そのメールちょっと待って！

メールの８割はムダ？あなたのメールが同僚の時間を奪う

あなたの電子メールの受信トレイには、日々どのくらいのメールが届いているでしょうか？オフィスに着いて朝一番、パソコンを立ち上げてメールをチェックする人は多いと思います。そして必要なものは返信する・・・当たり前の業務かもしれません。でもそれって、本当に必要な連絡でしょうか？知らず知らずメールのやり取りで溢れている企業は、今後下り坂だろうとウォール・ストリート・ジャーナルは指摘しています。その理由は？

2016.09.01 文章／谷川卓

あなたが送っているメールの80％は無駄。まずはその事実から

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イギリスのグラスゴー大学とModeuro Consultingが、イギリスのトップ企業の役員７人を対象に、ある実験を行いました。役員たちは、平均すると毎日1.5時間かけて56通のメールを送信していました。また、役員だけでなく社員も含め、全社的なメール文化が出来上がっていました・・・が、メールが適切に使われているのは、なんと全体のたった20%。時差がある場合、質問に対して的確な回答する場合などがこれに当てはまります。一方、メールのやり取りの80%は「無駄」だという結果に。意味のないやり取り、また本来なら電話や対面で話した方が有効なものにも使われている実態が明らかになりました。

そこで、同社の役員に対して、「メールを送る、または他の宛先を追加する前に、それが本当に必要か再確認してほしい」とお願いしたのです。この「再確認する」という行為を実施した結果・・・役員から送信されるメールの数は54%減少しました。なんと半分以上のメールは、よく考えたら必要ない内容だったのです。さらに、相乗効果として、役員からのメールが減ったことにより、社員間で送り合うメールの数も64%削減されました。これを時間に換算すると、新たに年間10,400時間が創出されたことになります。

「英語でやり取りしよう」とは言いません！せめて文面は簡潔に

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日本のビジネスメールって無駄に長いですよね。まず要点が出てくるまでの前置きが長い。日本語は動詞が最後にくるから、結論も最後になりやすいという、語学上の特性もあります。英語のメールは結論が先に来るので、流石合理的なお国柄だと思います。また、日本は誠意をもって、丁寧に相手と接するのがデフォルトのビジネスモードなので、堅苦しくなりがち。

まず、日本人のメール冒頭でよくあるフレーズ「お疲れ様です。鈴木です」がまず無駄ですよね。これ書いてくる人、本当に多い！テンプレートとして入れている人もいるのでしょうが、鈴木さんから来たメールだということは、宛先を見れば明らか。社外メールの決まり文句「いつもお世話になっております。」も、毎回書いてあるとくどいです。極めつけは、初めて会った後のメールで「お世話になっております」と書いてくるパターン。いや、まだ何もしてないですから(笑)。

メールに煩わされず、仕事の能率を上げるためにやるべき４つの習慣

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それでは最後に、メールに煩わされず、仕事の能率を上げるためのポイントを４つご紹介します。

① ビジネス系チャットアプリケーションの活用
日本国内であればサイボウズやチャットワーク、海外にはYammerやSlackなどがあります。最近ではメールは一切使わず、こうしたツールに切り替えて仕事をするチームも多いです。メールより機能面で優れていますし、レスもラクにできます。

② １日のスケジュールに「メール確認の時間」を組み込む
私の場合、あさイチと夜です。コンスタントに受信箱を確認することはせず、あくまでその時間だけをメールに費やしています（緊急時は除く）。

③ 文面は簡潔に、かつ明確に
外国人のメールはストレートで、要件だけを伝えるものが多いので無駄がありません。

④ TOやCCに加える人数はできるだけ少なく
TOはメールへの返信をしてほしい相手、CCはそのやり取りがあったことを知っておくべき人間に絞ること。

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WRITER

ライター

谷川卓

私も会社員の頃は、無駄なメールに忙殺されていましたし、同僚たちも同じでした。今は殆どメールはせず、チャットアプリをメインで仕事を進めています。タスク管理の効率化、チーム別コミュニケーションができるので、議論が散らかりません。あなたのそのメール、相手にとって本当に必要ですか？「送信」を押す前に、いま一度自分に問いかけてみてください。