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英語の記事

今日から自分で対応できる!英語での電話に使えるフレーズ集:r000017002413 | PARAFT [パラフト]

2017.03.06

英語の記事2017.03.06

黙って切る前にできる限り対応を

今日から自分で対応できる!英語での電話に使えるフレーズ集

keyword: 英語 ビジネスマナー 電話対応 オフィス 定型文

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オフィスワークにおいて電話対応は少なからず付いてくる仕事です。日本語のみのやり取りが多いと思いますが、イレギュラーに英語での対応が必要になった場合も、慌てずスマートに対応したいものですね。日本語の対応で使われる、お世話になっておりますや少々お待ちくださいのような定型文は英語にも存在します。電話を受けてから用件を聞く、取り次ぐなど、英語での電話対応の場合によく使われる言い回しを紹介します。

2017.03.06 文章 / PARAFT編集部

電話を受けた際の第一声。名乗りの定型文

いつものように着信電話に対応したら、相手が英語で話し出しました。間違い電話かもしれませんが、大切な用件かもしれません。まず、誰からの電話なのか確認するところから始めましょう。

▼ お電話ありがとうございます。

Thank you for calling.

Good morning/afternoon.

Hello.

▼ □□株式会社 の◯◯です。

I am ◯◯ calling from □□ Corporation.

▼ ご用件は何でしょうか?

How may I help you?

May I help you?

▼ どちらさまですか?

May I have your name, please?

▼ 御社名もお知らせいただけますか?

Can I have your company name, please?

▼ 誰に御用でしょうか?

Who would you like to speak to?

▼ 少々お待ちください。

Just a moment, please.

慣れていないと聞き取りは難しいものです。しかし間違いは禁物です。ゆっくりと話してもらい、確実に聞き取りましょう。

▼ もう一度言っていただけますか?

Could you say that again please?

▼ もう少しゆっくり言ってもらえますか?

Could you please speak more slowly?

担当者が在籍している場合と不在の場合

まず、担当者が在籍している場合の取り次ぎ方です。

▼ ◯◯におつなぎします。

I will transfer your call to ○○.

▼ △△部門におつなぎします。

I’ll put you through to the △△ department.

では次に、不在の場合の対応を紹介します。

▼ ◯◯はただいま電話に出られません。

○○ is not available right now.

▼ 申し訳ありません。◯◯はただいま席を外しております。

I'm sorry, but ○○ is not at his/her desk at the moment.

▼ ◯◯はただいま他の電話に出ています。

○○ is on another line right now.

▼ ◯◯はただいま会議中です。

○○ is in a meeting right now.

▼ ◯◯はただいま外出しております。

○○ is out of the office at the moment.

▼ ○○は今、事務所にいません。*時に戻る予定です。

○○ is out of office right now and he/she will be back at *.

▼ ○○は今、出張中です。次の●曜日(明日)に帰る予定です。

○○ is on a business trip now and he/she will be back next ●(tomorrow).

▼ ◯◯はすでに帰宅しました。

○○ has left for the day.

上記の○○は、heやsheでも構いません。

離席や外出が短時間の場合、折り返しの連絡が必要か尋ねておくとよいでしょう。その場合の言い回しは以下のようになります。

▼ 後ほどかけ直していただけますか?

Could you call back later?

▼ 折り返しお電話させましょうか?

Should I have him/her call you back?

伝言を受ける場合。間違い電話への対応。

伝言を受ける場合、相手の名前や会社名、電話番号などもしっかりと確認しておきましょう。

▼ 伝言を承りましょうか?

May I take your message?

▼ もう一度お名前をお伺いできますか?

May I have your name again?

▼ スペルを教えていただけますか?

Could you spell your name please?

▼ 会社名をお知らせいただけますか?

May I ask what company you are calling from?

▼ 電話番号をお知らせいただけますか?

May I have your phone/contact number?

▼ 確認のため復唱します。

Let me repeat your information to make sure I got it right.

▼ 伝言を必ずお伝えします。

I’ll make sure he/she gets the message.

自社または担当者宛の場合は以上のような対応となります。しかし万が一間違い電話の場合、ガシャンといきなり切るのは、当たり前ですがビジネスマナーに反します。このような場面では以下のような言い回しで対応しましょう。

▼ 番号をお間違えではないですか。

I’m afraid that you have the wrong number.

▼ ◯◯という名前のものは社内におりません。

I’m afraid ◯◯ doesn’t work here.

WRITER

編集部チーム

PARAFT編集部

日本語でも英語でも、電話対応の際にはある程度決まった言い方があります。電話を受ける、名乗る、取り次ぐなどは短いフレーズの組み合わせなので、定型文を知っておくとスムーズに対応ができます。また、相手にきちんと伝わるよう、慌てず、ゆっくり、はっきりと話すことを心掛けましょう。

ー 「生きる」と「働く」を もっと楽しく。
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