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整理術の記事

PC画面にも表れる?心がけたいオフィスでの整理整頓術:r000017002262 | PARAFT [パラフト]

2017.02.19

整理術の記事2017.02.19

あなたの思考も表れているかも?

PC画面にも表れる?心がけたいオフィスでの整理整頓術

keyword: 整理術 オフィス 整理整頓 デスクトップ

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「整理整頓」と聞くだけで苦手だなと思ってしまう方、プライベートは自己責任で済むかもしれませんが、オフィスでは整理整頓できていないことで周囲に迷惑をかけることも。机周りはもちろん、カバンの中やPCの中身も忘れずに整理整頓を心掛けましょう。整理整頓のためのポイントをいくつか紹介します。

2017.02.19 文章 / PARAFT編集部

整理整頓はなぜ必要? 捨てることで得られるもの

「整理」と「整頓」はひとくくりにして言われることが多いですが、整理と整頓は意味するところが違います。『三省堂大辞林』によると、整理とは「乱れているものをそろえ、ととのえること。不必要なものを取り除くこと」で、整頓とは「物事を整った状態にすること」と定義されています。要不要の別を分ける整理を先に行い、必要な物を順序立てて並べる整頓を行うことで整理整頓が完成します。

▼ 整理整頓が必要な理由

必要最小限のものが順序立てて並んでいれば、そこから何かを取り出すとき、探す手間はほぼゼロ。しかし、何がどこにあるのか分からないところから探し出すのは、下手すれば数時間かかることもあります。時間は目に見えないので軽視されがちですが、職場においては、その時間にも給料が支払われていることを忘れないでください。

また、人は視界に入るものから多くの情報を得ています。目の前が散らかっている状態では気が散って仕事に集中することが難しくなります。作業効率を上げるうえでも整理整頓は大切です。

机とカバンの中を整理しましょう

▼ 机の整理

可能であれば、机の上は何も置かないのがベスト。必要な物だけを取り出して作業し、終わればしまうようにすれば、物の紛失を防ぐこともできます。引出しは、開けたときに何が入っているか一目で分かるようにしておきましょう。小物の収納スペースは必要最小限で仕切り、溢れるものは捨てるようにしましょう。

▼ カバンの整理

腕に抱えられるだけの小さな空間と言えど、無秩な序状態では、必要なものを取り出すのに時間がかかってしまいます。心配性の人は、出先で起こり得る様々なことを考え、あれもこれも必要とたくさんの物を詰め込みがちですが、果たして毎回必要でしょうか。

今入っている物の使用頻度を冷静に考えて取捨選択すると、残るものは案外少ないはず。極端な話、スマートフォン一つあれば事足りる場合もあります。デスク周りと同様、どこに何があるのか自分の頭の中で把握できていること、もしくは一目で必要なものを見つけられる状態にすることを意識してみましょう。

PCも定期的に整理整頓を行いましょう

取り込んだデータや作成したファイル、あなたのPCはきちんと整理整頓されているでしょうか? 最悪の場合、検索機能を使えば探し出せるかもしれませんが、その行為自体が無駄な時間です。

▼ フォルダに分けて整理

分野ごとや時系列など、分かりやすいフォルダを作り、ファイルを格納しましょう。そのフォルダの中も何重もの入れ子状態になっては元も子もありません。2~3階層くらいにとどめておくのがオススメです。

▼ 定期的に見直す

必要なデータの優先順位は時間経過とともに変わってきます。また、不必要なものまで入れっぱなしにしておくと、PCの動作速度にも支障が出てきます。こまめな取捨選択が難しい場合は、定期的に整理の時間を取り、不要なデータは削除しましょう。保存が必要なものは、クラウドサービスにアップロードすればPC容量を圧迫しすぎることもありません。

▼ デスクトップはシンプルに

ときどき、デスクトップがショートカットで埋め尽くされているPCを見ますが、無駄以外の何物でもありません。ショートカットは3列以内を目安に整理しましょう。よく使うアプリケーションはタスクバーから起動するようにすると、よりスッキリした状態になります。

WRITER

編集部チーム

PARAFT編集部

整理術については、雑誌でも度々特集が組まれたりベストセラー書籍が生まれるなど、注目が集まっています。裏を返せば、いかに悩み、試行錯誤している人が多いかということ。自分の状況や性格に合ったものを探し、長く続けられるアイディアをぜひ実行してみましょう。

ー 「生きる」と「働く」を もっと楽しく。
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