辞退するときも最後まで丁寧に

内定辞退はスマートに！メール・電話テンプレート（例文あり）

転職や就職活動中に複数の会社を受けていると、内定を受けても辞退しなければならないことがあります。「辞退の意思」が固まれば、採用担当者に一刻も早く伝える必要があります。伝える方法は電話？それともメールがいいのでしょうか？適切な電話やメールの中身とは。マナーを守った、なるべく角の立たない対応の仕方をご紹介します。

2019.08.22 文章／ PARAFT編集部

メールで内定・面接を辞退するときの注意点

出典：Pexels

▼ 辞退の意思を固めたら、一刻も早く辞退の連絡を！

内定や面接を辞退する理由はさまざまでも、共通して大切なのは、辞退の意思を採用担当者へ速やかに伝えることです。

【辞退を伝えるのは心苦しいもの】

これまで相対してもらった採用担当者や面接官のことを思うと、辞退を伝えるのはなんだか心苦しいものです。内定を受けている状態を手放すのが、なんとなく惜しい気持ちもあるでしょう。

【辞退を早く伝えることが、企業と自身のためになる】

だからこそ辞退を決めたら、速やかに伝えるべきです。

企業側は入社準備や次の面接に向かって動いています。断りづらいからと引き伸ばして企業に負担をかけてしまうと、相手の心象は悪くなる一方です。

どのみち、辞退を喜ぶ採用担当者はいません。その企業や担当者とどこかで縁があるとも限りませんから、ご自身のためにも早く伝えるようにしましょう。

▼ メールでの辞退も可。相手と状況を見極めましょう

【メールで連絡するのは電話よりも効率的】

辞退を伝える手段に、メールを使うのは決して失礼ではありません。行き違いが防げ、早く確実に相手に伝わるメールは、電話よりも効率的です。

記録としても残るので、企業側の採用業務の負担が軽くなります。

採用担当者はたくさんの応募者や内定者とやりとりしていますから、電話で連絡を受けた場合に記録に残すのはそれなりに大変です。先に電話する場合でも、後から確認としてのメールを送っておくと喜ばれます。

【電話で辞退を伝えた方が無難な場合】

電話で辞退を伝えた方が良い場合もあります。以下の２つのケースでは電話をしておきましょう。

１．比較的保守的で、選考過程でも電話連絡が多かった企業の場合

こうした企業は、重要事項は電話で連絡するのがマナーだと考えています。

そのためどんなに丁寧な文面でも、メールを突然送られてフォローの電話がないと「失礼な人だ」という印象を持たれがちです。

２．内定の連絡から日が経っている、あるいは先方が入社準備を進めてしまっている場合

入社後に使うアカウントの発行やPCの準備、契約や年金の手続きなど、内定者を受け入れる準備はいろいろとあります。

準備が済んでからの辞退は、そのほとんどを無駄にするということ。もしかしたら採用活動さえも終えてしまっているかもしれません。内定から１週間以上が経っていれば、電話でしっかりと辞退の意思を伝え、迷惑をかけることをお詫びしましょう。

▼ 採用担当者の心象を必要以上に悪くしない、メールの工夫

１.辞退が伝わる件名をつける

辞退するメールの件名は「内定辞退のお詫び+氏名」など、辞退の連絡だと一見してわかるものにします。採用担当者の見落としを防ぐために、件名は内容のわかるものにしましょう。

２.文面をできるだけ簡潔にする

文面で必要なのは、辞退の意思とお詫びの言葉です。辞退する理由は具体的に書く必要はありません。

内定辞退の場合の電話テンプレート

出典：Pexels

▼ 例文

――採用担当者の連絡先として知らされている電話番号へかけます。

※代表電話へかけるのはわからなかったときの最後の手段です。先方の社内で電話をまわす手間を考慮して、直通の電話にかけるようにしましょう。

【電話をかける前に確認しておきましょう！】
・採用担当者の役職、氏名（フルネーム）※同姓の人がいる可能性があるため
・内定連絡を受けた日

※電話をかける時間帯は先方の忙しいと思われる時間を避けます。具体的には始業間もない時間、終業ギリギリや終業以降、お昼の時間帯を避けましょう。

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お世話になっております。

内定の通知をいただきました（あなたの氏名）と申します。

採用ご担当の〇〇様はご在席でしょうか。

　－－－電話を代わってもらう－－－

先日は内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございました。

大変申し訳ないのですが、検討した結果、いただいた内定を辞退させていただきたく
お電話させていただきました。

本来ならば直接お伺いして、お詫びさせていただくべきところですが
まずは電話でのご連絡をと思い、ご連絡した次第です。

御社には大変なご迷惑をおかけすることとなり、誠に申し訳ございません。

どうぞよろしくお願い申し上げます。

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ここまで伝えれば、「残念ですが承知しました」と受け入れてもらえるはず。何かこちら側に対応すべきことがあれば、その旨を指示してくれます。

場合によっては、辞退をなんとか覆せないかと、理由を聞かれることもあるかもしれません。

その場合は「検討を重ねた結果、他の企業とのご縁を生かすことがいまの自分にとって最善だと考えました。」と答えるのが無難です。

また、電話の最後に「辞退の旨、メールでもお送りした方がよろしいでしょうか」とメール送信を提案するとよいでしょう。

残らない電話とは違ってメールは、辞退をした・受けたという履歴が双方に残ります。トラブルの予防にもなりますから、できればメールも送っておくと安心です。

内定辞退の場合のメールテンプレート

出典：Pexels

▼ 例文

件名……内定辞退のお詫び【あなたの氏名】

（会社名）

（部署名）（担当者名）

お世話になっております。

先日、内定の通知をいただきました（あなたの氏名）と申します。

この度は内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。

内定を頂戴したにもかかわらず、誠に恐縮ではございますが
貴社への入社を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

選考や内定など、貴重なお時間を割いていただいたうえで
辞退をさせていただきますこと心苦しく、大変申し訳ございません。

何卒ご容赦・ご理解のほどお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

（あなたの名前）

（連絡先）

▼ メールは残るからこそ、丁寧に

誤字や脱字、ましてや誤送信などのないよう、細心の注意を払って送るようにします。

どんなに相手にとって残念な報告でも、速やかに丁寧に報告をすることで、少なくともこちら側ができることはやり切れます。

「できる限りの礼は尽くした」と思えれば、次の職場でも気持ちよく働けるもの。辞退するケースが避けられるのに越したことはありませんが、一定数の辞退が起きてしまうのはお互いに織り込み済みです。割り切って前向きに、就職・転職活動をやり切りましょう！

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