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幹事の記事

【決定版】会社飲み会の幹事で仕事術を磨く!成功への50カ条!:r000017002856 | PARAFT [パラフト]

2017.12.11

幹事の記事2017.12.11

侮れない 会社の幹事

【決定版】会社飲み会の幹事で仕事術を磨く!成功への50カ条!

keyword: 幹事 会社 飲み会 挨拶 乾杯

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会社の飲み会の幹事になると、スケジュール調整から店選び、下見、出欠確認、挨拶の依頼、ドタキャン対応、司会進行、余興・出し物の準備、二次会の手配まで、いやあ、細々とした仕事をたくさんこなさないといけません。面倒くさいと思ってもおかしくありませんね。「こういうの苦手」「無理!」という人もいるでしょう。けれども、飲み会の幹事は、実は上司や先輩とつながりを強め、会社員としての振る舞い方も学べる絶好の機会なんです。幹事に指名されたあなたがどんな対応をするか、上司たちはあなたの仕事の実力を測るつもりで様子見している場合だってあるのです。ここは一番、あなたもがんばってみませんか。幹事仕事を何とか無事にこなし、ついでに幹事業務を通じて仕事術まで磨いてしまえるように、成功への50カ条をご紹介します!

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2017.12.11 文章 / PARAFT編集部

会社の飲み会幹事は実はとても大切な仕事

出典:PARAFT

▼ 第1条:逃れられないなら、発想を切り替え前向きに

「今年度はキミが幹事だからな、よろしくな!」。

「……(泣)」。

幹事って結構、負担が大きいですよね。断り方を真剣に考えている人だっているでしょう。

でも、もしトップからのご指名、あるいは持ち回りで、もう引き受けるしかない……という状況でしたら、残念ですけれども、発想を切り替えて前向きにとらえ直してみましょう。

ずるずる暗い雰囲気を引きずって幹事をやっていたら、職場の人たちから、いい評価は得られないのです。

幹事という与えられた業務をどう前向きにとらえ、がんばっていけるか、そこのところが試されていると考えましょう。

もうやるっきゃない!です。どうか気持ちを切り替えてください。

▼ 第2条:幹事業務を通じて仕事術を磨く気構えで

飲み会を終えた後に、限りない徒労感しか残らなかったら、ちょっと虚しすぎますよね。

せっかく幹事をやるのなら、ここはがんばって、得るものを得ていきましょう。

ずばり、幹事の仕事を本気でやれば、仕事術を磨くいい機会になります。

いろんな考え方がありますが、「会社の飲み会の幹事はとても面白い仕事で、自分のキャリアを磨いていきたいなら真っ先に引き受けたほうがいい」と考える人も少なくありません。日ごろはあまり話すことがない部長や課長、係長、それに職場を支える姉御肌の先輩、職場のムードメーカーになっている兄貴分の先輩たちに相談に乗ってもらい、親しくなることもできるのです。

飲み会の幹事というのは、会社員として必要な基本動作を修得できる素晴らしい仕事です。あなたもぜひ、幹事仕事を通じて「できる人材」として評価されるように目指していきましょう!

▼ 第3条:飲み会の目的と参加者の希望を把握しておこう

飲み会を成功させるために、まず確認しておきたいのは、その目的です。

同じ忘年会を開くにしても、思いっきり弾けて日ごろのストレスを解消するのと、取引先を招いて慰労するのとでは、進め方がかなり違ってきます。

参加者の希望もおさえておきましょう。

主賓や参加者の多くが若い男性であれば、ガッツリと食べられるほうがいいでしょう。けれども、参加者の多くが女性であれば、ガッツリ系ではないかもしれせん。

さあ、ここからは具体的に、幹事仕事の進め方をみていきましょう。

▼ 第4条:店選びは上司・先輩に相談して速攻で!

