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幹事の記事

50代元新聞社員が教える。飲み会の幹事を完璧にこなす秘訣!:r000017002856 | PARAFT [パラフト]

2018.11.05

幹事の記事2018.11.05

飲み会の幹事で評価を上げる

50代元新聞社員が教える。飲み会の幹事を完璧にこなす秘訣!

keyword: 幹事 会社 飲み会 挨拶 乾杯

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会社の飲み会の幹事になると、スケジュール調整から店選び、下見、出欠確認、挨拶の依頼、ドタキャン対応、司会進行、余興・出し物の準備、二次会の手配まで、いやあ、細々とした仕事をたくさんこなさないといけません。これも仕事の一つ、と考えるにしても面倒くさい!幹事最盛期の皆さんが、少しでも幹事の悩みから解放されることを願っています。ということで、新聞社員というタテ社会で培った「会社飲み会の幹事」の極意を伝授します。飲み会の幹事は、実は上司や先輩とつながりを強め、会社員としての振る舞い方も学べる絶好の機会なんです。幹事仕事を何とか無事にこなし、ついでに幹事業務を通じて仕事術まで磨いてしまえるように、成功への秘訣をご紹介します!

忘年会・新年会、送別会、歓迎会の直前対策はこちら
>> 忘年会・新年会の幹事、完全マニュアル!
>> 送別会の幹事、完全マニュアル!
>> 新入社員・異動者の歓迎会!幹事の注意点

2018.11.05 文章 / PARAFT編集部

会社飲み会の幹事は、店選び・予算設定・出欠確認の3つをおさえるべし!

出典:PARAFT

▼ 第1条:逃れられないなら、発想を切り替え前向きに

「今年度はキミが幹事だからな、よろしくな!」。

「……(泣)」。

幹事って結構、負担が大きいですよね。断り方を真剣に考えている人だっているでしょう。
しかし、残念ですけれども、発想を切り替えて前向きにとらえ直してみましょう。

幹事の仕事を本気でやれば、仕事術を磨くいい機会になります。

日ごろはあまり話すことがない部長や課長、係長、それに職場を支える姉御肌の先輩、職場のムードメーカーになっている兄貴分の先輩たちに相談に乗ってもらい、親しくなることもできるのです。

飲み会の幹事というのは、会社員として必要な基本動作を修得できる素晴らしい仕事です。あなたもぜひ、幹事仕事を通じて「できる人材」として評価されるように目指していきましょう!

▼ 第2条:飲み会の目的と参加者の希望を把握しておこう
飲み会を成功させるために、まず確認しておきたいのは、その目的です。

・どんな主旨の会か(忘年会、取引先との会食など)
・どんな雰囲気が主旨に合っているか(立食、料亭の個室など)
・男女や年齢の割合

これらによって、選ぶべき食事のタイプも決まっていきます。
会の全体像の把握は、飲み会の幹事として必須業務です。

立食形式の会社飲み会を開くとき、幹事の方はこんなことを留意してみることをおすすめします。
>> 参加者が広く交流可能!立食の飲み会の極意

▼ 第3条:店選びは上司・先輩に相談して速攻で!
まず大事なのは店選び。ここで最低限求められるのは「早く店を確保して、職場に連絡すること」です。忙しさにかまけて、なかなか店を決められないと、そのうちに満席の店ばかりになり、良い店をキープできません。おすすめしたいのは、上司や先輩、それにレストランなどに詳しい人たちを巻き込み、評判の良い店を早く見極めることです。
>> 最初の関門!店選びで株を上げる8つの極意

▼ 第4条:ユニークな飲み会は下準備が成否を決める
上司や先輩から「いつもと違う飲み会にしてくれ」なんて言われたら、ユニークな飲み会ができるかどうか検討してみましょう。下準備を入念に進めるのが成功のポイントになります。
>> 会場に!料理に!趣向こらして盛り上げよう

