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相手が開封したくなるメールの件名の書き方【ビジネスメール】:r000017002847 | PARAFT [パラフト]

出典:PARAFT

件名の記事

相手が開封したくなるメールの件名の書き方【ビジネスメール】:r000017002847 | PARAFT [パラフト]

2019.09.02

件名の記事2019.09.02

デキるメールの件名の書き方

相手が開封したくなるメールの件名の書き方【ビジネスメール】

keyword: 件名 ビジネスメール 返信 書き方

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メールの件名はビジネスメールの要です。ポイントをはずした件名をつけてしまうと、迷惑メールだと思われることも。最悪の場合、開封すらされずにゴミ箱行き……ということもありえます。
ビジネスメールを送るからには、受け取った相手が確実に開封して、中身を読もうと思ってもらえるような件名をつけたいものです。
相手が開封したくなるようなメールの件名って、具体的にどう書けばいいのでしょうか。そもそも件名を書く上でおさえるべきポイントは何なのか、その基本からご紹介します。
ビジネスメールに悩んだら読んでほしい「まとめ」

2019.09.02 文章 / PARAFT編集部

ビジネスメールの件名のつけ方・3つの基本

出典:Frame illust

ビジネスメールの件名を書くときに、基本としておさえておきたいポイントは以下の3つ。

わかりやすくするために、ゴミ箱行きになったりスルーされてしまったりしそうな件名の例を挙げてみます。

例)明日の研修について

さて、どんな風に修正すればこの件名を「開封したくなる件名」にできるのでしょうか。

ポイントを1つずつ紹介しながら直していきたいと思います。

▼ ポイントその1.日時を記載

例)4/20(木)17時~の研修について

このように具体的な日時を記載すれば、どの研修なのか受信者に判別がつきやすい上、日付で該当メールを検索することもできます。メールは残るものなので、「明日」のような変動しやすい表現ではなく、できるだけ具体的に日付や時間を入れることを心がけたいものです。

▼ ポイントその2.固有名詞を記載

例)4/20(木)17時~○○社様マナー研修について

こちらも日時同様、受信した側が何の研修なのかが判別できる情報があると、混同されず、検索性も高まります。例のように、○○社といった固有名詞を入れ、「マナー研修」とするとマナーについて学ぶ研修だとわかります。

▼ ポイントその3.どうしてほしいのか(目的)を記載

例)4/20(木)17時~○○社様マナー研修のご案内

この例であれば、この研修に出席してほしい(=案内)、という目的が件名から読み取れるようになります。このような「案内」以外にも、「ご確認のお願い」「お知らせ」「ご連絡」「ご報告」「~までにご返信下さい」「再送」など、端的にどうしたいのかを表す言葉を活用しましょう。

さらにもうひと工夫すると、メールを受け取った相手を気づかうデキる件名になります。その工夫とは?

ビジネスメールの件名で相手を気づかう工夫

出典:Frame illust

▼ 【】()などで件名を見やすくする工夫

例)【ご案内】4/20(木)17時~ ○○社様マナー研修

例のように「このメールを送った目的」を件名冒頭ではっきり示すと、受信者もメールを読むべきかの判別がしやすくなります。

冒頭で紹介した基本のポイントにのっとると、件名はどうしても長くなりがちです。それがカッコを使えば、さほど長さは気になりません。

一日に何百通ものメールを受信する相手であれば、受信ボックスをパッと見て、件名で用件が把握しやすいとありがたいものです。【】などのカッコや・などの記号を積極的に活用しましょう。

▼ 【重要】などの表記が迷惑メールと疑われない工夫

例)【重要・ご案内】4/20(木)17時~ ○○社様マナー研修

急いで確認してほしいメールや重要なメールの場合、受け取る側に伝わるように【至急】【重要】などを件名冒頭につけると優先して開封してもらえるかもしれません。

ところが最近の迷惑メールでは、開封率をあげるための工夫として、【至急】ご確認下さい や、【重要】未入金のご連絡 のような件名をつけるケースが多くなっています。

せっかく送ったメールを迷惑メールと疑われ、受信者が開封をためらうことがないように、【重要】だけでなくもう一つの情報を掛け合わせて【】に入れましょう。たとえば【重要・日程変更のお知らせ】●●セミナー開催日程8/31→9/10 などのようにします。

個別具体的な情報を件名に入れると、誰から・何の用事で送られてきたメールなのか見当がつきます。

受け取った相手が迷惑メールかどうかの判別がしやすくなります。

▼ 添付ファイルがある場合に迷惑メールと疑われない工夫

例)【ご確認ください】○○お見積書送付の件(△△商事・鈴木)

添付ファイルがついたメールを受信すると、受け取った側はそのファイルがウイルス感染していないかなど送信元を特に気にするものです。送り先や送られた意図がはっきりしない場合、安全のために開封せず削除されることもありえます。

受信者が開封しても大丈夫と判断できるよう、件名にも送信者の所属している会社名と名前を入れておくと親切です。

ビジネスメールの件名をつけるときに迷うこと

出典:Frame illust

最後に、件名をつけるときに迷うポイントを解消します!

▼ 用件が2つあるときの件名はどうすればいい?

例)4/30(土)講演会の御礼・当日資料ご確認のお願い

例のように、お礼と資料確認依頼、2つの用件がある場合は、件名に並列して表記します。
ビジネスメールの原則は、用件一つに対して一通のメールが基本ですが、例のように一通ずつ分けてしまうとかえって煩わしい印象になる場合はあわせて送っても大丈夫です。

件名で「講演会のお礼他」とまとめてしまわず、できるだけそれぞれを明記するようにします。

▼ 返信メールでは件名を変えたほうがいい?

例)Re: 4/30(土)講演会の御礼・当日資料ご確認のお願い

件名は変えなくていいです。受信したメールへ返信するとき、ふつうは自動的に件名冒頭に「Re:」がつきます。この「Re:」を削除せず、件名も変えずに送信するのが原則です。

同じ件名でまとまってスレッド表示となる場合があるため、少しでも変更するとスレッドからはずれてしまい、相手が見落としてしまう可能性があります。

▼ 返信のやりとりの中で用件が変わる場合、件名はつけ直したほうがいい?

例)【ご相談】7月開催予定 働き方に関する講演(仮題)

返信メールでやりとりを続けるうちに、別の内容に切り替わる場合は、その時点で件名をつけ直します。
何の用件でメールをやりとりしているのか曖昧になるのを避けるためです。後日、該当のメールを探す場合も、件名が内容とずれていると探しにくくなります。

件名とメールの内容を一致させることが、メールの内容を相手に正確に伝える基本です。一致させることを念頭においておくと件名に迷わなくなります。

▼ 件名以外のビジネスメールの作法

この機会に、件名以外のビジネスメールの作法を身に付けませんか?

メールの件名に【】(隅付き括弧)を入れる目的・使用法とは?

気持ちが伝わるメールの書き出し方【ビジネスメール】


受信した相手にしっかり伝わる言い回し【ビジネスメール】

WRITER

編集部チーム

PARAFT編集部

ビジネスメールの件名をつける際のポイントをご紹介してきましたが、個別具体的に件名をつけるとなると、まだまだ悩みは尽きないものです。 最初に件名が思いつかないときは、本文を書いてから件名をつけるようにしていくと、はずさない件名がつけられるようになります。試行錯誤しながら件名をブラッシュアップしていきましょう!

ビジネスメールに悩んだら読んでほしい「まとめ」

ー 「生きる」と「働く」を もっと楽しく。
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デキるメールの件名の書き方

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