待ちに待った内定通知どう送る？

人事・採用担当者必見の内定通知メールテンプレート

就職活動のエントリーも採用通知も、インターネットを介して行うことが一般的となった今、メールの文面に悩む採用担当者の方は多いのでは？求職者の方にその後の入社をもっと楽しみにしてもらうためにも、内定通知のメールテンプレートも気を抜かず丁寧に作成しましょう。

2018.02.08 文章／ PARAFT編集部

採用通知をメールで送る場合に気を付けること

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あなたが人事採用担当なら、採用が決まった未来の同僚に対してどんなお知らせをするべきでしょうか？

▼ 通知を受ける側の気持ちを考慮する

応募者は、まず選考結果を知りたいものです。回りくどい表現は避けて、必要事項をシンプルに書きましょう。

▼ 新たな仲間となる相手への配慮を

結果のお知らせはシンプルな表現が良いと書きましたが、必要最小限の単語を並べただけでは、事務的で冷たい印象になりがちです。上記のアドバイスとは矛盾するように思われるかもしれませんが、これから入社する相手の不安を和らげるような一文を添えておくのが良いでしょう。採用担当者は、応募者にとっては企業の窓口のようなものです。最初の印象は大切にしましょう。

採用通知メールのテンプレートを紹介

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【件名】採用内定のご連絡

【本文】
○○○○様

○○株式会社、人事部の鈴木と申します。
先日は、弊社の採用試験にご応募くださり、ありがとうございました。

さて、○○○○様の筆記、面接試験について慎重に審査を行った結果、採用内定と決定いたしました。
新たな仲間を迎えられることを大変嬉しく思っております。

つきましては、下記の書類をお送りしますので、必要事項にご記入・押印のうえ、○月○日までにご返送いただきますよう、お願いいたします。

記

① 入社誓約書１通
② 身元保証書１通
③ 健康診断書１通

以上

なお、ご質問などありましたら、担当の鈴木までお問い合わせください。

○○株式会社
人事部　鈴木太郎
電話番号
メールアドレス
会社webサイトのURLなど

社外向けビジネスメールのルールをおさらい

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日常業務でメールを利用しているとあまりにも簡潔すぎる内容になってしまったり、基本事項が抜けてしまったりと、うっかりミスをすることも。ビジネスルールを今一度おさらいしておきましょう。

▼ 送信者名

氏名がローマ字表記になっているとスパムメールと間違われる場合があります。会社名＋氏名、もしくは氏名＋会社名で設定しましょう。

▼ CcとBccの使い分け

Toは宛先です。基本的には１名を指定します。Ccは、宛先以外にメールを送りたい相手がいる場合に使用します。Bccも宛先以外にメールを送りたい相手のアドレスを入力しますが、宛先やCcの相手に知られたくない場合に使用します。

▼ 件名

具体的かつ簡潔に。内容がひと目で分かるようにしましょう。

▼ 本文

① 相手の所属会社名、部署名、氏名は正確に略さずに書きましょう。

② 長々とした時候の挨拶は不要ですが、お世話になっておりますなどの挨拶は忘れずに入れるようにしましょう。

③ 要件は簡潔に。箇条書きを用いるなど、読みやすくなるような工夫をしましょう。

④ 結びの挨拶でよく使われるのが、よろしくお願いしますという言い回しです。ご検討のほどよろしくお願いしますなど内容に応じて前後を付け足すなど臨機応変に書きましょう。

⑤ 署名はメール上の名刺のような役割を持っています。会社名、部署名、氏名、会社の住所、電話番号、メールアドレスなどの必要事項のほか、セミナーや新商品の案内などを盛り込むのも良いでしょう。

パラフトでは人事・採用担当者の皆さま向けにいろんな記事をまとめています。採用関係でいくつかご紹介させていただきます。よければ立ち寄ってみてください。

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