▼ 第5条:予算内で工夫し、最高の料理・ドリンクを

予算の範囲内で一番満足度の高い料理とドリンクを提供できるかどうか幹事の腕の見せどころとなります。予算に合わせて、例えば低予算なら居酒屋や中華料理店などのコストパフォーマンスが高い店を選び、飲み放題付きのコースなどをうまく利用しましょう。
>> 予算内で賢く最高の料理を選ぶ術

▼ 第6条:日程調整・出欠確認は賢くツールも使おう

日程調整や出欠確認で大切なのは、トップやキーパーソンとなる先輩たちに対して、直接会って都合を聞くことです。メールや無料のスケジュール調整ツールも賢く使って調整していきましょう。
>> 飲み会の日程調整・出欠確認を賢くこなす

▼ 第7条:幹事チームをつくっておこう

飲み会は幹事ひとりではなく、幹事チームをつくって進めていくのが望ましいです。宴会男・宴会女と目されるキーパーソンの先輩を巻きこみ、さらに同期や後輩の人たちに分担してもらいましょう。
>> 受付・司会・撮影…幹事はチームプレーで

▼ 第8条:機運を盛り上げ、参加者を増やそう

飲み会はただ告知すればいいというわけではありません。機会を見つけて個別に「よろしくお願いしますね」と声がけもしていきましょう。「今年はキミのおかげで盛況だね」と言われるところまで持っていけるといいですね。
ちなみに、飲み会にドタキャンはつきもの。焦らず対応できるようにしておくと更に評価アップです!
>> 飲み会の機運を高め、参加者を増やす極意
>> 出たくない人を見抜いてドタキャンを防ぐ

▼第9条:席順のマナーを理解しておこう

会社の飲み会では席順に決まりがあります。主賓やトップの人を「上座」に誘導し、幹事や若手社員は「下座」に座るように心得ておきましょう。元気な「宴会部長」たちに要所に座ってもらうなど、席順に工夫をこらすことも大切です。
>> 飲み会を成功させるための席順の鉄則
>> 飲み会の席決め!くじ引きや席替えの工夫も

▼ 第10条:挨拶など抜かりなく手配
幹事は飲み会の基本的な流れを理解しておかなければなりません。出席するキーパーソン、たとえば部長やムードメーカーの先輩社員などを巻き込み、根回しを抜かりなく行っていきましょう。
>> 乾杯から締めの挨拶まで 飲み会の流れとは

飲み会の幹事は、盛り上げ役や二次会しきりも仕事のうち

出典:PARAFT

▼ 第11条:撮影上手な人に思い出の場面を撮ってもらおう

写真は撮影が得意な人にお願いしておくのがベストです。翌日のうちには配信しましょう。
>> 幹事必見!撮影手配し宴会を2度楽しむ

▼ 第12条:お酒と料理のマナーは飲み会幹事の基本
幹事はビールを注いだり、水割りなどをつくることも少なくありません。キホンをおさえておきましょう。
>> 正しいビールの注ぎ方・水割りの作り方とは

鍋料理なら女性陣に不快な思いをさせないように工夫しましょう。小皿への取り分けを女性陣にさせないように、そして、女性陣の不評を買う直箸を横行させないように配慮しましょう。
>> 鍋料理で幹事が心がけたい3つのこと

▼ 第13条:雑談の鉄板ネタをおさえよう
上司や先輩とどんなネタで雑談したら場を持たせられるのか、いくつかの鉄板ネタを持っておきましょう。
>> 上司や先輩と雑談するときの鉄板ネタとは

▼ 第14条:めんどくさい余興を乗り越える小ワザ
新入社員に宴会芸を求めることもあります。成功するかドキドキしたり、苦手で嫌な思いをしている人もいるでしょう。
そんな人たちへの配慮も、飲み会幹事の仕事です。
>> 宴会芸20選!苦手な人にも配慮して動こう