まず大事なのは店選び。ここで最低限求められるのは「早く店を確保して、職場に連絡すること」です。忙しさにかまけて、なかなか店を決められないと、そのうちに満席の店ばかりになり、良い店をキープできません。おすすめしたいのは、上司や先輩、それにレストランなどに詳しい人たちを巻き込み、評判の良い店を早く見極めることです。
>> 最初の関門!店選びで株を上げる8つの極意

▼ 第5条:交流を広げたいなら立食という手も

着席形式の飲み会では、近くに座った人たちとしか話せません。もっと職場全体で交流する機会にしたいのなら、立食形式にするのも一手です。どんな広さの会場で、どんな料理を出して開くかなど注意点をおさえておきましょう。
>> 参加者が広く交流可能!立食の飲み会の極意

▼ 第6条:ユニークな飲み会は下準備が成否を決める

上司や先輩から「いつもと違う飲み会にしてくれ」なんて言われたら、ユニークな飲み会ができるかどうか検討してみましょう。下準備を入念に進めるのが成功のポイントになります。
>> 会場に!料理に!趣向こらして盛り上げよう

▼ 第7条:予算内で工夫し、最高の料理・ドリンクを

予算の範囲内で一番満足度の高い料理とドリンクを提供できるかどうか幹事の腕の見せどころとなります。予算に合わせて、例えば低予算なら居酒屋や中華料理店などのコストパフォーマンスが高い店を選び、飲み放題付きのコースなどをうまく利用しましょう。
>> 予算内で賢く最高の料理を選ぶ術

▼ 第8条:日程調整・出欠確認は賢くツールも使おう

日程調整や出欠確認で大切なのは、トップやキーパーソンとなる先輩たちに対して、直接会って都合を聞くことです。メールや無料のスケジュール調整ツールも賢く使って調整していきましょう。
>> 飲み会の日程調整・出欠確認を賢くこなす

▼ 第9条:幹事チームをつくっておこう

飲み会は幹事ひとりではなく、幹事チームをつくって進めていくのが望ましいです。宴会男・宴会女と目されるキーパーソンの先輩を巻きこみ、さらに同期や後輩の人たちに分担してもらいましょう。
>> 受付・司会・撮影…幹事はチームプレーで

▼ 第10条:機運を盛り上げ、参加者を増やそう

飲み会はただ告知すればいいというわけではありません。機会を見つけて個別に「よろしくお願いしますね」と声がけもしていきましょう。「今年はキミのおかげで盛況だね」と言われるところまで持っていけるといいですね。
>> 飲み会の機運を高め、参加者を増やす極意

▼ 第11条:飲み会不参加に賢く対処

毎年「行く」「行けたら行く」と言っているけど結局ドタキャンしてくる人がいたら、店のキャンセル料が発生する事情を伝え、早めに不参加表明しやすい状況をつくってあげましょう。
>> 出たくない人を見抜いてドタキャンを防ぐ

▼第12条:席順のマナーを理解しておこう

会社の飲み会では席順に決まりがあります。主賓やトップの人を「上座」に誘導し、幹事や若手社員は「下座」に座るように心得ておきましょう。元気な「宴会部長」たちに要所に座ってもらうなど、席順に工夫をこらすことも大切です。
>> 飲み会を成功させるための席順の鉄則

▼ 第13条:席替えなどプラスαの工夫もしてみよう

細かい席順をくじ引きで決めたり、途中で席替えしたりするのも一興です。スムーズにできたら、より多くの人と歓談できるので喜ばれるでしょう。
>> 飲み会の席決め!くじ引きや席替えの工夫も

▼ 第14条:挨拶など抜かりなく手配

幹事は飲み会の基本的な流れを理解しておかなければなりません。出席するキーパーソン、たとえば部長やムードメーカーの先輩社員などを巻き込み、根回しを抜かりなく行っていきましょう。
>> 乾杯から締めの挨拶まで 飲み会の流れとは

余興も二次会も事前にしっかり仕こんでおこう

出典:PARAFT

▼ 第15条:撮影上手な人に思い出の場面を撮ってもらおう

写真は撮影が得意な人にお願いしておくのがベストです。翌日のうちには配信しましょう。
>> 幹事必見!撮影手配し宴会を2度楽しむ

▼ 第16条:鍋料理なら、さりげなく女性陣に配慮しよう

鍋料理なら女性陣に不快な思いをさせないように工夫しましょう。小皿への取り分けを女性陣にさせないように、そして、女性陣の不評を買う直箸を横行させないように配慮しましょう。
>> 鍋料理で幹事が心がけたい3つのこと

