個性を認めあうきっかけに

会社で仕事以外のスケジュールも共有することのメリット

ちょっと前まではスケジュール管理は自分の手帳で管理したり、会社のスケジュールはホワイトボードに毎日書いていたりしましたよね。今はグーグルカレンダーなどで仕事のスケジュールを管理し、全員のスケジュールを確認できるようにしている会社も多くなってきました。今回は会社で仕事以外のスケジュールを共有するメリットについて考えてみます。

2017.02.16 文章／ PARAFT編集部

スケジュールを共有するメリットとは？

出典：Free stock photos · Pexels

スケジュールを公開することによって、誰が、いつ、どこで、何をしているのか、本人に聞かなくても一目瞭然になります。例えば「営業の○○さん、今日はどこに行ったの」などと本人やまわりの人に聞かなくてもWebカレンダーでスケジュールを共有しておけば一発でわかります。これによって、人に聞く、あるいは本人に電話をするという手間が省け、業務効率が上がります。

また、会議の時間変更などがある場合、出席者全員のスケジュールを聞いて回るのは大変な作業ですが、全員がスケジュールを共有していれば、会議開催可能な時間がおのずと明らかになります。これによって、話しかけやすい人、話しかけにくい人などの人間関係に左右されることなく仕事でのスケジューリングが簡単になります。

プライベートなスケジュールを共有するメリット

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プライベートなスケジュールの共有をおすすめしたいのは、本社は土日休みなのに現場は土日も動いているという就業形態で勤務している方、休日に呼び出しがあって出勤する場合がある方です。

特にマネージメントクラスの方には、プライベートな時間のスケジュールも共有しておくことをおすすめします。マネージャーであれば、勤務時間外でも商談も少なくありませんし、また、退社後の会食もあるでしょう。大切な商談や接待の前に長引きそうな会議のスケジュールを入れられると不都合なことも多いです。また決裁権を持っているマネージャーであれば、のべつまくなしに追い掛け回されている方も多いでしょう。プライベートの時間を予め周囲に知らせ、確保しておくことで、携帯電話が鳴ることも少なくなりますし、何より「あの予定までにはこの仕事を終わらせよう」と自分自身に言い聞かせる効果も生まれるでしょう。

自分のためにするスケジュール公開

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プライベートのスケジュールは公開したくない、という方ももちろんいらっしゃるでしょう。もちろんプライベートなスケジュールの内容を事細かに共有する必要はありません。しかし共有しておくとメリットになることもあります。

例えば用事があって定時退社をしたいときに前もって周囲に伝えておくことができるのはもちろん、男性が「保育園お迎え」と入れてあれば「あ、今日はお迎え当番なんですか？」なんて会話が生まれるきっかけにもなります。

また、週末旅行の予定などを入れておくと、旅行先をすでに訪れたことがある人とのコミュニケーションが生まれる機会になるかもしれませんし、旅行中に受けたインスピレーションを仕事に活かす際にもスムーズに話が進むでしょう。

プライベートな予定には、仕事中にはなかなか見えない“個性”が見えます。同僚の人となりを知り、自分の人となりも知ってもらい、よりスムーズなコミュニケーションに役立てましょう。

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編集部チーム

PARAFT編集部

スケジュール共有で気をつけたいことは、スケジュール表に頼ってばかりだとコミュニケーション不足になりがちだということです。誰も会議時間の変更を口に出さず、Webカレンダー上とメールだけでやり取りしていたので会議時間の変更に気がつかなかったというケースもありますので、コミュニケーションもきちんととることをお忘れなく。