遊び心を演出する小道具を取り入れる、という方法があります。
>> 飲み会で効果バツグンのおすすめ小道具

余興でゲームをやる場合、考えるのが面倒ですよね。盛り上がる鉄板ゲームをまとめました。
>> 会社の飲み会が盛り上がるゲームはこれだ

手品も盛り上がる鉄板余興です。誰でもできる、けどちゃんとびっくりしてもらえるネタを集めました。
>> 飲み会で盛り上がる手品!おすすめ7選

定番のビンゴゲームは、間延びさせないのが盛り上がる一番の秘訣。知っておけば強いです。
>> ビンゴゲームの基本から時間短縮術まで

▼ 第15条:景品やプレゼントはセンスに頼らず定型で何とか乗り切る
景品はメリハリをつけて豪華なものも用意しましょう。下位の低予算の景品を何にするかも幹事の腕の見せどころです。
>> ゲームの景品!おすすめの10選はこれだ!

一方、主賓へのプレゼントはその人の好みなど、選び方の難易度がぐっと高くなります。選び方を覚えておきましょう。
>> 送別会で喜ばれるプレゼントの選び方

▼ 第16条:取引先に親しんでもらう
会社の飲み会には取引先の人を招くことがあります。当然ながら、来賓である取引先に気持ちよく自社を知って、親しんでもらえるように準備していきましょう。
>> 取引先を飲み会に招くときの注意点

▼ 第17条:酔いつぶれる人にも備えておこう
参加者が酔いつぶれてしまったとき、気をつけなければいけないのは急性アルコール中毒です。泥酔状態で帰りに転んで大けがをするなどのリスクもあります。
>> 急性アルコール中毒のリスク管理も忘れずに

▼ 第18条:きれいな手締めでまとめよう
最後を三三七拍子や一本締めできれいに締めたいところです。締まりのない終わり方にならないように、締めの挨拶を担当する上司らと準備しておきましょう。
>> 一本締め・三本締め・一丁締めの違いを50代元新聞社員が解説!

▼ 第19条:楽しい二次会にする飲み会幹事の極意
二次会までスムーズに進めていくためには、事前に場所を決めておき、一次会の会計処理や忘れ物のチェックをさっさと終えるようにしましょう。
>> 名幹事は二次会にも手を抜かない

二次会をカラオケにする場合、参加者の年齢幅によっては、選曲にも配慮が必要です。
>> 会社のカラオケ!盛り上がる曲・しぼむ曲

ボウリング二次会になったら、下手な人への配慮もお忘れなく。
>> 二次会のボウリングは準備と気遣いが肝心

▼ 第20条:翌日にお礼を言おう
翌日は朝いちばんでお礼を言うようにしましょう。これ、実は飲み会幹事の評価を上げる最大のポイントなんです。
>> 飲み会翌日、幹事はお礼で差をつけよう

がんばれ幹事さん! この努力は絶対に報われる!

出典:PARAFT

ここからはちょっぴり応用編!です。飲み会はちょっとしたハプニングがきっかけで残念な記憶として残ってしまうことがあります。そうならないために、あらかじめハプニングを想定し、それを回避する術を身につけていきましょう!

▼ 第21条:飛び込み参加とドタキャンに慌てない
【飛び込み参加】
飛びこみが増えると席の確保が難しくなりますので、参加申し込み期日を明記して予防線をはっておきましょう。それでも飛び込み参加が起きることもあるので、お店選びの段階で少し広めのお店を予約しておくことがおすすめです。

【ドタキャン】
ドタキャンで赤字を被ったりしないように、キャンセルの期日を前もって伝えておき、それ以降はキャンセル料を申し受けましょう。

▼ 第22条:定刻に始められるようにみんなを誘導
・幹事チームでお店へ誘導
・迷子や遅刻参加者のために、事前に地図を配布(URL送付もOK)
定刻スタートのスムーズな飲み会を目指して、この2点をおさえておきましょう。