▼ 第17条:お酒の注ぎ方、水割りの作り方などを知っておこう

幹事はビールを注いだり、水割りなどをつくることも少なくありません。キホンをおさえておきましょう。
>> 正しいビールの注ぎ方・水割りの作り方とは

▼ 第18条:雑談の鉄板ネタをおさえよう

上司や先輩とどんなネタで雑談したら場を持たせられるのか、いくつかの鉄板ネタを持っておきましょう。
>> 上司や先輩と雑談するときの鉄板ネタとは

▼ 第19条:小道具で演出上手に

遊び心を演出する小道具を採り入れてみませんか。たとえば幹事チームの面々が変装すれば楽しい雰囲気になります。
>> 飲み会で効果バツグンのおすすめ小道具

▼ 第20条:ゲームは誰もが盛り上がるものを

誰もが楽しめて盛り上がるゲームを用意しましょう。万人受けのする景品を付けると白熱します。
>> 会社の飲み会が盛り上がるゲームはこれだ

▼ 第21条:手品は楽しくわかりやすい演出が大事

遠くから見ていてわかりにくい手品は、全員で盛り上がりにくいので要注意。わかりやすいものを披露しましょう。
>> 飲み会で盛り上がる手品!おすすめ7選

▼ 第22条:ビンゴは手際よくサクサク進める

ビンゴゲームは盛り上がる有り難いゲーム。けれども間延びして、進行を遅らせる原因にもなるのでご用心。
>> ビンゴゲームの基本から時間短縮術まで

▼ 第23条:景品はメリハリをつけて最高のものも用意

景品はメリハリをつけて豪華なものも用意しましょう。下位の低予算の景品を何にするかも幹事の腕の見せどころです。
>> ゲームの景品!おすすめの10選はこれだ!

▼ 第24条:宴会芸は苦手な人にも配慮してさばこう

飲み会では慣行として新入社員に宴会芸を求めることもあります。でも苦手な人もいますから配慮して動きましょう。うまく宴会芸・一発芸を仕こんでおきましょう。
>> 宴会芸20選!苦手な人にも配慮して動こう

▼ 第25条:取引先に親しんでもらう

会社の飲み会には取引先の人を招くことがあります。当然ながら、来賓である取引先に気持ちよく自社を知って、親しんでもらえるように準備していきましょう。
>> 取引先を飲み会に招くときの注意点

▼ 第26条:主賓への贈り物はみんなで選ぼう

どんな贈り物をするか、幹事の能力とセンスが問われます。周りの人たちに応援を求めましょう。主賓の好きな物や意外な趣味を知っている人がいるかもしれません。贈り物に詳しい人もいることでしょう。
>> 送別会で喜ばれるプレゼントの選び方

▼ 第27条:酔いつぶれる人にも備えておこう

参加者が酔いつぶれてしまったとき、気をつけなければいけないのは急性アルコール中毒です。泥酔状態で帰りに転んで大けがをするなどのリスクもあります。
>> 急性アルコール中毒のリスク管理も忘れずに

▼ 第28条:きれいな手締めでまとめよう

最後を三三七拍子や一本締めできれいに締めたいところです。締まりのない終わり方にならないように、締めの挨拶を担当する上司らと準備しておきましょう。
>> きれいな手締めで飲み会をまとめよう

▼ 第29条:スムーズに二次会へ

二次会までスムーズに進めていくためには、事前に場所を決めておき、一次会の会計処理や忘れ物のチェックをさっさと終えるようにしましょう。
>> 名幹事は二次会にも手を抜かない

▼ 第30条:二次会のカラオケは全員で楽しむのが原則

カラオケはみんなで盛り上がれるようにしましょう。だれもが楽しめる曲をつないでいけるようにリードしてください。
>> 会社のカラオケ!盛り上がる曲・しぼむ曲

▼ 第31条:二次会のボウリングは準備と気遣いが肝心

参加者がボウリングをできる状態かを見極め、まわりに迷惑がかからないように気を配りましょう。
>> 二次会のボウリングは準備と気遣いが肝心

▼ 第32条:翌日にお礼を言おう

翌日は朝いちばんでお礼を言うようにしましょう。すべて見事に終わらせることができれば「できる人材」という評価を得られるでしょう。
>> 飲み会翌日、幹事はお礼で差をつけよう

がんばれ幹事さん! この努力は絶対に報われる!

