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返信用封筒の記事

返信用封筒の宛名の書き方や同封物のビシネスマナー:r000016001012 | PARAFT [パラフト]

2016.09.05

返信用封筒の記事2016.09.05

送るときも返すときも丁寧

返信用封筒の宛名の書き方や同封物のビシネスマナー

keyword: 返信用封筒 宛名 ビジネスマナー 礼儀 送付状

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ビジネスシーンにおいて、相手先に書類を送ったり返送してもらったりといった機会は多々あります。その場合、こちらが送る封書の中に返信用の封筒を同封したり、送付状を添えたりしますが、この何気ないやりとりに礼儀やマナーが現れるのです。今回は返信用封筒の宛名の書き方や同封物のビジネスマナーについて紹介します。

2016.09.05 文章 / PARAFT編集部

心が伝わる丁寧さを! 返信用封筒の宛名の書き方

返信用封筒には、自分の宛名や住所をあらかじめ書いておきますが、自分の宛名の最後には「宛」か「行」どちらかを使います。どちらを使うか迷った時には、一般的に使われている「行」を使うといいでしょう。

また、宛名は丁寧さが相手に伝わるような書き方を心がけることが大切です。返信用封筒には会社の名前が入りますから、自分が会社の顔になるということを忘れてはいけません。これは会社のイメージアップやダウンにも繋がりかねないのです。ビジネスマナーとして守るべき3つの基本は「黒色以外の筆記用具を使わない」「太すぎるマーカーなどを使わない」「住所は郵便番号はもちろん、都道府県から省略せずに書く」です。

最近は、パソコンでの印字やラベルシールなど便利な物もありますが、枚数がそんなに多くないのならば、心が伝わる手書きで宛名を書くようにしましょう。

返信用封筒を返送するときのビジネスマナーは?

返信用封筒を送ることもあれば、もちろん受け取る機会も多々あるでしょう。相手に返送する場合にも、気をつけておきたいマナーがあります。

まず最も重要なのが、宛名の「行」「宛」を消して、「様」と書き直す作業です。

書き直すべきだということは、みなさん十分承知の上だと思いますが、消し方にもマナーがあることを知っていますか。横書きの場合は横線2本、縦書きの場合は縦線2本をまっすぐ丁寧に書いてから、「様」と書き直します。もしも宛名が会社や事業部の場合は「御中」を使いましょう。裏面には自分の社名、部署名、住所、名前を省略せずに書くことも忘れずに。

返送する時の封筒なんて誰も見ないだろうと気を抜きがちですが、意外とこういったところに相手のマナーや礼儀が見えるものです。気を抜かずに取り組むようにしましょう。

送付状は「丁寧に簡潔に」を心がける

返信用封筒を使って相手に返送を依頼する場合、忘れずに同封したいのが「送付状」です。送付状には「封筒に入っているもの」「誰が何をするのか」「その後の報告について」などを相手に分かりやすいように記載します。

また文面も相手に失礼のないよう丁寧な書き方を心がけましょう。本文は「拝啓」で始まり、時候の挨拶、本題、最後に「敬具」を使います。丁寧を意識し過ぎて、敬語を過度に使いすぎるのはNGです。文章が鬱陶しくなりますし、かえって読みづらくなってしまいます。”丁寧ながらも簡潔に”を意識して送付状は作るようにしましょう。

この送付状は、転職活動時に履歴書を企業に送付する場合にも必ず同封します。履歴書と職務経歴書だけを封筒に入れて応募先へ送付するのはマナー違反。送付状があることで「礼儀正しい人」「マナーのある人」といった印象を相手に与えることができるのです。

WRITER

編集部チーム

PARAFT編集部

日々の忙しい業務の中、封筒の宛名書きや送付状の書き方などはごく小さな仕事なのかもしれません。しかし、小さいことだからこそ、その人のビジネスマナーや人となりが見えるところでもあります。意識して丁寧さを心がけるようにしましょう。

ー 「生きる」と「働く」を もっと楽しく。
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