ここまでのパプにング対応策をより詳しくまとめました。
>> 飲み会ハプニング対策・前編:先を読もう

▼ 第23条:お金のトラブルが起こらないようにするための3つのポイント
・集金リストを作って、お金をもらったらチェックを入れる
・お釣りを用意しておく
・勝手に追加オーダーを行う人が出ないよう、メニューは下げてもらう

お金のトラブルが一番面倒です。頭を抱えることにならないよう、この3つはおさえておきたいですね。

▼ 第24条:料理のトラブルを事前にキャッチ
主賓がカニなどの甲殻類アレルギーなのに、カニ三昧の店を手配していたら、その時点で幹事失格です。生ビールでの乾杯にこだわる職場なのに、生ビールの入っていない飲み放題コースを頼んでしまっても、やはりだめですね。料理・ドリンク類のトラブルを未然に想定して防ぐようにしてください。

▼ 第25条:暴走しそうな人物を早めにマーク
酔ったら羽目をはずして何をするかわからない人もいます。そういう危険人物!のことは、上司や先輩とも連携して早めにマークしていきましょう。危ないと思ったらお酒をストップさせ、被害にあいそうな人を遠ざけましょう。

ここまでハプニング対策の詳細はこちら
>> 飲み会ハプニング対策・中編:下調べが肝心

▼ 第26条:お店原因のトラブルは事前チェックで防御
お店の質によるトラブルは、下見をしておくことで事前に防ぐことができます。
その際に確認しておきたいことは以下です。

・席が窮屈すぎないか
・店内に大音量で音楽がかかっていないか
・オーダーが遅いなど、サービスの質に問題はないか
・マイクなどの音響機材が使えるか

▼ 第27条:挨拶の長い人にはくぎをさしておこう
飲み会がスケジュール通りに進まないと、最後には飲み放題の制限時間がきて、ドリンクがない状態になるなど、いろいろと支障をきたします。話の長い人に挨拶を頼んでいたら、紹介の際などに「3分でお願いします」などと、くぎをさしておきましょう。

▼ 第28条:二次会移動もトラブル頻出ポイント
・二次会の場所は、事前に予約しておく
・二次会不参加の人は無理に連れていかれないよう、帰宅を促す
・タクシー移動になる遠方地は選ばない

二次会のお店が決まっていないのも、移動に時間がかかるのもアウトです。
幹事原因のトラブルになってしまわないように注意しましょう。

ここまでハプニング対策の詳細はこちら
>> 飲み会ハプニング対策・後編:賢い回避術

▼ 番外編:飲み干したがる日本人
飲み会の文化について考えておきたいと思います。私たち日本人の飲み会を、気候風土にからめてとらえておきましょう。グローバル時代を迎えて、これからいろんな外国人と飲む機会が増えてくるでしょう。私たち日本人にとって当たり前の飲み方が、もしかしたら、そうした人たちには異様かもしれません。日本人の飲み方を相対的にとらえる目線を養っておいたほうがトラブルを防げると思います。
>> 日本の飲み文化:特徴を理解しておこう

※ 下記の特別版もご活用ください!

>> 忘年会・新年会の幹事、完全マニュアル!

>> 送別会の幹事、完全マニュアル!

>> 新入社員・異動者の歓迎会!幹事の注意点

WRITER

編集部チーム

PARAFT編集部

会社の飲み会は、飲み会が好きな一部の人のためにあるわけではありません。お酒が苦手だったり、ワイワイ騒ぐのが好きでない人も含めて一緒に時間を共有し、そこで職場の絆などを確認したいものです。ここは幹事さんの腕の見せどころです。自分の会社のコミュニケーションがいっそう円滑になり、より働きやすい職場になれるようにぜひ、頑張ってください。

ー 「生きる」と「働く」を もっと楽しく。
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