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敬称の記事

ビジネスメール敬称は、さん・さま・殿? 正しく使い分けよう!:r000016001350 | PARAFT [パラフト]

2016.10.28

敬称の記事2016.10.28

ビジネスメール敬称使い分け

ビジネスメール敬称は、さん・さま・殿? 正しく使い分けよう!

keyword: 敬称 ビジネスメール 取引先 コミュニケーション 宛名

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ビジネスメールを送る際、相手にどんな敬称をつけていいのか迷うことはありませんか? 社外の取引先であれば様と役職名のどちらを使うべきか? 社内の上司の場合は? 中でも、普段は○○さんと呼んでいる親しい上司の場合は? など、メールを送るたびに困る人も多いかもしれません。様、さん、殿などどんな敬称をどのケースでつけるのか、見ていきましょう。

2016.10.28 文章 / PARAFT編集部

まず抑えておきたいのは、「様」と「殿」の使い分け

ビジネスメールで使う頻度の多い敬称は様やさん、あるいは○○部長などの役職名、そして殿が挙げられるでしょう。「この人にはこの敬称」という明確なルールはありませんが、明らかな間違えや失礼に当たる場合もありますので、NGな使い方をしないよう注意するのが第一歩。

まず大切なのが「様」と「殿」の使い分けです。「様」はどんな相手に使っても構わないのですが、「殿」は自分よりも目下の人に使うことが一般的といわれています。

ですから社外の取引先相手の人や上司に対して「○○殿」と使うのは避けた方が無難でしょう。

また社内の上司の場合は、○○部長でも構いませんし、小さな会社の場合などかしこまって敬称をつけるよりは○○さんという敬称を使った方が、コミュニケーションが円滑になる場合もあります。

「○○部長様」は敬称のダブル使いでNG!

もう一つ気をつけたい間違いは、社長、部長、課長といった役職名に「様」や「殿」をつけることです。役職名には相手を敬う気持ちがこめられています。ですから「○○部長様」「○○課長殿」といったような使い方は敬称のダブル使いになってしまうのです。ちなみに似たような間違いで先生や各位に「様」をつけるのも敬称のダブル使いになります。「○○先生様」「関係各位様」などと言うのはNGです。

どうしても役職名と敬称を両方使いたい場合には、「株式会社○○ ○○部 部長 ○○様」というように、「役職名と名前+敬称」を分けて使うようにするといいでしょう。

前述したように「殿」は目下の人に対して使うことが一般的です。取引先の相手に対して「○○部長殿」と送るのは、丁寧に敬称をつけているつもりでも二重の意味で間違っています。気をつけましょう。

ビジネスメールにおける宛名の敬称例

メールを送る際、宛名にどんな敬称を使ったらいいのか、メールを送る相手との関係別に紹介していきます。

▼日ごろ接することが少ない社内の上司や自分より階級がずっと上の上司

○○様・○○部長・○○部部長 ○○様

▼ 小さな会社などで日ごろからコミュニケーションが取れている上司

○○様・○○部長・○○さん

▼ 同僚

○○様・○○さん

▼ 部下

○○様・○○さん・○○殿

▼ 社外の取引先

○○会社 ○○部部長 ○○様

○○会社 ○○部長

○○会社 ○○様

○○大学 ○○先生

○○大学 ○○部教授 ○○様

▼ 社内&社外一斉送信の場合

○○プロジェクト 関係者各位

日ごろは親しく飲みに行ったりするような間柄でも、ビジネスメールで「○○さん」とくだけた敬称を使われると違和感を感じる人もいます。たとえ親しい相手でも、社外の人に対するビジネスメールでは「様」や「役職名」を使うよう心がけましょう。

WRITER

編集部チーム

PARAFT編集部

ビジネスメールでの敬称は、まずは間違った使い方を決してしないこと。そして相手との関係性によって使い分けていくのが正しい使い方といえそうです。上手に敬称を使い分けて、コミュニケーションの達人を目指しましょう。

ー 「生きる」と「働く」を もっと楽しく。
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