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メールテンプレートの記事

先方が体調不良のときに送る“お気遣いメール”のテンプレート集:r000016001669 | PARAFT [パラフト]

2018.02.07

メールテンプレートの記事2018.02.07

ビジネスマナーが表れる?

先方が体調不良のときに送る“お気遣いメール”のテンプレート集

keyword: メールテンプレート ビジネスマナー 体調不良 上司 お客さん

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お客様や取引先の体調不良でアポイントメント(約束)を再調整することは、ビジネスでも起こりがちなもの。メールでそうした連絡を受けたとき、どう返信するのか、その人のビジネスマナーが問われます。対応の仕方によっては、その人の印象が左右されかねません。相手を配慮することができれば、その後のコミュニケーションはもっとスムーズになるはず。返信のコツをつかんで、まわりから信頼されるビジネスマンになりましょう。

2018.02.07 文章 / PARAFT編集部

相手への気遣いは適切な度合いで

体調不良のためにアポイントの再調整を申し出られたら、まずは相手に対して心配や気遣いを示すことが大切です。体調が悪いときには、他の人から寄せられる気遣いが、とりわけ嬉しく感じるもの。

体調不良の深刻さによっては、メールの表現を変える配慮もしたいものです。風邪など、比較的軽い体調不良であれば、あまり仰々しいメールを送ってしまうと、嫌みと取られることもあります。適度に心配する気持ちを伝え、その後は日程調整などビジネスの本題に移りましょう。

反対に、入院や手術が必要といった深刻な状態であれば、相手を心配する気持ちをしっかりと伝えましょう。先方が深刻な状況を伝えてくれたにも関わらず、そのことに触れずに終えてしまうのは、相手をガッカリさせてしまうことになります。改めて日程を調整するにあたっても、あまりに近い日程を挙げてしまうと、相手に負担をかけることになります。状況に応じて「ちょっと先かな」と思うくらいの日程を挙げるか、相手の回復を待って調整するようにしましょう。

風邪などの体調不良で再調整となった場合のテンプレート

風邪などの比較的軽い体調不良で、日程を再調整する場合に使えるメールテンプレートです。場面に合わせて改変してお使いください。


○○株式会社
○○部○○課
○○ ○○ 様

お世話になっております。
次回お打ち合わせの日程再調整の件、承知いたしました。

最近は急に冷え込み(暑さが続き/昼夜の寒暖差が激しく/室内の冷房が強すぎるところも多く)、つらい季節になりましたね。
体調を崩されているとのこと、どうぞお大事に(安静に)なさってください。

次回のお打ち合わせですが、下記日程はいかがでしょうか。
(複数日程をあげる)
緊急の案件ではありませんので、回復なさったら、お伺いしたく存じます。(納期が迫っている折でもあり、ご負担をおかけしますが、いずれかの日程でお伺いできれば幸いです。)

まだまだ寒い日(暑い日)が続きますので、くれぐれもご自愛ください。

△△株式会社
△△部△△課
署名

入院を伴う体調不良で再調整となった場合のテンプレート

入院を伴うなど、深刻な体調不良による再調整の場面で使えるメールテンプレートです。状況に応じて改変してお使いください。

○○株式会社
○○部○○課
○○ ○○ 様

お世話になっております。
○○様が体調を崩し、ご入院なさっているとのこと、大変驚いております。
心よりお見舞い申し上げます。

××の件は、ひとまず保留にしていただいて全く問題ございません。
まずは、○○様が回復なさることが第一ですので、どうか十分にご静養ください。
(××の件は、貴社○○部○○課の◇◇様が引き継がれると伺っております。
体調が優れない中ご配慮いただき、心より感謝申し上げます。)

ぜひお見舞いにと思いましたが、おじゃましてはかえってご迷惑になるかと案じ、ひとまずメールにてご連絡いたしました。
もしもお力になれることがありましたら、ぜひお声がけください。

○○様が、一日も早くご回復なさることを願っております。
なお、返信はお気遣いいただきませんようお願いいたします。

△△株式会社
△△部△△課
署名


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WRITER

編集部チーム

PARAFT編集部

先方が体調不良のとき、相手との日頃の距離感や体調不良の度合いを見極め、適切なメールを送れるよう気を配ることも、ビジネスマンの重要スキルと言えるでしょう。ぜひ今すぐ身につけたいものです。今回ご紹介したメールテンプレートも、ただ流用するのではなく、相手を気遣う気持ちのこもったメールを作ることが大切です。

ビジネスメールに悩んだら読んでほしい「まとめ」

ー 「生きる」と「働く」を もっと楽しく。
先方が体調不良のときに送る“お気遣いメール”のテンプレート集:r000016001669 | PARAFT [パラフト]

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