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気持ちが伝わるメールの書き出し方【ビジネスメール】:r000017002852 | PARAFT [パラフト]

出典:Unsplash

書き出しの記事

気持ちが伝わるメールの書き出し方【ビジネスメール】:r000017002852 | PARAFT [パラフト]

2017.11.09

書き出しの記事2017.11.09

メールの書き出しに悩まない

気持ちが伝わるメールの書き出し方【ビジネスメール】

keyword: 書き出し 挨拶 名乗り ビジネスメール 書き方

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ビジネスメールの書き出し。伝えたい用件ははっきりしているけれど、どう書き出せば自然で失礼にあたらないのか。意外に悩まされるのがメール本文の冒頭部分です。 いつも頼りがちな「お世話になります」以外の書き出しはあるのかなど、ビジネスシーンで悩むメールの書き出しに、スポットを当ててご紹介します。
ビジネスメールに悩んだら読んでほしい「まとめ」

2017.11.09 文章 / PARAFT編集部

相手との関係で決まるメールの書き出し

出典:Frame illust

「拝啓 新緑の候、ますますご健勝のこと……」

改まったビジネスシーンで送る手紙を書く際に、このような挨拶文を探す方は多いのではないでしょうか。一方でメールでは形式張った挨拶(時候の挨拶など)は必要ない、というのが通例となっています。とはいえ、メールの本文がいきなり用件から始まっているのは、あまり印象の良いものではありません。簡単な言葉で構わないので、書き出しは挨拶から始めるのがビジネスメールのマナーです。

ビジネスメールの書き出しにふさわしい挨拶とは、どのように書けばよいのでしょうか。
手紙ほど形式にこだわる必要はありませんが、メールを受け取る相手と送信者との関係性にしたがって、挨拶の丁寧さのレベルを変える必要があります。

手紙のように、送るたびに挨拶文を変える必要はありません。自分にとって使いやすい一文を定番の書き出しにすれば、十分な挨拶となります。

下記に、丁寧さのレベル別挨拶例文をご紹介します。相手との関係を踏まえて使う例文を選びましょう。
※下に行くほど、丁寧さが高まります。


▼ 社内などかしこまらない関係

例)おはようございます。/ こんにちは。
 「おはようございます」は、朝の時間帯に読まれるメールに限って使います。明らかに朝とは言えない時間帯に読まれるメールで使ってしまうと、受信相手に違和感を与えてしまいます(これは「こんにちは」「こんばんは」も同様です)。
 
例)お疲れ様です。
 社内に向けたメールで、上司・同僚問わず非常によく使われています。疲れを労う意味合いなので、朝の時間帯に読まれるメールであれば前出の「おはようございます」と使い分けるのが一般的です。「朝から“お疲れ様”と書かれるのは、あまり気分の良いものではない」と感じる人もいるので、送る時間帯には注意したいものです。親しい取引先に対しても使われることが多い挨拶です。

例)先日の顧客トラブルの件では、ご協力ありがとうございました。
  発注管理でいつもお世話になります。
  納品期限の件でご相談させてください。

これまでにご紹介した挨拶例文は、時間帯によって使い分ける必要がありました。「なんて面倒なんだ!」と思う方も多いでしょう。そんな場合は思い切って、日頃の感謝や先日手伝ってもらったことのお礼を挨拶文にしましょう。「お礼が特に思いつかない……」という場合は、どんな目的でメールを送ったのかを端的にまとめた一文を挨拶にしても、意図が伝わりやすいメールとなって印象が良くなります。

▼ 取引先など丁寧な対応をする関係(最も一般的)

例)A:いつも大変お世話になっております。/ B: いつもお世話になっております。
 Aの例文の方が、より丁寧な印象になります。どちらも非常によく使われています。
 
▼ 顧客など最も丁寧な対応をする関係

例)A:平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。/ B:いつもご愛顧いただき、誠にありがとうございます 
こちらも、Aの例文の方がより丁寧な印象になります。お客様に対しての挨拶の程度は、送信する企業のビジネスシーンによってそれぞれに解釈があるため、一概には指定できませんが、一般的な顧客への挨拶はこのレベルにしておくと失礼にはなりません。
自身のビジネスでは、どのレベル感が適切なのかわからない場合は、丁寧すぎるところからスタートして、様子を見ながら調整していくのがベターです。

