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人事担当者必見!転職者向け内定通知のメールテンプレート:r000017002533 | PARAFT [パラフト]

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メールテンプレートの記事

人事担当者必見!転職者向け内定通知のメールテンプレート:r000017002533 | PARAFT [パラフト]

2018.02.08

メールテンプレートの記事2018.02.08

内定通知の常識とは?

人事担当者必見!転職者向け内定通知のメールテンプレート

keyword: メールテンプレート 内定通知 人事 採用担当者 転職活動

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転職者に内定通知する際に使えるテンプレートと、内定通知の一般常識を紹介します。新卒採用とは少し異なるので注意が必要です。せっかく内定を出した転職者が、内定通知の不備で辞退となっては元も子もありません。ここでポイントをおさえておきましょう。

2018.02.08 文章 / PARAFT編集部

知っておきたい内定通知の常識とは

出典:Pixabay

電話で内定通知を行う企業もありますが、誤解や連絡ミスがないように書面で内定通知を行う企業がほとんどです。ワードなどで作成した内定通知の文書を、内定者の自宅へ郵送するかメールで送信します。その際に履歴書や職務経歴書といった応募書類を返送する必要はありません。

内定通知は多くの応募者が待ち望んでいるため、できる限り早く郵送する必要があります。遅くなってしまうと、せっかく内定を出したのにも関わらず辞退されてしまう可能性もあるので、内定を出したら速やかに送るようにしたいものです。

封筒は会社で使用しているもので構いませんが、確実に見てもらえるように赤文字で重要書類在中と表面に書き添えておくことをおすすめします。くれぐれも誤配を起こさないように、何度も住所と宛名を確認してください。

人事の採用担当者が知っておきたいテンプレート

出典:Pixabay

内定通知書を作成する際の順序とあいさつ文のテンプレートを紹介します。

▼ 右上に内定通知書作成日、一段下の左に宛名を入れる

▼ 頭語と結語は必須で、拝啓と敬具をそれぞれ使用します。内定通知書の場合時候の挨拶は特に必要がありません。

▼ 弊社に応募していただき、誠にありがとうございました。と感謝の意を表しながら、「選考を重ねました結果貴殿の採用を内定することにいたしました。」「厳正な審査の結果、採用することに決定しましたのでお知らせいたします。」と率直に書きます。

▼ 今後の流れについて説明し、必要書類がある場合にはその旨と提出期日を伝えます。面接で伝えていたとしても、内定通知書にはっきりと明記する必要があります。

重要事項は表にしてまとめるのがおすすめ

出典:Pixabay

敬具で一旦文章を締めくくった後には、表を入れて入社に必要な書類内容や提出日、入社日や当日の持ち物など重要事項をまとめるのがおすすめです。内定者に伝わりやすく、見落としを防ぐことができます。特に転職活動を行っている内定者は、多忙で書類の確認ミスが多いのでぜひとも表を使いたいところです。

文末には「ご不明な点や質問がございましたら弊社へお問い合わせ下さい。」の一言を入れて文章を締めくくります。その下には人事部の連絡先や採用担当者の氏名を入れておくとスムーズに連絡が取れます。

また、差出人として企業名と住所、連絡先を記載しておく必要がありますが、表記は社長名、採用担当者名のいずれでも構いません。社印を押す会社も少なくないので、会社として表記などをどのようにするか、上司へ確認をとって対応していくことをおすすめします。

パラフトでは人事・採用担当者の皆さま向けにいろんな記事をまとめています。採用関係でいくつかご紹介させていただきます。よければ立ち寄ってみてください。

最初の面接を通過した人にメールを送るときは…
>> 人事・採用担当者必見! 面接通過時のメールテンプレート

内定通知のメールテンプレートをご参照ください。
>> 人事・採用担当者必見の内定通知メールテンプレート

内定辞退の連絡が来たら、あなたはどう打ち返しますか?
>> 採用担当者必見!辞退者に返せるメールの鉄板テンプレート

優秀な女性社員がいなくなってしまう前に気をつけておきたいこととは…。
>> 女性の寿転職を防ぐ! 人事担当者が見逃してはならないポイントとは?

人事に配属されたばかり!? 若手人事担当者の皆さん、がんばって!!
>> 若くして人事に配属!成果を発揮するためのポイントとは

WRITER

編集部チーム

PARAFT編集部

内定通知は会社を代表して送る重要な文書です。誤った内定通知書を送ってしまうと会社の信用を損ない、最悪の場合、内定者から辞退されてしまうこともありえます。内定者にとっては、一言一句を熟読する大事な通知。せっかくの内定者を失わないためにも、内定通知には特に心を配って対応したいものですね。

ー 「生きる」と「働く」を もっと楽しく。
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