノームに投稿します。それに対して、他の人から答えや解決方法などの提案が書き込まれます。すると、最も役に立つ提案をした人はポイントがもらえるという仕組み。さらに、自分のチーム外の人と積極的に交流をとる”活発なユーザー”もポイント付与の対象です。その他にも、人事による新しい施策が導入したときにはノーム上で従業員が意見を言う機会が与えられるなど、幅広く社員の意見が集められる場所になっているようです。

これらの機能は、周りの人から認められたいという感覚や、集団の中での自分の立ち位置を知りたいという人間の基本的欲求に基づき設計されています。ポイントシステムによって社員のモチベーションは上がり、いかに同僚を助けられるか、会社に貢献できるかといったゲーム感覚で業務にあたることができます。

また、マネジメント側にもメリットがあります。SNS上の情報を分析して人気のある回答や投稿した人を追跡することで、どの社員がネットワークに貢献しているか、チームワーク向上のチカラになっているかがわかるからです。社員のパフォーマンス評価の一つの指針になるので、人事評価システムにも役立ちっているのだとか。

社内SNSの影響はコミュニケーションだけにとどまりません。社員の専門知識や経験をシステム上に蓄積できるので、たとえその社員が転職しても、その知識は会社に保管されることになります。これは、メールではできなかった、ノームのようなSNSプラットフォームの特徴といえるでしょう。

企業内SNSには懸念点も、これからはどうなる？

出典：Freepik

いいことづくめのように見える社内SNSの活用ですが、ACAS（労働紛争解決の支援をするイギリスの機関）の2016年のレポートを見ると、ソーシャルツールを活用することに対する企業側の懸念が浮かび上がっています。「就業中の業務外のチャットを抑制できないのでは」「SNSを業務外のことに使用したり、無駄な時間を費やしてしまうのではないか」など、企業の心配は尽きないようです。

ACASはそういった心配に対して、社員を信頼することが企業の取るべき姿勢ではないかと提案しています。社員のすべての会話や批判などを制限することは不可能であり、就業中のSNS利用に対しては「どこまでが認められるのか」という線引きをしっかりする必要があるとのこと。そして、まずは上層部の人からSNSを積極的に活用していくことが必要です。

社内SNSの活用事例は他にもあります。

たとえば、ロンドンのある自治体ではWe.CreateというSNSを活用して、自治体内のスタッフから、どうすれば費用をかけずにユーザー（市民）向けサービスを向上させられるか、アイデアを募集しました。また、イギリスの南東鉄道会社では、従業員がWorkmateというSNSを活用して、制服デザインの変更から新しい電車の車両の色まで意思決定に参加しました。

メールでは難しいリアルタイムの交流ができるSNSプラットフォーム。社内での利用においては、新しいアイデアを生み出すきっかけとなり、それを蓄積するクラウドとして、企業の大きな資産になっていくことでしょう。それと同時に、社員の声を十分に拾い上げる機能を生かして、社内のコミュニケーションが活発化していくことにも貢献するはずです。

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編集部チーム

PARAFT編集部

プライベートではSNSを頻繁に利用していても、ビジネス利用でのソーシャルツールにはまだ抵抗のある人も多いかもしれません。実際、周りを見渡しても、まだメールの方が主流のような印象です。SNS利用がもっと浸透していくためには、会社側はただシステムを導入するだけでなく、社内の情報共有に関してオープン化していく必要があるでしょう。うまく活用できれば、社員同士の交流促進から企業の業績アップまで見込める企業SNS。まだまだ未知の可能性がありそうです。