インラインで失礼します

ビジネスメールでよく使われる「インライン」使用上のマナーとは

ビジネスメールで目にする、「インラインで失礼します」とはどのような場合に使うのでしょうか？「インライン」の意味は？ここでは、「インライン」の意味とビジネスメールでの効果的な使い方をご紹介します。メール返信の作業スピードを上げ、効率よく仕事をこなしたい方、ビジネスメールのマナーに不安のあるフレッシュマンの方、必見です！

2018.03.23 文章／ PARAFT編集部

インラインとはどういう意味なのか？

出典：Pixabay

本来、「インライン」はIT用語で、「直列の、一列に並んだ、」などを意味する英語です。ITの分野では、その場に埋め込む（埋め込まれた）という意味で使われています。メールにおける「インライン」は、返信する際に相手の文章を全文引用して、応答文を数行おきに挟んでいくような書式を指しています。このような形式で返信することを、”インラインコメント”・”インラインで返信する”などといいます。

ビジネスメールでよく使われる「インラインで失礼します」とは、メール冒頭であらかじめこうした形式をとることを断っておくための文言です。要は、「イチから本文を書き起こさずに、いただいたメール本文を引用しながらご返答いたしますことをご了承下さい」と言っているのです。

インラインで返信するメールの例をご紹介します。

例）
○○株式会社　△山様

お世話になっております。
△△株式会社の○田です。

ご連絡をいただき、ありがとうございました。
以下、インラインで失礼いたします。

＞次回の打ち合わせについて、以下の日程候補ではご都合いかがでしょうか。
＞※1時間程度を予定しています。
＞①5/25（木）10:00-　②5/25（木）13:00-　③5/29（月）10:00-

①5/25（木）10:00- にてお願いいたします。

＞打ち合わせの前日までに、○△の資料データをメールでお送りいただけますでしょうか。

データの件、承知いたしました。5/24（水）までにお送りいたします。
では、引き続きよろしくお願いいたします。

インラインは失礼にあたるのか？

出典：Pixabay

インラインでメールを返信することが失礼かどうかは、意見が分かれるところです。
引用した方が的確に相手の質問に回答できるので、漏れがなく、わかりやすくていいので失礼にはあたらないのでは、というのが大勢のようです。インラインでの返信は、質問と回答が対になっているので、やり取りが長く続く場合も、必要な事柄の回答が漏れているなどのトラブルが起きるリスクを減らすことができます。後日、やり取りを確認したいときにも、内容を振り返りやすく便利です。上司など第三者に事の経緯を説明するときにも、メールを転送すればおおまかな状況を共有することが可能です。（もちろん、転送だけですますのはＮGです！一言添えて転送しましょう。）

一方で、お客様のメールを部分的に引用して扱うこと自体が失礼だと感じる人もいます。そのため、「インラインで失礼いたします」と、インライン形式のメール返信文で、冒頭に断りを入れることが多く見られます。

ビジネスメールで気を配りたいマナー

出典：Pixabay

ビジネスメールで気を配りたいのは、相手にとって読みやすいメールであるかどうかという点です。その点において、インライン形式は相手に配慮したメールといえますが、不必要な箇所まで引用してしまっては本末転倒です。必要な箇所が拾いにくくなってしまうと読みづらく、相手は不快にすら感じるかもしれません。
また、必要な箇所に固執するあまり、挨拶など相手への配慮を欠いた内容になってしまうのも問題です。（『気配りの感じられる返信メールの書き方』も参考に。）

大切なのは、こちらの伝えたいことを、いかにわかりやすく・失礼なく伝えられるか、ということです。送る相手の立場や人柄も考慮して、書き方を工夫することが結果的に効率的なビジネスメールにつながります。その一つの手段として、インラインの手法も取り入れてみてはいかがでしょうか。

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編集部チーム

PARAFT編集部

上手にインラインを活用できればメールをさばくスピードも上がり、仕事の効率がアップするでしょう。リモートワークで込み入った案件について相手と意見を交わす際には、特に有効ですね。大枠は直接会って話し合い、事前のアイデア出しや擦り合わせ、または最終確認の段階に入ってから残案件の確認時に使うことがおすすめです。