メール宛名の順番と書き方

複数人に送るメールは宛先の順番に気をつけよう

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日々触れる、ビジネスメール。書き方や決まりごとなど、さまざまなマナーがありますが、その中でも今回取り上げるのは、宛名の入れ方と順番について。役職順にすべき？社内外はどちらを優先する？などをご紹介します。

2017.03.26 文章／ PARAFT編集部

誰から書く？宛名記載にも一工夫を

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ビジネスメールを書くなら、宛名には少し気を使いたいところ。受信相手の所属や役職を表す重要な部分だからです。この部分に誤りがあると、印象を悪くする場合もあるので注意が必要です。

まず、メールの受信相手を整理しましょう。宛先と一口に言っても【To.(宛先)とCc.(参照先)、そしてBcc.(見えない参照先)】と３種類の宛先があるので、ここに誰をどのように入力するかを決めましょう。基本的にはTo.以外に入力された人たちには返信義務はないとされていて、当事者のみをTo.へ入れることが多いです。返信義務はないけれどやりとりを確認してほしい人はCc.へ入れると良いでしょう。

メール本文冒頭に記載する受信者名は、To.へ入れた宛先から優先的に書いていきます。複数人いる場合には、役職順に記載するのが無難です。

ビジネスメールにおける宛名の注意点とは

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メール本文冒頭に宛名を書くとき、加えて注意したいポイントがいくつかあります。

まず１つ目に相手の所属会社や部署、役職名は省略せずに正式名称で書くこと。普段の会社名や役職が、もしかすれば略式になっている可能性があるので、名刺や会社ホームページなどで必ずチェックするようにします。

２つ目に、受信者の名前がわからないとき。この場合は宛名無しで送るのではなく、「会社名＋ご担当様」という形にして送ると良いでしょう。

一度見直したい「Cc.の活用法」

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メールの内容をできるだけ多くの人に確認してほしくて、Cc.にたくさんの人を含めている方はいませんか？報告の手間が省けて、上司から「あの件、どうなった？」と聞かれることも減るからと、多用しているケースがみられます。

でもこれ、実はとても危険。不要な人までも宛先に含めることで情報漏洩のリスクがあるためです。また、やりとりの全てを把握しておく必要がない人にとっては、乱発されるCc.は迷惑メールそのものです。不用意に宛先に指定する前に、「この人の役割がちょっと曖昧だな……」と思ったら一度立ち止まって検討しなおしてみてください。

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