書き出しに欠かせないもの・状況に合わせた挨拶

出典:Frame illust

▼ 書き出しに欠かせないもの

メールの書き出しで使う挨拶についてご紹介してきましたが、この挨拶とセットで忘れてはならないものがあります。それは「名乗り」です。

「以前からメールのやり取りがある相手だし、メールアドレスを見れば誰が送っているかわかるはず」と書き出しで名乗らない方が見受けられますが、名乗らないのはマナー違反です。メール文末に署名があるからと省くのもよくありません。

下記のように、挨拶に続けて早めに名乗るようにしましょう。

例)いつも大変お世話になっております。△△商事の石井です。

このように、簡潔に名乗ります。ただし、何度も往復してメールのやり取りをするような相手であれば、名乗りを省略しても大丈夫です。相手が誰から送られたメールなのか確実にわかる状況ならば、頻繁な名乗りはむしろ煩雑な印象を与えるため、省いても問題ありません。

▼ 状況に合わせた挨拶

最初にご紹介した、相手との関係性で決まる一般的な挨拶以外にも、ある一定の状況でよく使われる挨拶があります。

特によく使われるものを例文でご紹介します。

例)突然のメールにて失礼いたします。(初めてメールを送る場合)
例)ご無沙汰しております。/ お久しぶりです。(しばらく連絡をとっていない相手へ) 
例)たびたび失礼いたします。(立て続けに何度もメールを送る場合) 
例)先ほどのメールに追加でのご連絡です。(追加で伝えたい場合)
 
他にも、いろいろな状況があるでしょう。状況に合わせ、少し言葉を添えるつもりで書き出しを考えると、自然な挨拶になります。

「お世話になっております」から一歩先へ!

出典:Frame illust

さて、ここまで ビジネスメールにおける書き出し=適切な挨拶+名乗り であることをご紹介しました。

「書き出しの基本はわかっているけれど、いつも無難に"お世話になっております”にしてしまう! 」という悩みを持つ方は多いはず。ここでは、いつもの「お世話になっております」から一歩先に進む、メールの挨拶について考えていきます。

「お世話になっております」は一般的な感謝の挨拶です。挨拶で伝えたいのは、メールを読む相手への感謝やいたわり、気づかいです。挨拶の基本に立ち返ってメールを受け取る相手を気づかえば、プラスαの挨拶が浮かんでくるのではないでしょうか。

以下に、伝えたい気持ち別の挨拶例文をご紹介します。

▼ 感謝を伝える

 例)先日は弊社へご足労いただき、ありがとうございました。
 例)早速のご返信をありがとうございました。
 例)いつも弊社業務へご配慮いただき、ありがとうございます。


▼ 相手をいたわる

 例)先日は大変お疲れ様でした。
 例)このたびは、ご協力いただいて大変助かりました。
 例)おかげさまで、○○のイベントを無事終了できました。


▼ 相手を気づかう

 例)お久しぶりです。お元気でお過ごしでしょうか。
 例)ご着任先ではいかがお過ごしでしょうか。
 例)大変ご無沙汰しております。いかがお過ごしでしょうか。

 
冒頭でもお伝えしたとおり、メールは手紙ではありませんから、簡潔な文で構いません。相手のことを考えた挨拶文であれば、メールを読む人も送信者の気持ちを感じ取れるもの。「お世話になっております」でも、もちろん良いのですが、ときどきこうした挨拶でメールを書き出せば、やりとりをする相手との距離も縮まるかもしれません。

WRITER

編集部チーム

PARAFT編集部

メールの書き出し。手紙のように文例集を引くわけにもいかず、意外と悩みますよね。メールの基本は簡潔に・短めに、ですが、短い中にも書き出しでほんの少し気持ちを伝えることが、ビジネスメールを円滑にやりとりする秘訣かもしれません。

ビジネスメールに悩んだら読んでほしい「まとめ」

ー 「生きる」と「働く」を もっと楽しく。
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