経費のセオリー消去法で考える

会計はじめてさんのための「経費」キホンのルール

副業やSOHOを始めるときに、「経理が分からない。でも、事務員さんを雇うのは無理で、最初の一歩を踏み出せない」こんな話、よくあるみたいです。経費はルールさえ分かっていればそんなに難しいものではありません。家計簿やお小遣い帳を付ける感覚で誰でも覚えることができます。ここでは、「経費」についての最初の一歩を踏み出してみましょう。

2016.11.07 文章／ Ruaha 裕子

経費は「儲けるために必要払ったお金」

出典：Free Images - Pixabay

副業や不動産投資は「事業所得」「不動産所得」として帳簿をつけて確定申告するのがお約束。その時に問題となるのは「経費」です。所得税法では、領収証などの根拠を元に、申告の際に「収入から経費を差し引いた額」を「所得」として課税対象金額とすることを認めています。

ところで、そもそも「経費」とは何なのでしょうか？

これを確かめるなら、まず「決めている側」の意見を聞くのが基本ですね。国税庁のホームページで「経費」を調べてみると、

▼ 必要経費に算入できる金額

事業所得、不動産所得及び雑所得の金額を計算する上で、必要経費に算入できる金額は、次の金額です。

① 総収入金額に対応する売上原価その他その総収入金額を得るために直接要した費用の額
② その年に生じた販売費、一般管理費その他業務上の費用の額
No.2210 やさしい必要経費の知識より

やや、もってまわった言い回しをしていますが、つまりは【経費は２種類ある】ということです。

シンプルに言えば、

▼ もうけを得るのに必要があって直接払ったお金
▼ もうけを得るために必要で間接的にかかった費用

ということになります。副業であれば「副業をするのに必要だから払ったもの」は経費にできるのです。でも「なーんだ、簡単じゃん！」と安心するのはちょっと危険！もう少し細かくみておきましょう。

実際の経費は同じ「お支払い」でも、その状況によって経費になったりならなかったり、その判断が分かれることが多いもの。業種によって「仕事で必要な支払い」の内容は変わりますから、同じ品物を買っても経費にならない場合もあります。その結果、経費にならないものを入れてしまったり、気づかず入れ忘れてしまう「経費漏れ」が起こることも。

経費を計上するうえでのポイントは「見分け方」が重要になります。次から詳しく見ていきましょう。

分かりづらい時は「経費は消去法で考える」がセオリー

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支払ったお金の「コレは経費になるの？」という疑問は、業種や事業形態の違いによって異なります。ですから「経費になる」を覚えるよりも先に「これは経費にならない」を先に覚えてしまうほうが近道です。経費にならないものはどのような仕事でも共通しているので、仮に仕事の形態や業種が変わっても基本は同じです。

経費にならないものかどうかを見極めるチェック方法は次の順番でやっていくと分かりやすいです。

① 公的保険や税金ではないか？
国民健康保険や国民年金、所得税や住民税、交通違反等の罰金などは経費になりません。（保険料や年金は社会保険料で控除されます）

② 仕事に関わりがない「家族の出費」ではないか？
通信料や賃料、電気水道光熱費などの支払いは、家事按分で家族が使った分は分けましょう。日常生活の衣食住、アクセサリーや美容院代金などは「生活費」であって経費にはなりません。

同じく、家族旅行の費用や、事業主本人の食事代、家族の会食費用、仕事に無関係な相手への手紙や、年賀状、暑中見舞い、贈答品、自宅用の新聞代金などは個人出費（家事消費）です。

支払った費用のうち、仕事に関わる割合については家事按分をすることで経費にできます。

③ 条件付で経費にならない紛らわしいもの
福利厚生費にならない例：事業主本人が利用するスポーツクラブの利用料金や健康診断料（従業員の場合は経費になる）
賃金給与にならない例：15歳未満の家族や、専従者になっていない家族に払った賃金

④ 経費以外に分けられるもの
仕事関係で支払ったものであっても、その内容によって経費以外になる場合があります。

例）
・事務所の敷金（経費ではなく、資産）
・仕事用の自動車やパソコンで、10万円を超えるもの（減価償却資産として別計上）
・仕事専用スペースの新築/改装費用（按分の上、減価償却の場合と、資産になる場合があり）

個々のケースによって判断つきかねるようなときは、税務署に相談して確認するようにしましょう。

覚えておきたい！ちょっと特殊な経費たち

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経費にならないものの中には、条件づきで経費に組み込まれる「例外」があります。見落とされやすいため、経費漏れとなりやすく、節税面では損してしまうことになります。次のようなパターンは支払いの時に「入る入らない」をチェックしておけば、安心です。

【仕事関係の冠婚葬祭に関わる出費】
取引先の人、雇人に関わるものは下記①②をクリアすれば「交際費」「交通費」で経費にできます。
例）
・披露宴出席時の交通費、お祝い、出席のためだけに借りた衣装のレンタル代金、祝電
・お香典、弔電、花輪代、お別れの会出席費、出席のための交通費
・お見舞い、お祝い事（卒業、入学祝い等）で送った金品の費用

① 仕事上の関係･･･祝儀袋や熨斗の表書きが事業所名や社名着きなど、「仕事絡み」が証明できる
② 支払った証拠･･･のし袋の画像や、引き出物、香典返しに同封される礼状、金品を送った時の送り状等の控えなど（領収証を貰えるとベスト）それぞれ、日付と「どんな関係かわかるメモ」をつけて置きます。（例：○○社長　ご次男結婚式、××社　凸田凹男課長葬儀、等）

交通費は領収証がもらえないものはメモしましょう。

【本人出張時の食事代】
仕事で出張中に食事をとったとき、取引先と食事しながら打ち合わせをするときなどは「出張費」「接待交際費」で経費に認められることがあります。これらは少し判断が難しいので、税理士さんか税務署に相談してみましょう。

【自動車税・軽自動車税・重量税・固定資産税】
全額ではありませんが、仕事兼用にしている車、住宅の一部を事務所にしていると按分により「車両費」「租税公課」で計上できます。按分については家事按分をマスターしようをご覧ください。

【専従者・家族従業員関連】
・専従者や家族従業員に、昼食や夜食、お茶やお茶菓子を出した
・健康診断費用や、業務中の怪我の治療費を負担した
・「職場旅行」としての旅行

これらは「福利厚生費」で計上できます。単なる家族の会食、家族旅行ではないことが分かるようにすることが必要です。

例外ケースは、例外だけに頻繁に登場するわけではありません。キホンのルールに従って見落とさないようにしておけば経費漏れは防げます。

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ライター

Ruaha 裕子

これは経費になるの？で悩む時は、「経費は消去法で判断する」「特殊な経費になっていないか？」をチェックすると分かりやすいでしょう。基本的な経費については、「儲けを得るために使った費用」であれば、よっぽどの屁理屈以外は経費として認められます。金額が10万を超えるもの、人件費、交際費などは注意が必要です。在宅ワークの場合は、もっと簡単に利用できる「特例」もあります。経費を上手に計上しないと、必要以上に高い税金を払うことになります。普段から経費を意識しておくことで、節税効果も高まることを覚えておきましょう。