出典:PARAFT

ここからはちょっぴり応用編!です。飲み会はちょっとしたハプニングがきっかけで残念な記憶として残ってしまうことがあります。そうならないために、あらかじめハプニングを想定し、それを回避する術を身につけていきましょう!

▼ 第33条:ドタキャンに予防線を張ろう

飲み会の幹事はドタキャンに泣かされることがしばしばです。ドタキャンで赤字を被ったりしないように、キャンセルの期日を前もって伝えておき、それ以降はキャンセル料を申し受けましょう。

▼ 第34条:飛びこみ参加が増えたら追加予約を

当日ギリギリになって飛びこみ参加してくる人もいますよね。飛びこみが増えると席の確保が難しくなりますので、参加申し込み期日を明記して予防線をはっておきましょう。座りきれなくなったら、同じ店で別のテーブルも追加予約しておき、当日、そのテーブルの人は席替えをしながらみんなのテーブルに顔を出せるようにしましょう。

▼ 第35条:定刻に始められるようにみんなを誘導

身内の飲み会だと定刻に来ない人がいるかもしれません。そんな事態にならないように、幹事チームで早めにみんなを誘導していくようにしましょう。

▼ 第36条:地図を送っておき、迷子を減らそう

リマインドメールにも地図を添えておき、当日、店にたどり着けない「迷子」が出ないようにしましょう。危なそうな人には個別に声をかけて、必要に応じてだれかにいっしょに移動してもらうようにしましょう。

ここまでハプニング対策の詳細はこちら
>> 飲み会ハプニング対策・前編:先を読もう

▼ 第37条:釣り銭はあらかじめ十分に用意しておく

これは幹事になったら、忘れてはならないことですね。基本動作として身につけておきましょう。

▼ 第38条:集金の際は必ずひとりずつリストにチェックを入れる

飲み会開始直前などに一気に多くの人から集金すると、だれから集金したのかわからなくなることがたまにあります。そうなったら、遅くとも翌日のうちには確認をとるようにしましょう。そうならないように、なるべく当日以前に集金しておくことをおすすめします。

▼ 第39条:余計な出費は幹事として認めない

飲み会当日に追加でオーダーするなど、余計な出費を発生させる人が出てくるかもしれません。そうなると費用が足りなくなるおそれがあります。幹事は余計な出費を認めてはいけません。ときには断固たる態度でガードしましょう。

▼ 第40条:料理のトラブルを事前にキャッチ

主賓がカニなどの甲殻類を食べられないのに、カニ三昧の店を手配していたら、その時点で幹事失格です。生ビールでの乾杯にこだわる職場なのに、生ビールの入っていない飲み放題コースを頼んでしまっても、やはりだめですね。料理・ドリンク類のトラブルを未然に想定して防ぐようにしてください。

▼ 第41条:手順を間違えないようにスケジュール表を手放さない

飲み会で進行の手順を間違えたら、挨拶を頼んでいた人などに大変な失礼になることがあります。幹事はあくまでも手堅く、あらかじめ入念に仕こんでおいたスケジュール表にしたがっていきましょう。

▼ 第42条:暴走しそうな人物を早めにマーク

酔ったら羽目をはずして何をするかわからない人もいます。そういう危険人物!のことは、上司や先輩とも連携して早めにマークしていきましょう。危ないと思ったらお酒をストップさせ、被害にあいそうな人を遠ざけましょう。

