時間のマナー、大丈夫？

メールを送るときに配慮したい時間【ビジネスメール】

取引先へ今日中に送っておきたいメールを書こうと、時計を見ると深夜に近い時間帯。こんな時、メールを送るべきかどうか迷うこと、ありませんか？マナーとしてOKなのか、ビジネスメールを送る時間帯について考えてみます。
ビジネスメールに悩んだら読んでほしい「まとめ」

2017.04.24 文章／ PARAFT編集部

ビジネスメール送信に適した時間帯とは

出典：Frame illust

ビジネス電話をかける時間を気にすべきというのはもちろんですが、ビジネスメールも送る時間帯・曜日に気を使うのがマナーです。メールは相手が都合に合わせて確認できるツールであるとはいえ、多くが受信してから1～2時間のうちに開封されると言われており、受け取った相手の時間を少なからず奪うものには違いありません。何か特別な事情がない限り、原則として、相手が仕事をしている時間帯・曜日に送るようにします。

▼ 深夜のメールはNG
仕事の内容にもよりますが、例えば9時始業・17時終業の業態であれば、夜中の22時から明け方4時頃の時間帯には仕事をしていないはず。もちろん、仕事上のいろいろな事情や状況があって、真夜中に仕事をせざるを得ないこともあるでしょう。でも、普通ではない時間帯に送られたメールを受け取った相手は、例えば自分が仕事を依頼したことで、送信者に思いがけず過重な負担をかけてしまっているのではないか、など心配をしてしまうものです。
受け取った相手に無用な心配をさせないためにも、ビジネスメールを送る時間帯には気をつけましょう。

それでも、どうしても夜遅い時間帯に送る必要がある……。そんな時は、なぜこの時間帯にメールを送ったのか理由を添えるようにしましょう。下記に例をご紹介します。

▼ 理由を添えた後のビジネスメール文
例）夜遅くのメールとなり、申し訳ありません。
　　ご依頼いただいたデータが先ほど仕上がりましたので、急ぎお納めしたく
　　当メールに添付にてお送りいたします。
　　ご確認のうえ、万一不都合がございましたら、当メールへ返信にてお知らせ下さい。
　　
▼ 時差を配慮したビジネスメール文
海外から送る・海外へ送る場合の時差にも注意が必要です。
例）このメールは、出張先のニューヨークから現地時間の4/20（金）15時過ぎにお送りいたしました。

このように、状況や理由を簡単に伝えるだけで、受け取る相手も納得してメールをやり取りできます。

▼ 早めに回答がほしい場合
相手から早めに回答がほしい場合は、10時から13時くらいまでにメールを送ると効果的です。午前中はたまったメールを一気に処理をしたり、その他予定していることを片付けるため、何かと忙しくしているもの。たまったメールや朝の忙しい時間帯に送ったメールは、他のメールに埋もれてしまったり、かえって後回しにされかねません。相手が一段落して、しっかり対応してもらえそうな時間帯を見計らうのも、メールを効果的に使う手段となります。

曜日にも、配慮が必要

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時間帯と同様、メールを送る曜日にも気をつけましょう。土曜日や日曜日が自分や相手の休日であれば、休日にはメールを送らないことです。夜遅い時間に送るのと同様、受け取った相手に余計な負担をかけないようにします。やむなく休日にメールを送る必要がある場合は、なぜ送ったのか理由を添えるようにします。

▼ 理由を添えた後のメール
例）休日中のメールとなり、申し訳ありません。
　　ご依頼のデータが先ほど仕上がりましたので、急ぎお納めしたく
　　当メールに添付にてお送りいたします。
　　ご確認・ご返答などは、月曜以降にいただきますようお願いいたします。
※受け取った相手が返信を慌てることのないように、最後の一文を添えておくとよいでしょう。

▼ 金曜日のメールに注意！
平日最終日の金曜日に送るメールは特に注意が必要です。午後になってからメールを送ると、休日を前に仕事を終わらせようとする相手の負担を重くするだけでなく、対応を週明けに先送りされたり、最悪の場合忘れられてしまうことにもなりかねません。相手から返信がほしいメールを送る場合は、10時から12時までに送るようにしましょう。

見ている端末はPCだけではない！

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最近はビジネスシーンでも、スマホやタブレットなどPC以外の端末でメールチェックをすることが増えています。
送る内容や相手によっては、PCよりもスマホでメールをチェックしていることも考えられます。これまで、メールを送る時間帯や曜日について紹介してきましたが、持ち歩く端末で見られるメールの場合には、時間帯や曜日についてより気を配る必要があります。

相手の端末が受信するたびに着信音が鳴る設定になっていたら、深夜のメールは迷惑以外の何物でもありません。
新着メールがあると知れば、相手も気になって開封しますし、結果的に相手を時間外労働に巻き込むことにもなりかねません。

以前はPCでチェックされる想定だったビジネスメールも、場合によっては自宅や通勤途中でも確認できることを考えれば、送る時間帯・曜日のマナーに一層配慮していく必要がありそうです。

WRITER

編集部チーム

PARAFT編集部

メールは時間にとらわれない便利な連絡ツールと思いがちですが、いつ送ったかが記録されるということで、意外にも時間に縛られるツールです。時間帯への配慮を怠ったことで、知らないうちに相手へ不快な思いをさせることのないように、何よりも自身がメールのやり取りをし続けて過重労働にならないように、気をつけていきたいものですね。

ビジネスメールに悩んだら読んでほしい「まとめ」

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