体調不良は、こう連絡しよう

体調不良で会社を休みたい…電話・メールそれぞれのテンプレート

「風邪くらいで休むのは、社会人として自己管理ができていない」といわれることもあるでしょう。でも体調が悪いときに無理をして出勤しても、仕事がはかどらないうえ、回復も遅くなります。周囲に風邪をうつすリスクもあります。体調不良のときは、しっかりと休養をとりましょう。仕事を休むには、電話かメールで勤務先へ欠勤の連絡が欠かせません。そんな欠勤の連絡で使えるテンプレートをご紹介します。

2018.02.07 文章／ PARAFT編集部

体調不良時は速やかに欠勤の連絡を！

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頑張る姿勢はアピールできるかもしれませんが、体調不良で無理に出勤しても、仕事がはかどらなかったり周囲に感染してしまったりと、よい結果は望めません。上司から「帰った方がいい」と諭されることもあるでしょう。

インフルエンザなど伝染性の病気が疑われる場合は、速やかに欠勤を連絡しましょう。周囲の人へ伝染させてしまうと、業務に支障をきたすかもしれません。その場合、欠勤は会社のためにもなります。必ず病院へ行って、受診しましょう。

軽い病気ならば寝ているだけでも回復するかもしれません。でもインフルエンザ以外にも、麻疹・風疹など、集団感染を避けたい病気はたくさんあります。まずは「自分の体調不良が何の病気によるものなのか」「会社へ出勤しても問題ないか」自己判断せずに、きちんと確認しましょう。

体調不良のときの欠勤メールはどう送る？

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メールで欠勤連絡をするときは、どんな文面で送ればいいのでしょうか。

具体的なテンプレートをいくつかご紹介します。

▼ 欠勤メールのテンプレート① 上司に送る場合

上司に送る場合にとくに注意したいのは、休みを通告するようなメールにしないことです。

休ませてほしいと懇願するような表現で伝えるように心がけてください。たとえば、次の良い例、悪い例を参考にしてください。

良い例：本日はお休みをいただけないでしょうか。

悪い例：本日はお休みいたします。

このほか、文面に「申し訳ない」という気持ちをちりばめるようにしていきましょう。たとえば、次のようにまとめてみてはいかがでしょうか。

どのように体調が悪いのか、できれば具体的に伝えることも大切です。それによって、決して怠け心から休むのではないことを理解してもらいましょう。具体的にどんな症状なのか、病院には行ったのか、これからなのか、そうした点まで伝えれば、上司としては、あなたがきょうだけで何とかなるのか、数日間休むリスクがあるのか、ある程度、検討がついてよいと思います。

以下は、上司に送るメールの文例です。

件名：【勤怠連絡】発熱のため本日お休みさせてください　△△係・○○

○○様

おはようございます。

大変申し訳ありませんが、昨夜から38度台の熱があり、朝になっても下がりません。
本日はお休みをいただけないでしょうか。
風邪かインフルエンザかという症状のため、病院で受診してまいります。

本日、抱えている急ぎの仕事案件はございません。
○○の件については、これから△△さんにフォローをお願いするつもりです。

メールは定期的に確認しておりますので、緊急の確認事項などございましたら
電話やメールなどでご連絡いただけますでしょうか。

症状については、改めてご報告させていただきます。

ご迷惑をおかけして、本当に申し訳ございません。
どうぞよろしくお願いいたします。

この文例のように、件名のところは、ひと目で用件がわかるようにまとめましょう。

あなたが抱えている仕事案件についても、メールできちんと上司に伝えておきましょう。誰に引き継ぐつもりなのか、その点も書いておけば、上司は安心です。

▼ 欠勤メールのテンプレート② 同僚に送る場合

さしあたって急ぎの仕事案件などがあったら、同僚の誰かに代行してもらわないといけないですね。

そんなときは、同僚に対してもお願いの連絡を入れましょう。電話のほうが双方向で短時間にやりとりできて効率的です。ただ、朝の出勤時間帯であれば、同僚はまだ通勤電車の中かもしれません。そんな場合は、まず次のようなメールを送った上で、後で電話を入れましょう。

