ロゴ | PARAFT [パラフト]

採用ご担当者様へ

clear
  1. 気になる求人情報にエントリーできる
  2. 柔軟な働き方の企業からスカウトを受け取れる
  3. コメント投稿とめくれバ!投票に参加できる

clear
ロゴ | PARAFT [パラフト]

上記メールアドレス宛に
仮登録完了のお知らせ
メールを送りましたので、内容を確認し
記載されているURLから本登録にお進みください。

もしメールが来なかった場合は

  1. ご入力いただいたメールアドレスが間違っている
  2. お送りしたメールが迷惑メールフォルダに届いてしまっている
  3. 登録済みのメールアドレスである
clear

clear
ロゴ | PARAFT [パラフト]

パスワード再設定

アカウントの登録メールアドレスをご入力ください。パスワードリセット用のメールをお送りします。

clear
ロゴ | PARAFT [パラフト]

パスワード再発行

ご入力いただいたメールアドレス宛に、パスワードのリセットのご案内をお送り致しました。
メールに記載されているURLからパスワードの再発行を行ってください。

メールが届かない場合、ご入力いただいたメールアドレスをご確認いただき、再度パスワードのリセット手続きを行ってください。

パラフト パラフトロゴ

メールの記事

仕事できる人が実践している! 「メールフォルダ整理術」とは:r000016001029 | PARAFT [パラフト]

2016.09.07

メールの記事2016.09.07

メールに埋もれていませんか

仕事できる人が実践している! 「メールフォルダ整理術」とは

keyword: メール 整理術 インボックスゼロ フォルダ整理 効率化

このエントリーをはてなブックマークに追加
社会人になると、請け負う仕事量が増えるのに比例してメールの量も増えていきます。気が付けば受信ボックスに数十件ということもあるでしょう。しかし、紙媒体の資料と同様に、きちんと整理しておかなければ大切な情報が埋もれてしまいます。お客様からいただいた重要事項が見当たらない! なんていうことにもなりかねません。今回は、仕事がはかどる”メールフォルダ整理術”を紹介します。

2016.09.07 文章 / PARAFT編集部

インボックスゼロで常にクリアな状態に!

インボックスゼロとは、メールの受信ボックスを常に空の状態にしておくことを言います。受信ボックスをそのまま保存用のフォルダとしている人もいるかと思いますが、受信ボックスは単なる郵便受けと同じ。受け取ったものは保存するなり破棄するなり、郵便受けから取り出して何らかの処理をするべきです。

そして、受信ボックスのチェックを時間で決めること。退社前に整理の時間を設けるなど自分の中にルールを設け、受信メールで溢れさせないようにしましょう。基本的にここに残っているものは、まだ処理がされていないものと考えます。つまり、そこを見れば自分に残されている課題が何であるのかを知ることができるのです。インボックスゼロになったとき、あなたの未処理の仕事がなくなったということです!

対応順にフォルダ分けをして、優先順位をはっきりと

フォルダ分けによる整理も有効です。その際、どこに分類されるかの判断に時間がかかると作業が億劫になってしまうので、あまり細かく分類しない方がよいでしょう。フォルダ分けで大切なのは、対応すべき処理の把握がすぐにできるかどうかです。一般的には、「①すぐ対応 ②後で対応 ③保管」などで分けると良いとされています。

には、あなた自身がその場ですぐに返信などの処理ができるものを入れます。には、上司に確認する必要がある場合など、今すぐに処理はできないが数日内には処理の目処が立つものを入れます。には、処理の方法が分からないなど保留にしておきたいものを入れます。さらにこの3つのフォルダ構成に加え、「対応済み」フォルダを作成するとなお効率的でしょう。そうすれば、①~③には対応すべき処理のみが残り、タスクを把握しやすいです。

一定期間ごとにフォルダを作成!時系列で処理を

タスクごとの分類よりも時系列で管理したいという人は、まず時間軸を基準にフォルダを作成してみましょう。1月、2月…など期間ごとのフォルダを作成し、単純にそこへ移動させていくだけです。この場合もやはり「処理済み」フォルダを併せて作成しておくと、未処理のタスクがわかりやすいです。

期間ごとにフォルダを作成するメリットとして、古いメールの一括整理が簡単なことが挙げられます。例えば処理済みメールの保管は3ヶ月~半年までと決めると、それ以前のフォルダは削除対象となり、一定期間が過ぎたメールを丸ごと消去でき、効率の良い整理ができます。月初や月末にメールの処理をするための時間を少し設けるだけで、メールフォルダがきれいな状態を保てます。

WRITER

編集部チーム

PARAFT編集部

どの方法にも共通して言えることは、古い情報で溢れさせない! ということです。机の上の整理もメールの整理も同じ。必要な資料をすぐに取り出せるような管理体制を心がけましょう。メールの整理ができる人は、仕事もできる人! さぁ、今日からメール整理術、始めてみましょう!

ー 「生きる」と「働く」を もっと楽しく。
仕事できる人が実践している! 「メールフォルダ整理術」とは:r000016001029 | PARAFT [パラフト]

BIZ ETIQUETTE

メールに埋もれていませんか

RELATED POST

フリーランス向け、週2~5日のお仕事紹介:PROsheet[プロシート] | PARAFT [パラフト]