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休日の記事

休日のメールはお礼や緊急ならOK!使えるメールテンプレート集:r000016001409 | PARAFT [パラフト]

2019.04.29

休日の記事2019.04.29

休日にメールは送って良い?

休日のメールはお礼や緊急ならOK!使えるメールテンプレート集

keyword: 休日 メール ビジネス 仕事 テンプレート

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休日だけどお礼のメールを送った方がいいのだろうか。休日だけど上司や取引先へ緊急の仕事を頼まなくては……。休日だけどビジネスメールを送る、そんな状況に直面することもありますよね。 本来、ビジネス関係で休日にメールを送るのは控えたいもの。お礼や緊急の要件ならば例外的に許容されます。何かと気をつかう休日にメールを送るとの注意点や、お礼メールと緊急で仕事の依頼をするメールのテンプレートをご紹介します。

2019.04.29 文章 / PARAFT編集部

休日のメールは、お礼の内容や緊急を要する場合は送ってもOK

ビジネスメールは休日は避けた方が良いのでは? と思い悩む方も多いかもしれません。
基本的には避けるべきですが、場合によっては送っても構わない、あるいは送る必要があります。

▼ お礼メールに関しては、いつ送っても問題なし

緊急性のないお礼メールに関しては、休日に送っても問題ありません。お礼なら相手の負担になりませんし、なるべく早い方が良いです。

週明けまで引き伸ばしておくと、今更……といった印象を与えてしまったり、伝えるタイミングを逃してしまったりする可能性があるので、お礼の気持ちが冷めないうちにメールを送りましょう。

▼ 仕事のメールは緊急の場合のみ送っても良い

仕事のメールは、基本的には急を要する場合以外は避けるようにしましょう。
休日にも関わらず仕事のメールを送ると、相手は気持ちが休まりません。相手を気づかうことも立派なビジネスマナーです。

ところが急を要する場合は例外です。休日が終わるのを待っていたら、事態の取り返しがつかなくなって、かえって相手に迷惑をかけてしまいかねません。緊急ならば、休日でも迷わず仕事のメールを送りましょう。

とはいえ、例外的な行為ですから、送る相手への配慮は欠かせません。メールを送る際は必ず、

・お休みのところ申し訳ありません
・休日にも関わらず


といった、相手を気づかう言葉を必ず入れるようにしましょう。

休日に送るお礼メールのテンプレート

▼ 上司に相談に乗ってもらった場合のテンプレート

<タイトル>
5/10(金)の件のお礼[自分の名字]
<本文>
〇〇課長

お休みのところ、失礼致します。
昨晩はお忙しいにもかかわらず、相談に乗っていただき誠にありがとうございました。
〇〇課長に話を聞いていただき、さらにアドバイスを頂いたおかげで心がとても軽くなりました。

まだまだ至らぬ点もありますが、今後一層精進してまいりますので、ご指導ご鞭撻のほど宜しくお願い致します。

取り急ぎメールにてお礼申し上げます。

〇〇

▼取引先の食事会に招かれた時のお礼メールのテンプレート

<タイトル>
お礼・5/10(金)食事会の件[会社名・自分の名字]
<本文>
株式会社〇〇
部長 〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。

昨晩、5/10(金)は、●●での食事会にお招きいただき誠にありがとうございました。
休日にもかかわらずメールをお送りいたしますこと、ご容赦くださいませ。

日々の仕事についてはもちろん、地域のサッカーチームの支援に情熱を傾けていらっしゃることなど、大変興味深いお話を誠にありがとうございました。

いただいた食事はどれもおいしく、特に●●はお話にあったとおり大変おいしかったですね。よく●●に食事に来られているというのも納得の、すばらしいお店でした。おかげさまで貴重なひとときを過ごさせていただきました。機会がありましたら、ぜひまたご一緒させてください。

あらためて、今後も貴社に良いビジネスパートナーとして認めていただけるよう、精進に努める所存です。

今後とも何卒よろしくお願い致します。

株式会社〇〇 〇〇部
〇〇

上司やお客さまに送る、休日の仕事依頼メールのテンプレート

▼ 緊急で仕事を依頼するメールを送る際に押さえておきたい2つのポイント

1.依頼のメールには必ず気づかう文面を入れる

依頼のメールは、相手に頼みごとを了解してもらうことを目的としています。さらに休日の緊急の仕事のお願いなので、細やかな気づかいが必要です。

休日の対応をお願いするのですから、「お休みのところ申し訳ございませんが……」といった言葉をそえるのが適切です。

2.仕事を依頼するなら、理由や内容を明確にする

その仕事がなぜ急ぎなのか、期日はいつなのか、相手に何をしてほしいのかなどを、きちんと明確に記載しましょう。相手から確認されてしまうことのないように、必要な情報を漏らさずに丁寧な文面を心がけて下さい。

▼ 上司に休日の仕事を依頼する際のメールテンプレート

<タイトル>
5/12(日)午前中まで・プレゼン資料のレビューのお願い[自分の名字]
<本文>
〇〇課長

お疲れ様です。

〇〇です。

お休みのところ、このようなメールをお送りして誠に申し訳ございません。

緊急のお願いがあってご連絡させていただきました。

先日の打ち合わせにありました○○社のプレゼンの件ですが、先方のご都合で急遽日程の変更があり、明後日(5/13(月))までに○○社へプレゼン資料を納めなければならない状況となりました。

そのため、明日(5/12(日))までに資料の内容確認を済ませ、提出用としてまとめる必要がございます。

誠に勝手なお願いですが、明日(5/12(日))の午前中までに資料のレビューをしていただけませんでしょうか。

休日に無理を申し上げますが、○○課長にお力をお貸しいただきたく、何卒よろしくお願い申し上げます。

大変恐縮ではございますが、本日〇時までに可否をご返答をいただけますと幸いです。

何卒ご確認よろしくお願い致します。

▼ お客さまに休日の仕事を依頼する際のテンプレート

<タイトル>
△△の不具合・原因究明のお願い[会社名・自分の名字]
<本文>
△△株式会社△△事業部

△△様

いつもお世話になっております。

△△の△△△です。


お休みのところメールをお送りし、誠に申し訳ございません。
先日は期日通りに△△をお納めいただき、誠にありがとうございました。

緊急のお願いがあり、メールをさせていただきました。

弊社にて△△の動作確認をしたところ、△△がうまく作動しない状態であることが判明いたしました。

ところが△△を使った●●を5/13(月)には△△社に納める必要がございます。

お休みのところ誠に勝手なお願いではございますが、明日(5/12(日)中に原因究明をしていただきたく、お願い申し上げます。

△△株式会社様にはいつも無理を申し上げ、大変恐縮ではございますが、何卒ご高配のほどお願いいたします。

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WRITER

編集部チーム

PARAFT編集部

休日の緊急作業はできるだけ避けたいものです。それでも、突然のスケジュール変更や不具合が出てしまった場合など、どうしても避けられないこともあります。何度も言いますが、相手にもスケジュールがある上で作業をお願いするのだということを念頭に置いて、丁寧な文面での依頼を心がけましょう。また、無事に対応していただいたあとのお礼も忘れずに。

ー 「生きる」と「働く」を もっと楽しく。
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