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封筒の記事

御中・行・様? 返信用封筒にまつわるビジネスマナー:r000016001038 | PARAFT [パラフト]

2016.09.07

封筒の記事2016.09.07

間違えると恥ずかしい

御中・行・様? 返信用封筒にまつわるビジネスマナー

keyword: 封筒 ビジネスマナー 礼儀 御中 宛名

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ビジネス文書をやりとりする中で、たびたび目にする返信用封筒。相手に確実に返信を送付して欲しい場合に作成したり、相手から送られて来た文書に同封されています。この返信用封筒について、押さえるべきビジネスマナーがいくつも存在するのをご存知でしょうか? 正しい返信用封筒のやりとりができるよう、もう一度確認しておきましょう。

2016.09.07 文章 / PARAFT編集部

返信用封筒を作成する際のビジネスマナー

相手に文書を送る際、返信を依頼したい場合に「返信用封筒」を作成して同封することがあります。相手の手間を省く心遣いからです。この「返信用封筒」にも、いくつかのビジネスマナーが存在します。

▼ 宛名欄

返信用封筒に書く「宛名」には何を記入すべきでしょうか? 意外と間違えやすいのですが、これは自分の名前です。

宛名に自分の名前を書いた後、その下に少し小さな文字で「行」と書きましょう。相手よりもへりくだって差出人を表すためです。”目上である”ことを表現してしまう「様・御中」を使用してはいけません。

▼ 差出人欄

返信用封筒の差出人は取引先や当初の受取人ですが、差出人の住所や名前は記入しません。相手の名前を勝手に記入することは、失礼な行為にあたります。

▼ 切手

返信用封筒には、必要な料金分の切手を貼っておきます。封入する書類の量なども考慮して、料金不足にならないように注意しましょう。

返信用封筒を使用するなら、宛名の書き直しを忘れずに!

今度は、反対に相手から送られてきた返信用封筒を自分が使用するパターンです。

忘れがちなのが宛名の修正です。返信用封筒作成のところでもお伝えしたように、宛名の下には「行」という字が書かれています。これをそのまま送ってはいけません。

この「行」は、送る前に「様・御中」に書き直します。宛名が縦書きの場合は、右上から左下への斜め線2本か、縦線2本で行を消し、行の下か左に様・御中を書きます。横書きの場合は、横線2本で行を消し、行の右に様・御中を書きましょう。

【Point】
「様」と「御中」の使い分け
宛名が”個人かどうか”で使い分けましょう。宛名が会社や部署、団体など法人格の場合は「御中」を使い、個人の場合は「様」を使います。ただし、こんな場合には要注意! 会社名と個人名を併記する場合、「御中」に加え個人名の後に「様」を書き足すのは二重の敬称となりNG。この場合の受け取り手は個人となるでしょうから「様」のみでOKです。

他にもまだある!返信用封筒のビジネスマナー

宛名の変更の他にも、注意しなければならないことがあります。返信用封筒の裏には、差出人として自分の住所、名前を記入します。縦書きの場合は封筒の左下、横書きの場合は封筒の右下に書きます。もし、返信用封筒が相手の社名入りの封筒で作成されている場合は、差出人の表記に困るところですが、相手の社名を線や修正液で消すことは、失礼にあたります。相手の社名はそのままで、空いている所に差出人と記入し、自分の住所、名前を記入しましょう。

また、封筒を糊付けした所に〆・締などの文字を書く場合もあります。この文字はとても大事な文書を封入しましたという意味があり、宛名以外の人には空けて欲しくない「親展扱い」という意味になります。中に入れる文書の種類により、書く書かないを使い分けましょう。

WRITER

編集部チーム

PARAFT編集部

返信時の手間を省くという相手を思いやる気持ちと、礼儀を重んじる気持ちで作成されたのが返信用封筒です。正しいビジネスマナーをしっかり押さえて、作成する側も、使用する側も、気持ち良く使いたいものですね。くれぐれも返信用封筒の間違った使い方で、せっかくのビジネスチャンスを逃さないよう注意してください。

ー 「生きる」と「働く」を もっと楽しく。
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