優先順位のつけ方で差が出る

逆に仕事を増やしているかも？「優先順位のつけ方」を再考する

やってもやっても仕事が終わらない、いつもバタバタ慌てて仕事をしている……という方。もしかすると、目の前に積んである仕事に片っ端から手をつける、というやり方をしていませんか？その手当たり次第の仕事順こそが、長時間労働の原因かもしれません。テキパキと仕事をこなすための優先順位の付け方を考えてみましょう。

2017.02.18 文章／ PARAFT編集部

残業時間の差は、仕事に優先順位をつけているかで決まる!?

出典：Free Images - Pixabay

同じ仕事量が振られているはずなのに、残業時間が少ない同僚があなたのまわりにもいるのでは？その人はもしかすると、仕事の優先順位をつけるのが上手な人である可能性も。

「優先順位なんてつけてもつけなくても、やるべき仕事量は変わらない」「優先順位を考えている間に案件をこなしたほうがいい」という考えを持っている場合は、少し立ち止まって、一度考え直してみてはいかがでしょうか。

優先順位をつけずに手当たり次第に作業していると、サッサと切り上げて他の人に回したほうがいい仕事に時間をかけてしまったり、期限が差し迫った案件を放置していたことに気づいて慌てて作業することになったりとバタつきがち。常にあおられて仕事をしているような気分になりますし、落ち着いて取り組めないために仕事の質が落ちてしまう危険もあります。

結果としてやり直しになれば二度手間。今何をするべきかという優先順位をつけることで、生産性が格段に向上するのです。

緊急度と重要度の２軸で仕事に順位をつける

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では仕事の優先順位とは、どのようにつけたらいいのでしょう。ポイントとなるのは「緊急度」と「重要度」の２つです。

相手が完成を待っている仕事や、締め切りが差し迫っている仕事は緊急度が高いもの。重要度に関しては、仕事はすべて重要であり、おざなりにしていい仕事などないのは当然ですが、仕事の進行具合や周囲の状況を考え合わせて、重要な順に順位をつける作業はしたほうがいいでしょう。

このように２つの軸を持ちながら仕事を順位づけすると、おのずと今やるべき仕事、時間をかけるべき仕事が見えてきます。すなわち、緊急度も重要度も高い仕事から手をつけ、十分な時間をかける。そして両者とも低い仕事は後回しにするか、いっそ後輩やアシスタントに任せる、といった選択肢も見えてくるわけです。

緊急度と重要度の片方だけが高い仕事をどうするかが見えてくる

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悩ましいのは、緊急度は低いけれど重要度が高い仕事、あるいは緊急度は高いけれどさして重要ではない仕事でしょう。常に緊急の仕事が飛び込んでくるような仕事なのか、長期間のスパンで案件をこなしていく仕事なのかなど、仕事内容や業務のタイプによって何を優先するべきかは変わってきます。

ただし、優先順位をつけることで、「緊急度は低いけれど重要度は高いから自分なりの締め切りを設けて○日までには上げよう」と前倒しで作業したり、「急ぎだけれどわざわざ私がやらなくても大丈夫そうだから、今手が空いている後輩に頼もう」など、スケジュールを立てたり、仕事を効率よく割り振ったりすることがしやすくなるのは確かです。

わずか10～20分でできる優先順位づけ。この作業を取り入れることで、ゴールの見えない長時間労働とは、もうさよならしましょう！

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