優先順位の記事2017.02.18
優先順位のつけ方で差が出る
逆に仕事を増やしているかも?「優先順位のつけ方」を再考する
keyword: 優先順位 長時間労働 緊急度 生産性 ゴール
2017.02.18 文章 / PARAFT編集部
残業時間の差は、仕事に優先順位をつけているかで決まる!?
「優先順位なんてつけてもつけなくても、やるべき仕事量は変わらない」「優先順位を考えている間に案件をこなしたほうがいい」という考えを持っている場合は、少し立ち止まって、一度考え直してみてはいかがでしょうか。
優先順位をつけずに手当たり次第に作業していると、サッサと切り上げて他の人に回したほうがいい仕事に時間をかけてしまったり、期限が差し迫った案件を放置していたことに気づいて慌てて作業することになったりとバタつきがち。常にあおられて仕事をしているような気分になりますし、落ち着いて取り組めないために仕事の質が落ちてしまう危険もあります。
結果としてやり直しになれば二度手間。今何をするべきかという優先順位をつけることで、生産性が格段に向上するのです。
緊急度と重要度の2軸で仕事に順位をつける
相手が完成を待っている仕事や、締め切りが差し迫っている仕事は緊急度が高いもの。重要度に関しては、仕事はすべて重要であり、おざなりにしていい仕事などないのは当然ですが、仕事の進行具合や周囲の状況を考え合わせて、重要な順に順位をつける作業はしたほうがいいでしょう。
このように2つの軸を持ちながら仕事を順位づけすると、おのずと今やるべき仕事、時間をかけるべき仕事が見えてきます。すなわち、緊急度も重要度も高い仕事から手をつけ、十分な時間をかける。そして両者とも低い仕事は後回しにするか、いっそ後輩やアシスタントに任せる、といった選択肢も見えてくるわけです。
緊急度と重要度の片方だけが高い仕事をどうするかが見えてくる
ただし、優先順位をつけることで、「緊急度は低いけれど重要度は高いから自分なりの締め切りを設けて○日までには上げよう」と前倒しで作業したり、「急ぎだけれどわざわざ私がやらなくても大丈夫そうだから、今手が空いている後輩に頼もう」など、スケジュールを立てたり、仕事を効率よく割り振ったりすることがしやすくなるのは確かです。
わずか10~20分でできる優先順位づけ。この作業を取り入れることで、ゴールの見えない長時間労働とは、もうさよならしましょう!

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優先順位のつけ方で差が出る
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優先順位のつけ方で差が出る
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編集部チーム
PARAFT編集部
「仕事全体の流れを見渡す」という作業をしなければ、優先順位はつけられません。優先順位をつけるという作業をすることで、今どんな流れになっているのかを立ち止まって確認するきっかけになるでしょう。この一時停止しての確認こそが、生産性を上げるコツといえるのかもしれません。