ここまでハプニング対策の詳細はこちら
>> 飲み会ハプニング対策・中編:下調べが肝心

▼ 第43条:席数に余裕のある会場を確保しよう

下見に行った際、テーブルなどが狭すぎないか確認しておきましょう。店によっては「12人収容」とあっても12人では狭すぎる場合もあります。飛びこみ参加がありそうなら、ギリギリの人数で予約するのは危険です。飲み会当日、窮屈過ぎることがないように気をつけましょう。

▼ 第44条:音楽の音量が大きすぎないか、周りの声が響かないかご用心

せっかく職場のみんなで集まったのに、お互いの声が聞こえないのでは意味がありません。下見の際、十分にチェックしておきましょう。個室を確保するのがいちばんのおすすめです。

▼ 第45条:マイクなどの備品は必ず確認しておこう

会場側からマイクやプロジェクターなどの備品を借り受ける際は、下見に行った際に必ず、ちゃんと使えるかどうか確認しておいてください。当日使えず、みんなからボコボコにされないようにご用心。

▼ 第46条:店のサービスの悪さは見抜いておこう

飲み会のときに、店員がなかなかオーダーを取りに来なかったり、料理などを運んで来なかったりすることがあります。こういう事態は下見のときにきちんとチェックしておけば防げます。グルメサイトの口コミも見て、見極めておきましょう。

▼ 第47条:挨拶の長い人にはくぎをさしておこう

飲み会がスケジュール通りに進まないと、最後には飲み放題の制限時間がきて、ドリンクがない状態になるなど、いろいろと支障をきたします。話の長い人に挨拶を頼んでいたら、紹介の際などに「3分でお願いします」などと、くぎをさしておきましょう。

▼ 第48条:二次会へタクシー移動はなるべく避ける

年末や年度替わりのころには、路上でなかなかタクシーをつかまえられないことがあります。タクシー移動はなるべく避けましょう。取引先などの来賓にタクシーを用意する際は、必ず事前に予約しておきましょう。

▼ 第49条:二次会不参加の人をスムーズに帰そう

一次会が終わった後、二次会への移動がままならないと路上でたむろする状況になりがちですよね。こんなとき、二次会不参加の人もつられてとどまることがあります。そんな人たちを早めに帰らせてあげましょう。たむろする状況をつくらないのがいちばん重要です。

▼ 第50条:二次会の会場はきちんと予約しておく

二次会の場所が決まらないまま、みんなでさまよう事態は避けなければいけません。大人数の場合、さまよっても店を見つけるのが難しい場合があります。これ、幹事さんの評価を著しく下げます。一次会だけでなく、二次会も含めてちゃんと準備しておきましょう。
ここまでハプニング対策の詳細はこちら
>> 飲み会ハプニング対策・後編:賢い回避術

▼ 飲み干したがる日本人

以上、会社の飲み会について成功術をご紹介させていただきました。最後に番外編として、飲み会の文化について考えておきたいと思います。私たち日本人の飲み会を、気候風土にからめてとらえておきましょう。グローバル時代を迎えて、これからいろんな外国人と飲む機会が増えてくるでしょう。私たち日本人にとって当たり前の飲み方が、もしかしたら、そうした人たちには異様かもしれません。ちょっぴり日本人の飲み方を相対的にとらえる目線を養っておいたほうが、トラブルを防げると思います。
>> 日本の飲み文化:特徴を理解しておこう

※ 忘年会・新年会、そして歓送迎会については、それぞれ1ページにすべてまとめた特別版もご用意して応援してます!
>> 忘年会・新年会の幹事、完全マニュアル!

>> 歓送迎会の幹事、完全マニュアル!

WRITER

編集部チーム

PARAFT編集部

会社の飲み会は、飲み会が好きな一部の人のためにあるわけではありません。お酒が苦手だったり、ワイワイ騒ぐのが好きでない人も含めて一緒に時間を共有し、そこで職場の絆などを確認したいものです。ここは幹事さんの腕の見せどころです。自分の会社のコミュニケーションがいっそう円滑になり、より働きやすい職場になれるようにぜひ、頑張ってください。

ー 「生きる」と「働く」を もっと楽しく。
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