ビジネススキルの記事2016.09.01
そのメールちょっと待って!
メールの8割はムダ? あなたのメールが同僚の時間を奪う
keyword: ビジネススキル メール スケジュール 日本 会社
2016.09.01 文章 / 谷川卓
あなたが送っているメールの80%は無駄。まずはその事実から
そこで、同社の役員に対して、「メールを送る、または他の宛先を追加する前に、それが本当に必要か再確認してほしい」とお願いしたのです。この「再確認する」という行為を実施した結果・・・役員から送信されるメールの数は54%減少しました。なんと半分以上のメールは、よく考えたら必要ない内容だったのです。さらに、相乗効果として、役員からのメールが減ったことにより、社員間で送り合うメールの数も64%削減されました。これを時間に換算すると、新たに年間10,400時間が創出されたことになります。
「英語でやり取りしよう」とは言いません!せめて文面は簡潔に
まず、日本人のメール冒頭でよくあるフレーズ「お疲れ様です。鈴木です」がまず無駄ですよね。これ書いてくる人、本当に多い! テンプレートとして入れている人もいるのでしょうが、鈴木さんから来たメールだということは、宛先を見れば明らか。社外メールの決まり文句「いつもお世話になっております。」も、毎回書いてあるとくどいです。極めつけは、初めて会った後のメールで「お世話になっております」と書いてくるパターン。いや、まだ何もしてないですから(笑)。
メールに煩わされず、仕事の能率を上げるためにやるべき4つの習慣
① ビジネス系チャットアプリケーションの活用
日本国内であればサイボウズやチャットワーク、海外にはYammerやSlackなどがあります。最近ではメールは一切使わず、こうしたツールに切り替えて仕事をするチームも多いです。メールより機能面で優れていますし、レスもラクにできます。
② 1日のスケジュールに「メール確認の時間」を組み込む
私の場合、あさイチと夜です。コンスタントに受信箱を確認することはせず、あくまでその時間だけをメールに費やしています(緊急時は除く)。
③ 文面は簡潔に、かつ明確に
外国人のメールはストレートで、要件だけを伝えるものが多いので無駄がありません。
④ TOやCCに加える人数はできるだけ少なく
TOはメールへの返信をしてほしい相手、CCはそのやり取りがあったことを知っておくべき人間に絞ること。
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そのメールちょっと待って!
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そのメールちょっと待って!
WRITER
ライター
谷川卓
私も会社員の頃は、無駄なメールに忙殺されていましたし、同僚たちも同じでした。今は殆どメールはせず、チャットアプリをメインで仕事を進めています。タスク管理の効率化、チーム別コミュニケーションができるので、議論が散らかりません。あなたのそのメール、相手にとって本当に必要ですか?「送信」を押す前に、いま一度自分に問いかけてみてください。