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ライターの記事

文章がどうしても長くなってしまう……改善ポイントを紹介!:r000016001135 | PARAFT [パラフト]

2016.09.15

ライターの記事2016.09.15

ダラダラ禁止文章は簡潔に

文章がどうしても長くなってしまう……改善ポイントを紹介!

keyword: ライター 文章 メール 伝える ポイント

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文章を書く事を生業としているライターにとって、文字で想いを書き伝えることは生活の一部と言っても過言ではありません。しかし、書いているうちに想いが先行し、つい文章が長くなってしまうことも多いと言います。長い文章は読み手にとって趣旨が読み取りにくくなるため、簡潔にまとめることが大切です。ここでは文章を簡潔にまとめるポイントを紹介します。

2016.09.15 文章 / PARAFT編集部

ライター必見! 気持ちが伝わる文章を書くポイント

最近のビジネスシーンにおいては、ライターでなくとも業務メールなど簡潔にわかりやすい文章を書くスキルは必須です。ではどんな文章を書けば、こちらの意図が相手に伝わるのでしょうか。

伝わる文章を書くポイントは、結論を最初に記載してしまうことです。そして、文章を長くしないためにも結論に至った経緯を一旦箇条書きにてまとめ、その文章を上手くつなげていきます。

色々と想いを綴りたくなる気持ちは良く分かりますが、文章は相手にこちらの意図を伝えることができなければ、ただの文字の羅列でしかありません。この方法で文章を作ると、読み手にこちらの状況を順序立ててイメージさせることができるので共感してもらいやすくなります。順序立てているので、報告の際だけでなく依頼メールなどにも最適です。

知っておきたい、一文のベストな長さとは?

一般社団法人日本ビジネスメール協会によれば、一般的に読みやすい文章とは20~30文字で区切ったり改行したりしながら文章を構成していくのがわかりやすいと言われています。とはいえ、これはあくまでもメールの場合ですから、使用するツールや目的、読み手によって臨機応変に変えていく必要があります。読みやすいかどうかは各人の主観によるものですので、気になるようであれば直接相手に聞いてみるのも方法の一つです。

また、文章が長文化してしまうのも良くないですが、変な所で文章を区切って意味の伝わらない文章になるのは本末転倒です。あまり文字数にとらわれずに意味の通る文章を作り簡潔にまとめた方が望ましいと言えるでしょう。

まずは、自分の文章をチェックすることから始めよう!

以上のことを踏まえて、まずは自分の文章を客観的にチェックしてみてはいかがでしょうか。文章の構成上どうしても結論を先に述べられないケースもあるかもしれませんが、箇条書きにして要点をまとめたり改行を上手く使って書くと読みやすくなります。

ポイントは、文章を読んで頭に具体的なイメージが思い浮かぶかどうかです。書き手がイメージできるのは当然ですから、なるべくなら経緯などを知らない第三者に読んでもらい客観的な意見をもらうと良いでしょう。文章が長くなりがちなビジネスメールは、特に送信する前に上司や先輩にメールの内容について確認してもらうと、その先のやりとりもスムーズに行えます。

また、定期的に文章を第三者にチェックしてもらう機会を設ける事で文章のスキルアップにもつながります。

WRITER

編集部チーム

PARAFT編集部

普段何気なく書いている文章やメールも、読み手の立場になって書いてみると意外と難しいものです。文章とは本来こちらの想いを伝えるもので、読み手と意思疎通ができなければなりません。あなたの想いが一方通行にならないように普段から意識しておくだけでも随分と読みやすい文章となりますよ。

ー 「生きる」と「働く」を もっと楽しく。
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