件名：【○○の件でお願い】本日発熱のため発送いただきたく　△△係・○○

○○様

おはようございます。

大変申し訳ありませんが、昨夜から38度台の熱があり、朝になっても下がりません。
先ほど、□□部長にお休みさせていただきたい旨をメールさせていただきました。
風邪かインフルエンザかという症状のため、病院で受診してまいります。

ついては、恐縮ですが、○○の件でお願いがあります。
私の机の引き出し（一番上）に、先方に郵送する資料が入っています。
あとは封筒に送り先を明記して発送するだけになっています。
この発送作業だけ、代わってもらえないでしょうか。
忙しい時期に負担をかけてしまい、ごめんなさい。

改めて電話させていただきます。本日、メールは定期的に確認しております。
緊急の確認事項などございましたら、電話やメールなどでご連絡いただけますでしょうか。

ご迷惑をおかけして、本当に申し訳ございません。
どうぞよろしくお願いいたします。

文例のように、「申し訳ない」という思いをきちんと伝えるように心がけましょう。

体調が回復して出社したら、仕事を代わってくれた同僚にちゃんとお礼を言っておきましょう。

▼ 欠勤メールのテンプレート③ 取引先のアポを延期してもらう場合

取引先とのアポイントが入っていたら、ちょっとつらいところですね。

もし大事なアポイントで、社内であなたしか対応できないのでしたら、できれば、そのアポイントの時間だけ出勤するのがベストです。

けれども、感染させてしまうような病状であれば、逆に、無理してはいけません。症状についてきちんと伝えた上で、アポイントの延期をお願いしましょう。

こちらからお詫びするべき案件となりますので、メールよりも電話が望ましいでしょう。ただ、相手先が始業前であれば、まずメールで一報を入れておき、後で電話するようにしましょう。以下は、メールの文例です。

件名：【○○株式会社・○○】本日アポの日時延期のお願い

△△△株式会社
○○様

大変お世話になっております。
○○株式会社の○○でございます。

大変申し訳ございませんが、本日いただいておりますアポイントの日時延期をお願いできないでしょうか。
実は、昨夜から38度台の熱があり、今朝になっても下がりません。
風邪かインフルエンザか、いずれにしましても感染の恐れもございますので、
恐れ入りますが、延期していただければ幸いに存じます。
こちらからお願いしておきながら、このようなことになってしまい、
誠に申し訳ございません。

改めてお電話を入れさせていただきますが、急ぎご一報申し上げます。

ご迷惑をおかけして、本当に申し訳ございません。
どうぞよろしくお願いいたします。

相手先には後日、訪問してていねいにお詫びを入れましょう。

より丁寧なのは、やはり電話での連絡

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勤務先での報告や連絡は、社内SNSやメールよりも電話が普通という方もいらっしゃるでしょう。その場合、メールでの欠勤連絡はあまりよくない印象を与えることも。電話がかけられないほど体調が悪い場合や、声が出ないなど話すことができない状況でなければ、上司に宛てて欠勤の電話をかけましょう。

このときのポイントも、一方的に「休みたいんです」とアピールしないこと。あくまで「休んでも大丈夫ですか？」と上司にお伺いを立てる姿勢で伝えましょう。

▼ 電話連絡のテンプレート

自分「おはようございます。○○です。大変申し訳ありませんが、本日朝から体調を崩しておりまして、お休みをいただけませんでしょうか？」

上司「そうか。病院へは行くのか？」

自分「はい、早めに病院に行って、本日は静養に当てたいと思っております」

上司「わかった。じゃあゆっくり休みなさい」

自分「ありがとうございます。そうさせていただきます。何か急な確認事項などがありましたら、ご連絡いただければできるだけ対応いたします。失礼いたします」

病院に行って症状がわかり、明日以降、出社できそうか見えてきたら、電話で報告を入れましょう。

会社にきちんとルールにのっとり、連絡を入れておけば、あとは体調回復に専念できますね。体をいたわり、ゆっくりと休みましょう。

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