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体調不良で会社を休みたい…電話・メールそれぞれのテンプレート:r000016001212 | PARAFT [パラフト]

出典:amana inc.

体調不良の記事

体調不良で会社を休みたい…電話・メールそれぞれのテンプレート:r000016001212 | PARAFT [パラフト]

2018.11.08

体調不良の記事2018.11.08

体調不良で休むかリモートか

体調不良で会社を休みたい…電話・メールそれぞれのテンプレート

keyword: 体調不良 電話 メール テンプレート 欠勤 リモートワーク

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「風邪くらいで会社を休むのは、社会人として自己管理ができていない」といわれることもあるでしょう。でも無理に出勤しても、仕事も回復も遅くなり、周囲に風邪をうつすリスクまであります。体調不良のときは、しっかり休養をとりましょう。仕事を休むには、電話かメールで欠勤の連絡が必須です。ちゃんとしているな、と思われる欠勤連絡のテンプレをご紹介します。

2018.11.08 文章 / PARAFT編集部

会社を休むなら、すぐに欠勤連絡をしましょう

▼ 体調不良の際は休もう
頑張る姿勢はアピールできるかもしれませんが、体調不良で無理に出勤しても、仕事がはかどらなかったり周囲に感染してしまったりと、よい結果は望めません。上司から「帰った方がいい」と諭されることもあるでしょう。

▼ 欠勤は会社のためにもなり得る
インフルエンザなど伝染性の病気が疑われる場合は、速やかに欠勤を連絡しましょう。周囲の人へ伝染させてしまうと、業務に支障をきたすかもしれません。その場合、欠勤は会社のためにもなります。必ず病院へ行って、受診しましょう。

▼ 自己判断はせず病院に行く
軽い病気ならば寝ているだけでも回復するかもしれません。でもインフルエンザ以外にも、麻疹・風疹など、集団感染を避けたい病気はたくさんあります。まずは「自分の体調不良が何の病気によるものなのか」「会社へ出勤しても問題ないか」自己判断せずに、きちんと確認しましょう。

▼ 無理すれば出勤できるけど…
「会社に行けないほど体調が悪いわけではない…でもしんどい」長く仕事を続けていれば、そんなこともあるでしょう。
ずる休みはおすすめしませんが、前の日に深夜まで残業になってしまって疲れが取れていないなど、正当な理由があれば、勇気を出して休息をとるのも時には必要です。
半日休暇や、会社によっては時間休暇を取れるので、上司に相談してみましょう。
>> 1時間単位で有給休暇が取れる「時間単位年休制度」とは

仕事を休みたい!そんなときの欠勤電話&メールのテンプレート

出典:amana inc.

電話やメールで欠勤連絡をするときは、どんな言葉で伝えれば、誠実な欠勤連絡になるのでしょうか。
会社にきちんとルールにのっとり、連絡を入れておけば、あとは体調回復に専念できますね。体をいたわり、ゆっくりと休みましょう。

具体的なテンプレートをいくつかご紹介します。

▼ 電話で欠勤連絡する際のポイント
勤務先での報告や連絡は、社内SNSやメールよりも電話が普通という会社もまだまだあります。その場合、メールでの欠勤連絡はあまりよくない印象を与えることも。電話がかけられないほど体調が悪い場合や、声が出ないなど話すことができない状況でなければ、上司に宛てて欠勤の電話をかけましょう。

電話のときのポイントは、一方的に「休みたいんです」とアピールしないこと。あくまで「休んでも大丈夫ですか? 」と上司にお伺いを立てる姿勢で伝えましょう。

▼ 電話連絡のテンプレート
自分「おはようございます。○○です。大変申し訳ありませんが、本日朝から体調を崩しておりまして、お休みをいただけませんでしょうか? 」

上司「そうか。病院へは行くのか? 」

自分「はい、早めに病院に行って、本日は静養に当てたいと思っております」

上司「わかった。ゆっくり休んで。お大事に」

自分「ありがとうございます。そうさせていただきます。何か急な確認事項などがありましたら、ご連絡いただければできるだけ対応いたします。失礼いたします」


▼ 欠勤メールのテンプレート1. 上司に送る場合
上司に送る場合に特に注意したいのは、休みを通告するようなメールにしないことです。

休ませてほしいと懇願するような表現で伝えるように心がけてください。たとえば、次の例を参考にしてください。

○:本日はお休みをいただけないでしょうか。
×:本日はお休みいたします。


【欠勤メールに盛り込む内容】
欠勤メールを送る際は、例えば次のようにまとめてみてはいかがでしょうか。
・文面に「申し訳ない」という気持ちをちりばめる
・どのように体調が悪いのか、具体的に伝える
・どんな症状なのか
・病院には行ったのか、これからなのか
具体的に伝えることで、決して怠け心から休むのではないことを理解してもらいましょう。

上司としては、あなたが今日だけで何とかなるのか、数日間休むリスクがあるのか、ある程度、検討がついてよいと思います。

【上司に送るメールの文例】
件名:【勤怠連絡】発熱のため本日お休みさせてください △△係・○○

○○様

おはようございます。

大変申し訳ありませんが、昨夜から38度台の熱があり、朝になっても下がりません。
本日はお休みをいただけないでしょうか。
風邪かインフルエンザかという症状のため、病院で受診してまいります。

