辞退するときも最後まで丁寧に

内定辞退と面接辞退のメールテンプレート（例文あり）

転職活動中に複数の会社を受けている場合、次回の面接や内定そのものを辞退しなければならないことがあります。しかし「辞退の意思」を伝えるメールを書くのは、意外に難しいもの。メールを送るときに気をつけるべきポイントのほか、内定辞退と面接辞退、それぞれのメールテンプレートをご紹介します。

2018.06.29 文章／ PARAFT編集部

メールで内定・面接を辞退するときの注意点

出典：Pexels

▼ 辞退の意思を固めたら、一刻も早く辞退の連絡を！

内定や面接を辞退する理由は、人によってさまざまでしょう。でも共通して大切なのは、辞退の意思を採用担当者へ速やかに伝えることです。

これまで親身に向き合ってくれた採用担当者や面接官のことを思うと、辞退を伝えるのはなんだか心苦しいものです。それに内定を受けている状況を手放すのは、なんとなく惜しい気持ちもあるでしょう。たとえ入社意思を失ってしまったとしても、できるだけ内定を保留していたいというのは自然な気持ちです。

それでも辞退を決めたら、速やかに伝えるべきです。企業側は、入社準備や次の面接に向かって動いています。断りづらいからと引き伸ばして、企業に負担をかけてしまうと、相手の心象は悪くなる一方です。どのみち、辞退を喜ぶ採用担当者はいません。その企業や担当者とどこかで縁があるとも限りませんから、ご自身のためにも早く伝えるようにしましょう。

▼ メールでの辞退は失礼ではありません。でも、相手と状況を見極めましょう

辞退を伝える手段に、メールを選ぶのは決して失礼ではありません。行き違いが防げ、早く確実に相手に伝わるメールは、むしろ電話より効率的です。採用担当者はたくさんの応募者や内定者とやりとりしていますから、「メールの方がありがたい」という声もあります。メールでの連絡は管理もしやすく、採用業務の負担が軽くなるからです。

ただし、電話で辞退を伝えた方が無難な場合もあります。

例えば、入社準備がかなり進んでいて、辞退すると企業側にかなり負担をかけてしまうと思われる場合。
入社後に使うアカウントの発行やPCの準備、契約や年金の手続きなど、内定者を受け入れる準備はいろいろとあるものです。準備が済んでからの辞退は、そのほとんどを無駄にするということです。その上、企業は採用活動を再開することになるかもしれません。内定から１週間以上の時間が経っていれば、電話でしっかりと辞退の意思を伝え、迷惑をかけてしまったことをお詫びしましょう。

他にも、電話でのやりとりが主流の保守的な企業などでは、メールでの辞退を「失礼だ」「非常識だ」と受け取られることもあります。電話よりもメールで辞退する方が内定者の心理的負担は軽いもの。メールだけで辞退することを快く思わない企業・採用担当者もいます。採用過程で電話を使ったやりとりがあったならば、電話で辞退した方が良いでしょう。

▼ 採用担当者の心象を必要以上に悪くしない、メールの工夫

１.辞退が伝わる件名をつける

辞退するメールの件名は「内定辞退のお詫び」など、辞退の連絡だと一見してわかるものにします。採用担当者は大量のメールに目を通しています。万一の見落としを防ぐために、件名を工夫しておきましょう。

２.文面をできるだけ簡潔にする

文面で必要なのは、辞退の意思とお詫びの言葉です。辞退する理由はそれほど具体的に書く必要はありません。

心苦しいという思いから辞退理由を書き連ねてしまいがちですが、それがプラスに働くことはありません。かえって趣旨が伝わりにくく、担当者の心象を悪化させる可能性も。例えば家族の事情が変わったとか、自身が病気になったなどのやむを得ない理由があれば、書いても差し支えありません。

内定辞退の場合のメールテンプレート

出典：Pexels

件名……内定辞退のお詫び

会社名

部署名　担当者名

お世話になっております。

先日、内定の通知をいただきました（あなたの氏名）と申します。

この度は内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。

今回は内定をいただいたにもかかわらず誠に恐縮ですが、

一身上の都合により貴社への入社を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

貴重なお時間を取っていただいたにもかかわらず大変申し訳ございませんが、ご理解のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

末尾ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

あなたの名前

連絡先

辞退の理由を明記する場合は、一身上の都合という言葉を削除し、貴重なお時間を……の前に以下の文言などを加えます。

貴社以外にも選考を受けており、そちらから内定を頂いたことが辞退の理由です。
非常に悩んだのですが、熟慮を重ねた結果、他社への入社を決断するに至りました。

面接辞退の場合のメールテンプレート

出典：Pexels

件名……面接辞退のご連絡

会社名

部署名　担当者名

お世話になっております。

先日、面接の通知をいただきました（あなたの氏名）と申します。

面接のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。

（面接の日時）に面接のお時間を頂戴しておりましたが、

諸般の事情により面接を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。

貴重なお時間を取っていただいたにもかかわらず大変申し訳ございませんが、ご理解のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

末尾ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

あなたの氏名

連絡先

面接はまだ選考途中ということもあり、辞退する理由はそれほど明確にする必要はありません。理由を書く場合も、内定辞退と同様に一身上の都合、他社からの内定などを簡潔に書きましょう。

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