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一字違いで大違い…記名と署名を間違えると大変なことに!?:r000016001991 | PARAFT [パラフト]

出典:photo AC

署名の記事

一字違いで大違い…記名と署名を間違えると大変なことに!?:r000016001991 | PARAFT [パラフト]

2017.05.12

署名の記事2017.05.12

契約時は注意記名と署名の違い

一字違いで大違い…記名と署名を間違えると大変なことに!?

keyword: 署名 契約書 契約 記名 押印

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何でも電子化が進んでいるネット社会では「契約」も例外ではありません。「記名済み契約書をPDFで送ってください」といわれて、ホイホイ応じてしまうのは実は危険!?「ご署名お願いします」といわれたら、書面郵送?それともe-mail?ややこしいけと知っておきたい「記名」と「署名」の違いを解説します。

2017.05.12 文章 / Ruaha 裕子

記名と署名の大きな違いは「効力」

出典:photo AC

そもそも「記名」と「署名」って別物なんでしょうか?辞書を引いてみるとどちらも「名前を書くこと」となっていて、一見大きな違いはないように思えます。しかし、「記名 署名」で検索してみてください、法律の専門家である行政書士や司法書士の解説サイトがゾロゾロとヒットしてきます。

つまり、日常生活ではあまりはっきりした区別がない「記名と署名」は、法律的にははっきりした区別がある。ということなんです。

記名も署名も契約書面の内容に合意したことを表す目的で行われます。法律的な解説による記名と署名の違いを辞書的に説明すると、

【記名】
どのような方法にかかわらず「名前を書く」こと。直接筆記しても、ゴム印で押しても、電子的書面(ドキュメントファイルやPDFなど)に、電子的方法で記入しても「記名」であり、また、書かれる名前そのものも自分自身のものに限られない。他人の名前を書いても記名であり、また、その際に委任や依頼の有無も問われない。

【署名】
一般的には改変不能な筆記具(ボールペンや万年筆など)を用いて、名前を書面等に直接書き込むこと。自分の名前を書く場合は、特に「自著」という。

記名の場合「どんな方法であっても名前を書けば記名」となります。書かれる名前そのものも自分自身のものでなく、他人の名前を書いても記名であり、また、その際に委任や依頼の有無も関係ありません。

ところが、「署名」は原則的に本人以外の人が書いたものは「署名」と認められず、特に重要な書面では、本人以外の人が署名する場合は「代理権を証明する書類」が必要になる場合があります。

なぜ、法律の世界ではここまで細かいのか?それは、「記名」と「署名」では、「法律上の効力」が全く違うからです。特に契約書などの場合は、「記名しただけ」のものは有効と認められません。しかし「署名したもの」については印鑑がなくても合意したものとして「有効」と判断されます。

スマホの契約をするときも、賃貸契約でも、労働契約でも、銀行口座を開けるときも、消費者金融でも、書面の最後には「署名欄」がつけられて「自著」を求められるのは「記名」だけでは契約が有効に成立したとみなされないからなんですね。

記名だけでもハンコがつくと「有効」になってしまう!

出典:photo AC

最近では契約書の作成をわざわざ手書きですることはほとんどなく、ドキュメントファイルやPDFで作成するのが一般化してきました。そんな時に「面倒だから」と、本来手書きで自著すべき「署名欄」まで、文書作成時に一緒に書き込んでしまう例が多くなってきています。

アウトソーシングでVPNでのやり取りが広まり、住所氏名でも手で書くことが苦手という人も多くなっているせいか、今や各種契約書をメールや共有ドライブ経由で送付するまではさほど変わったことではありません。レスポンスの速さを求められる現代社会では時代の流れに会った方法ということなのでしょう。

しかし、前述したとおり「記名だけなら法律的に有効じゃないから」といって、ホイホイと気楽に契約書や同意書などに記名してしまうことは、避けなければなりません。なぜなら、記名「だけなら」有効ではないのであって、「捺印されれば有効」だからです。例えば記名済みの契約書や同意書をプリントアウトして、第三者が100円均一で購入した同姓の印鑑を押した場合、その契約書は有効になってしまいます。

印鑑を押すのが本人でなくても全く問題になりません。(例えば会社名の契約書では、ゴム印や社判を社長が自ら押すことは稀でしょう)一般の契約書は「有印私文書」といって、印鑑の種類を限定していません。「契約書は実印」という決まりはありません。

また、WORDに代表される電磁的な方法で作成された契約書だと、記名した後で契約書の内容を書き換えることが可能だということも無視できません。
メールなどで「合意したら記名してください」と言わるまま、記名してしまった後で、重要な契約条項を書き換えて、勝手にハンコを押されてしまうと、大変なことになってしまいます。

一歩間違えると「気がつかないうちに契約がされていた」という状況になってしまう危険があるのです。

こうした危険性を避けるために、契約書は印刷したものを2部作って、双方に割印をして内容を確認しあうことが行われています。「手書きにハンコなんて面倒、ダサい」と思われそうですが、ハンコ一つにも意味があることを覚えておかないとトラブルに巻き込まれる場合もあるんです。

契約関係は「自著」が基本!印鑑不要でも署名は慎重に

出典:photo AC

署名を英語で言うと「サイン」。印鑑を利用する習慣のない欧米では「サイン」が日本の実印以上の効力を持っています。自著をすれば契約内容に合意したとみなされて、その契約書は有効となります。

日常生活で分かりやすい例が「クレジットカード利用時のサイン」でしょう。店頭でカードを利用した時、利用明細にサインを求められた経験はないでしょうか?これは「このカードを利用して、表記の金額の支払に合意します」という意思表示をしたのと同じ意味になっています。

「自分で名前を書いたんだから、納得して書いたってことだよね?」というわけで自著ならば本来は印鑑も不要ということになっています。日本の契約実務ではほとんどの場合で印鑑も押しますが、これは自著を補強する意味合いであって、なくても有効と判断されると思っておいた方がいいでしょう。それだけ自著の持つ効力は強いということです。不動産や金融関係など財産を左右する書面の場合は自著が基本です。

契約書や同意書などに署名を求められる場合、名前だけを書く場合と、住所と氏名を併記する場合があります。本来的には住所と氏名を併記するのが正式。なぜなら氏名だけでは「同姓同名」の別人である可能性が出てくるからです。個人を特定する意味で、住所、氏名(必要に応じて生年月日まで)を併記することで「どこの誰」かを特定する目的があります。加えて身分証明書や住民票などの公的証明書を添付することで、架空の人物でないことや、氏名が間違っていないことを証明する意味合いがあります。

重要な書面では「実印」を求められる場合があります。実印は押しただけでは三文判と変わらず、有効期限内の印鑑証明を添付して初めて実印としての効力を持ちます。印鑑証明は原則、登録した本人でないと取れないものですから、添付することでより強い「合意」を表現する意味になるというわけです。

自著はくれぐれも「慎重に」。もちろん契約内容もしっかり確認するのは必須事項です!

WRITER

ライター

Ruaha 裕子

独立して生活するようになると、様々な契約が必要になってきます。言われるままに住所氏名をホイホイと書いてしまうことは、時に思わぬ危険が隠れています。詐欺事件が増加している今、契約や記名、署名、印鑑、身分証明書の意味を、今一度しっかりと理解しておくことは、自分の財産や生命を守ることにも役立つ知識となるでしょう。

ー 「生きる」と「働く」を もっと楽しく。
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BIZ ETIQUETTE

契約時は注意記名と署名の違い

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