本日、抱えている急ぎの仕事案件はございません。
○○の件については、これから△△さんにフォローをお願いするつもりです。

メールは定期的に確認しておりますので、緊急の確認事項などございましたら
電話やメールなどでご連絡いただけますでしょうか。

症状については、改めてご報告させていただきます。

ご迷惑をおかけして、本当に申し訳ございません。
どうぞよろしくお願いいたします。


【メールを送る上でのポイント】
文例のように、件名のところは、ひと目で用件がわかるようにまとめましょう。

あなたが抱えている仕事案件についても、メールできちんと上司に伝えておきましょう。誰に引き継ぐつもりなのか、その点も書いておけば、上司は安心です。

▼ 欠勤メールのテンプレート2. 同僚に送る場合
さしあたって急ぎの仕事案件などがあったら、同僚の誰かに代行してもらわないといけないですね。

そんなときは、同僚に対してもお願いの連絡を入れましょう。電話のほうが双方向で短時間にやりとりできて効率的です。ただ、朝の出勤時間帯であれば、同僚はまだ通勤電車の中かもしれません。そんな場合は、まず次のようなメールを送った上で、後で電話を入れましょう。

【同僚に送るメールの文例】
件名:【○○の件でお願い】本日発熱のため発送いただきたく △△係・○○

○○様

おはようございます。

大変申し訳ありませんが、昨夜から38度台の熱があり、朝になっても下がりません。
先ほど、□□部長にお休みさせていただきたい旨をメールさせていただきました。
風邪かインフルエンザかという症状のため、病院で受診してまいります。

ついては、恐縮ですが、○○の件でお願いがあります。
私の机の引き出し(一番上)に、先方に郵送する資料が入っています。
あとは封筒に送り先を明記して発送するだけになっています。
この発送作業だけ、代わってもらえないでしょうか。
忙しい時期に負担をかけてしまい、ごめんなさい。

改めて電話させていただきます。本日、メールは定期的に確認しております。
緊急の確認事項などございましたら、電話やメールなどでご連絡いただけますでしょうか。

ご迷惑をおかけして、本当に申し訳ございません。
どうぞよろしくお願いいたします。


【メールを送る上でのポイント】
文例のように、「申し訳ない」という思いをきちんと伝えるように心がけましょう。

体調が回復して出社したら、仕事を代わってくれた同僚にちゃんとお礼を言っておきましょう。

▼ 欠勤メールのテンプレート3. 取引先のアポを延期してもらう場合
取引先とのアポイントが入っていたら、ちょっとつらいところですね。

もし大事なアポイントで、社内であなたしか対応できないのでしたら、できれば、そのアポイントの時間だけ出勤するのがベストです。

けれども、感染させてしまうような病状であれば、逆に、無理してはいけません。症状についてきちんと伝えた上で、アポイントの延期をお願いしましょう。

【取引先への連絡はメールor電話? 】
こちらからお詫びするべき案件となりますので、メールよりも電話が望ましいでしょう。ただ、相手先が始業前であれば、まずメールで一報を入れておき、後で電話するようにしましょう。以下は、メールの文例です。

【取引先のアポを延期してもらうメールの文例】
件名:【○○株式会社・○○】本日アポの日時延期のお願い

△△△株式会社
○○様

大変お世話になっております。
○○株式会社の○○でございます。

大変申し訳ございませんが、本日いただいておりますアポイントの日時延期をお願いできないでしょうか。
実は、昨夜から38度台の熱があり、今朝になっても下がりません。
風邪かインフルエンザか、いずれにしましても感染の恐れもございますので、
恐れ入りますが、延期していただければ幸いに存じます。
こちらからお願いしておきながら、このようなことになってしまい、
誠に申し訳ございません。

改めてお電話を入れさせていただきますが、急ぎご一報申し上げます。

ご迷惑をおかけして、本当に申し訳ございません。
どうぞよろしくお願いいたします。


相手先には後日、訪問してていねいにお詫びを入れましょう。

休む以外にも選択肢。リモートワークで自宅対応もあり?

出典:amana inc.

▼ 体調不良のときの新しい選択肢・リモートワーク
「体調は万全ではないけど、仕事はしたい」
「ケガで出勤は難しいけれど、PC操作は問題ないから仕事を休みたくない」
「家族の体調不良で自分は元気だから、看病しながら仕事をしたい」
ひとえに体調不良といっても、様々なケースがあるでしょう。

企業によっては、リモートワークを推奨している場合もあります。
会社に出勤することで、かえってパフォーマンスが落ちてしまうようなときは、リモートワークも仕事や会社のためになります。

もちろんそのときも、サボりだなんて思われないよう、誠意を込めて上司に相談してみましょう!

▼ 柔軟な働き方ができる職場で働く
体調不良の時は、本記事のテンプレートを使ってしっかり休養しましょう。もし体調不良になったときは休むことに加えて、柔軟な働き方ができる職場だと助かりますね。

「PARAFT」には柔軟な働き方ができる求人情報が掲載されています。

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編集部チーム

PARAFT編集部

会社を休むより、無理してでも出勤した方が…と考えてしまいますね。けれど、翌日以降の仕事をちゃんとこなすためにも、時には休むことが仕事の効率をアップさせることもあります。今の時代はリモートワークをさせてもらえるケースもあるので、ご自身の会社の規定などにあわせて使い分けたいですね。ここまで読んでくださった方は、きっと体調不良で仕事を休むことを考えているのだと思います。お体、どうぞご自愛ください。

ー 「生きる」と「働く」を もっと楽しく。
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