まずは会場を押さえよう

イベントや講演に！イベントホールの借り方、値段など

企業や組織でイベントを考えている人は、まずは会場探しから行う必要がありますね。街中にはさまざまなイベントホールがありますが、どのように借りる手続きを踏めばいいのでしょうか。またお値段の相場も気になります。そこで今回は規模別にイベントホールを紹介するとともに借り方やお値段の相場を説明します。イベントホールのレンタルもスムーズに進めることができます。

2017.01.06 文章／ PARAFT編集部

少人数のイベントであれば商工会議所がおすすめ

出典：Free Images - Pixabay

どの街にもある商工会議所は20から100人程度の規模でイベントを行うにはぴったりです。会議室の種類はさまざまなので、収容人数に合わせてレンタルすることができます。お値段も私営のイベントホールと比較すると格段に安く、30人規模の会議室であれば１日20,000円から30,000円程度で借りられます。商工会議所によっては、大規模なイベントができる設備を所有しているところもあり、例えば大阪商工会議所には、映画も上映できる720人を収容できる国際会議ホールがあります。

延長するときには１時間ごとに追加料金を請求されることが多いので、時間はきっちり守るようにしたいものです。借り方は商工会議所ごとで異なりますが、多くの場合は電話で予約を行います。オンライン予約を扱っている商工会議所もあるので、借りる前に必ず公式サイトをチェックしておきましょう。

リーズナブルで気軽に利用できる商工会議所ですが、場所によっては照明や音響設備はイベントホールに比較すると劣るところもあります。必ず事前に見学に行き、自分が開催しようとしているイベントの規模や内容に合うかどうか、細かい設備についても確認しましょう。

100人から500人規模のイベントを行うとき

出典：Free Images - Pixabay

イベント参加予定者数を100から1,000人程度に見込んでいるときには、施設のホールを利用すると便利です。ホールの広さが200坪程度であれば、イベントを長机などの着席形式にすれば300人前後、スタンディング形式にすれば1,000人程度入ることができます。しかし収容人数は会場のレイアウトによって大きく異なるため、あらかじめ会場の責任者と相談してからスペースを決めることがおすすめです。

200坪程度の広さがある恵比寿ザ・ガーデンホールやラフォーレミュージアム原宿などの施設を見るとホールの大きさにもよりますが、基本会場費が100万円前後となっています。しかし、会場準備や機材などの仕込みや撤去をする時間分も借りたり、マイクやプロジェクター、スクリーンの貸し出しなどひとつひとつのオプションに料金が発生するため、実際にかかる費用はもっと高くなります。予約をする前には料金表をもらって試算するようにしたいものです。

1,000人以上で大イベントを行う場合

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1,000人以上のイベントともなると、かなり大々的なものになります。社名を汚すことがないよう、設備が充実していてイベントを行いやすい会場を選びたいところ。しかし1000人以上を収容できるイベントホールとなると、かなり限定されてきます。

どこでイベントができるのか皆目見当もつかないと考えている人は、インターネットサイトの会場ナビなどで探してみることがおすすめです。開催エリアや規模、予算に合わせて会場を選ぶことができるため、予約をする前にある程度イメージが湧きます。

東京で言えば日本橋三井ホールやラフォーレミュージアム六本木など複数のイベントホールがありますが、基本会場費が80～120万円かかり、そこにオプション料金が追加されるという仕組みは同じです。

利用料金は高めですが、ホテルのホールを利用するという手もあります。威厳や高級感を出したいという場合は検討してみるのもいいでしょう。

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