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もう遅れさせない!スケジュール管理は「逆算」から始めよう:r000017002502 | PARAFT [パラフト]

出典:Pexels

スケジュール管理の記事

もう遅れさせない!スケジュール管理は「逆算」から始めよう:r000017002502 | PARAFT [パラフト]

2017.03.23

スケジュール管理の記事2017.03.23

いつまで経っても終わらないワケ

もう遅れさせない!スケジュール管理は「逆算」から始めよう

keyword: スケジュール管理 締め切り 仕事術 タスク管理 残業

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タスク管理に欠かせない締め切りの設定方法、そこからの進め方を「逆算」で決めていく方法など、今回はスケジュール管理に関して知っておきたいことをご紹介します。仕事を効率よく終わらせたい……社会人であれば誰もが考えること。新年度を前に「時間・タスク・スケジュール管理」について改めて考え直してみませんか。

2017.03.23 文章 / PARAFT編集部

なぜ仕事が終わらないのか

出典:Pexels

定時は過ぎているのに仕事がなかなか終わらない。社会人であれば多くの人がこのようなことを経験するでしょう。残業時間が多いと自分自身に負担がいくだけでなく、仕事が遅いというレッテルを貼られてしまうことも。

以下は残業が多くなる主な要因です。自分に当てはまるものはないか念のため確認しておきましょう。

① 締め切りに対する意識がそもそも低い

② 自分が一つの作業にどのぐらい時間がかかるか把握できていない

③ 一つ一つの動作に慣れていなくて時間がかかる

④ 一度に複数のタスクをやろうとする

今回は特に①と②に関連しているタイムマネジメントやスケジューリングについてポイントをまとめていきたいと思います。残業は外的要因に左右されることももちろんありますが、今一度自分自身を振り返ることが大切です。

その仕事はいつ終わらせるのか「締め切り」を意識する

出典:Pexels

一つ一つのタスクについて締め切りを設けることはとても大切です。担当した時点で締め切りが決められていることもあれば、自分のなかで締め切りを設定することもあるでしょう。

迷うのは、人から頼まれている仕事で、特に期限が定められていないもの。「なる早で」なんて言われたものの明確な指示がなかったために、ついつい後回しにしてしまい、後日急かされるなんてこともあるのでは。そのような場合はまず依頼を受ける時点で「どんな業務に使われるものなんですか?」「いつごろまでに部長に提出したいですか?」等とヒアリングをして、相手の急ぎ具合を把握しましょう。相手自身もその業務についてのスケジュールやフローを意識していなかった可能性もあるので、一緒に紐解いていくのが良いでしょう。

なお、権限が自分にあり締め切りを自ら設定できる場合は、タスクを詰め過ぎないこともれっきとした仕事術です。順調に仕事が進み、空き時間ができるようであれば、緊急性はないが重要なことをやるようにしましょう。長期的なキャリア構築において大きなプラスとなるはずです。

締め切りが決まってからやること

出典:Pexels

締め切りが決まればあとは目的に向かって仕事を進めるだけ。締切日から逆算して、1ヶ月、1週間、そして今日は何をしないといけないのか考えてスケジュール帳などにメモをしておきましょう。

スケジュール管理に関してはアナログのスケジュール帳やデジタルのカレンダーアプリ、エクセルなどの表計算ソフトを使う人が多いです。長期的なスケジュールはソフトを使い、今日1日のスケジュールはアナログの手帳を使うという人もいます。自分が継続できる方法を確立させていきましょう。

また1日の終わりや、きりのいいタイミングで振り返りをすることも大切です。夜寝る際に、今日の反省点や良かった点を振り返るのもいいでしょう。

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WRITER

編集部チーム

PARAFT編集部

一つひとつの仕事は小さく他愛もない業務のようにみえても、もっと俯瞰的に見れば、大勢の関係者がいてたくさんの業務があって成り立っていることが分かります。自分のタスクとしてはもちろん、事業をより効率よく進めるためにも、スケジュール管理はしっかりやっておきたいところです。

ー 「生きる」と「働く」を もっと楽しく。
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