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受付事務の記事

会社の顔「受付事務」のスペシャリストはどんなスキルがある?:r000016001194 | PARAFT [パラフト]

2016.10.04

受付事務の記事2016.10.04

全体を見渡し察する力が必須

会社の顔「受付事務」のスペシャリストはどんなスキルがある?

keyword: 受付事務 ホスピタリティ ビジネスマナー 資格 スキルアップ

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企業の入り口でまず初めにお客様を迎える、受付事務。実際はどのような仕事内容で、どのような資格が求められているのでしょうか。企業以外でも、受付事務の求人募集は多く、職場によってはかなり幅広い業務が課せられます。身につくスキルやその後のキャリア設計までご紹介します。

2016.10.04 文章 / PARAFT編集部

受付事務の人の具体的な仕事内容は?

企業やその施設の「顔」となる、受付事務。お客様が来られた時に最初に対応し、企業やその施設の印象が決まると言っても過言ではありません。訪問部署への案内や電話の取り次ぎ、会議室の予約、企業によってはお茶出し、お礼状作成、掃除までも行います。社内、組織内全体の構成や担当業務を把握し、的確な案内と突然の訪問にも対応出来る臨機応変さが求められます。

定期的にこられるお客様であれば、顔、名前、企業名、ポジションを把握しておき、対応する社内の担当者や仕事内容を瞬時に判断します。受付での対応がスムーズだと、企業全体のイメージアップにもつながります。

受付事務は企業以外でも、複合オフィスビルや病院の総合受付や、百貨店やアミューズメント施設のインフォメーションカウンター、カードカウンターなどでの求人もあります。個人経営のクリーニング店やスポーツジムでも受付事務の求人があります。

受付事務に必要なスキルは?

特に必要な資格はありませんが、ビジネスマナーに詳しく、来客の方を和ませるような笑顔と高いホスピタリティーが求められるでしょう。比較的、未経験でも応募をしやすい職種ですし、外国人のお客様の来訪がある企業では、語学力を必須スキルに挙げる求人もあります。資格として秘書検定を持っていると有利になる職場もあります。

また、ワードやエクセルなど基礎的なパソコンスキルは必須。社員のスケジュールや会議室・応接室の管理、来客数の集計などをパソコンで共有する企業も増えています。電話対応をしながら必要事項の入力や社員や会議室の検索をするなどの事務作業をする場合もあるので、マルチタスクの要領や手際の良さが求められます。

その後のキャリアはどう作る?

常に人と接する仕事であり、外見・内面共に磨かれるポジションです。相手が求めているものを察し、差し出せるような高度なコミュニケーション能力が身につきます。受付事務での経験を積んだ後は、他業種の接客やサービス業にキャリアチェンジするケースも多いようです。

受付の仕事というと、座って仕事ができるというイメージがあるかもしれませんが、職場によってはかなり動き回らなければいけないこともあります。外部からの電話を1本回すだけでも、この時間帯ならこの担当者がどこいるのかを把握して回さなければいけないこともあり、常に組織全体の動きに目を配りましょう。

お客様だけでなく、一緒に働いている人が気持ち良く、効率良く働けるように気配りをしながら、考えて行動するスキルが身につきます。

WRITER

編集部チーム

PARAFT編集部

受付は会社の顔。観察力や洞察力、臨機応変さが求められる仕事です。一方、幅広く社内外の人と接することができるため、人脈を広げることができる職種だと言えそうです。受付事務でビジネスマナーを磨き、スキルアップを検討してみてはいかがでしょうか。

ー 「生きる」と「働く」を もっと楽しく。
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