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メールの記事

【内定通知への返信メール】承諾・辞退・保留、どう伝える?:r000016000875 | PARAFT [パラフト]

2018.10.18

メールの記事2018.10.18

内定通知メールの返信

【内定通知への返信メール】承諾・辞退・保留、どう伝える?

keyword: メール 転職 返信 テンプレート 採用

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転職活動中にその努力が実り、見事内定を勝ち取ったときは何事にも代え難い嬉しさです。そんな内定通知をもしメールでもらったなら、まずは少し落ち着いて返信しなければなりません。採用内定のお礼を返信に盛り込むのは、社会人ならば押さえておきたいマナーです。では内定通知への返信メールを、どのように書けば良いのでしょうか。お礼と合わせて、内定を受けてどうするのかという自身の意思表示もはっきりと伝える必要があります。その意思表示は3パターン。入社の承諾・辞退・保留です。今回は人事担当者宛への内定通知への返信メール・テンプレートを、パターン別にご紹介します。

2018.10.18 文章 / PARAFT編集部

印象がアップするお礼と、内定承諾のメールテンプレート

内定通知メールが届いたら、社会人として丁寧な返信をしなければなりません。早めに伝えることも必要です。その会社で働く場合は、お礼のメールを送ることで会社でのその後の印象を良くすることにも繋がります。

内定通知への返信メールを送る上で、押さえておきたい7つのポイントをご紹介します。

▼ 内定通知への返信の流れ・ポイント7つ
1.内定通知メールが届いたら、できれば24時間以内に返信する
内定通知メールが届いた際は早い段階で返信することで、企業側に良い印象を与えられます。

2.本文は内定を出してくれたことへのお礼から始める
メールの返信には採用に対する感謝の気持ちを、きちんと盛り込むのが社会人のマナーです。

3.入社の意思があるかないかを明確にする
内定通知メールにおいて、入社の意思を明確にするのは重要なポイント。トラブルの回避にも繋がります。

4.(入社を決めた場合)入社に向けた抱負を1文入れる
メールに抱負を入れることで仕事に前向きな印象を与えられ、入社後に円滑に仕事ができます。

5.(内定を辞退する場合)辞退の意思を明確に書く辞退する企業と今後取引があるかもしれません。もし内定を辞退するのであれば、メールに感謝を述べつつ、きちんと対応しましょう。

6.(意思表示を保留する場合)そのまま放置せず、保留したい旨を記載して必ずメールを送りましょう。
内定通知に対して何の連絡もなく、企業をただ待たせるのはマナー違反。企業側は「内定」という明確な意思表示をしているのですから、なぜ結論を保留したいのか、結論までどのくらい時間がかかるのかを早めに伝える必要があります。

7.締めの挨拶
マナーを守ったうえで悪い印象を与えないためにも、内定通知メールの返信の最後にはしっかりと締めの挨拶を入れましょう。

上記7つを守って、丁寧に返信しましょう。

▼ 入社する場合の返信メールテンプレート2つ
【例文1】
件名:採用内定のご連絡ありがとうございます

株式会社○○○○
人事部 □□様

大変お世話になっております。
本日、貴社より内定通知をいただきました、○○でございます。

この度の採用のお知らせ、大変嬉しく思っております。
本当にありがとうございました。
入社までの期間、さらなる努力を積み、
貴社の社員としてふさわしい人間となれるよう精進してまいります。
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
まずは取り急ぎ御礼申し上げます。

————————

名前○○○○
〒000-000
東京都○○区○○○○0-0-0
090-0000-0000
メールアドレス@******.jp

【例文2】
件名:採用内定のご連絡ありがとうございます

株式会社○○○○
人事部 □□様

○○○○と申します。
本日は、貴社○○職のキャリア応募に対する採用通知をいただき、
誠にありがとうございました。
心より感謝申し上げます。

入社後すぐに貴社に貢献できるよう、しっかりと○○について学び
意欲高く入社日を迎えたいと考えております。
1日でも早く、お役に立てることを楽しみにしております。
まずは取り急ぎ、採用の御礼を申し上げます。

————————

名前○○○○
〒000-000
東京都○○区○○○○0-0-0
090-0000-0000
メールアドレス@******.jp

内定を辞退する場合のメールテンプレート

▼ 内定を辞退する際の注意点とは?
内定の辞退をする際は、気持ちが固まったらすぐに返信メールをするのがマナーです。
企業側にとって内定辞退の連絡は、少しでも早いほど助かります。他の応募者の採用を進めるなど、早いほど対処がしやすくなるからです。

▼ 内定を辞退する場合の返信メールテンプレート
件名:採用内定のご連絡ありがとうございます

株式会社○○○○
人事部 □□様

大変お世話になっております。
本日、貴社より内定通知を頂きました、○○でございます。

このような光栄をいただきながら誠に恐縮なのですが、
このたび諸般の事情により内定を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。

内定の通知をいただき、貴社で私がどのように貢献できるかと考え
自分の適性を改めて鑑みた結果、別の会社とのご縁を感じ
誠に心苦しい限りですが、他の会社に入社する決意を固めました。

面接や採用をご検討いただく時間など、
貴重なお時間を何時間も割いていただいたにも関わらず、
このようなお返事となってしまい、大変申し訳なくお詫び申し上げる次第です。

本来なら直接お伺いしてお詫びすべきところ、
メールでのご連絡となりますことを、何卒ご了承いただきたく思います。

最後になりますが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
このたびは、誠にありがとうございました。

————————

名前○○○○
〒000-000
東京都○○区○○○○0-0-0
090-0000-0000
メールアドレス@******.jp

内定への意思表示を保留する場合のメールテンプレート

▼ 意思表示を保留する場合
内定通知メールが届いた際、即決できない場合もあります。内定への意思表示を保留をする際は放置せず、必ず担当者の方に伝えておきましょう。

内定を保留できる期間は状況によって異なります。こちらから結論を出せる時期をメールで提示しつつ、担当者の方にいつまでなら返事を待ってもらえるか、調整する必要があります。

内定の保留は無期限にはできません。遅くとも内定通知を受け取った月末までに、承諾かお断りのメールをしましょう。

▼ 保留する場合の返信メールテンプレート
件名:採用内定のご連絡ありがとうございます

株式会社○○○○
人事部 □□様

大変お世話になっております。
本日、貴社より内定通知を頂きました、○○でございます。

この度は内定のご連絡をして頂き、誠にありがとうございました。心より感謝申し上げます。

迅速に入社承諾のお返事をすべきではありますが、誠に恐縮ではございますが、お返事を○日ほど待っていただけないでしょうか。
貴社へぜひ入社したいところではありますが、まだ他社の選考が残っている状況です。転職活動をきちんと終わらせた上で、最終的なお返事をさせていただきたく存じます。



○月○日までに現在の選考がすべて終わる見込みです。

勝手なお願いであることは重々承知しておりますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。
————————

名前○○○○
〒000-000
東京都○○区○○○○0-0-0
090-0000-0000
メールアドレス@******.jp



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WRITER

編集部チーム

PARAFT編集部

お礼メールは、丁寧で簡潔に書くことが大事です。メールを読んで人事担当者が気分を害さないように、しっかりとしたマナーでしたためましょう。また人事担当者としては、内定辞退になると再度採用者を検討するなど手間がかかるので、早めにメールを返信することも重要。マナーを守って素早い返信を心がけましょう。

ビジネスメールに悩んだら読んでほしい「まとめ」

ー 「生きる」と「働く」を もっと楽しく。
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