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おさえておくべき返信メールのマナーとは【ビジネスメール】:r000017002859 | PARAFT [パラフト]

出典:Unsplash

返信の記事

おさえておくべき返信メールのマナーとは【ビジネスメール】:r000017002859 | PARAFT [パラフト]

2017.04.25

返信の記事2017.04.25

メール返信のマナー

おさえておくべき返信メールのマナーとは【ビジネスメール】

keyword: 返信 ビジネスメール 引用 時間 書き方

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ビジネスメールの返信には暗黙のマナーがあります。他の人の返信メールを見ながら徐々にマナーを身につけた方も多いのでは?大事な取引先へ返信しようとして、この返信で大丈夫かな、とふと不安になったことはありませんか?ビジネスメールの返信にまつわるマナーと基本をご紹介します。
ビジネスメールに悩んだら読んでほしい「まとめ」

2017.04.25 文章 / PARAFT編集部

ビジネスメール返信の基本

出典:Frame illust

ビジネスメールのやり取りでは、送られてきたメール本文を引用しながら返信すると、過去のやり取りをその都度参照できるので、お互いに誤解のない効率的なやり取りができます。
受信メールを返信する際、返信ボタンを押すと引用符「>」がついた状態で、元のメールの本文が表示されます。これが、引用です。引用には、「全文引用」「部分引用」があります。それぞれ、どのように使いわけるかご紹介します。

▼ 全文引用の場合
メールをやり取りしながら何かを決定していく・進行させる(例えば、セミナー開催の相談など)場合、過去のやり取りを振り返りながら進められるため、効果的です。
例)お世話になっております。
  ご連絡いただいた日程について、承知いたしました。
  このまま進めていただきますようお願いいたします。
  ----------------------------------------------
  From:○○.maru@mail.com
  To:mail_group@skill.com
  (元のメッセージ全文の引用)


▼ 部分引用の場合
質問などがあった場合の回答に効果的です。
A: 相手からのメール部分
例)セミナーの講演時間は①15時から16時まで
            ②16時から17時まで
  ①・②いずれの時間帯がよろしいでしょうか。

  
B: 上記の部分引用による返信
講演時間のご提示、ありがとうございました。
  >セミナーの講演時間は①15時から16時まで
  >          ②16時から17時まで
  >①・②いずれの時間帯がよろしいでしょうか。
  ②16時から17時まで、でお願いいたします。

このように、返信メールの本文中に引用すると、どの質問に対する回答かがわかりやすくなります。

全文引用と部分引用を組み合わせて、全文引用は記録として残すこともあります。
スムーズなメールのやり取りを目指し、適していると思う引用を積極的に活用しましょう。

▼ 間違いを引用して確認する
引用時には、原文は変更してはいけません。相手が間違って書いてきたと思われる場合も、下記例のように確認するにとどめましょう。
例)>4/28(木)の開催ではいかがでしょうか。
  4/28(金)の開催ですね。承ります。


▼ 返信時の件名にも注意
返信時には、件名の冒頭に「Re:」がつきます。「Re:」の扱いや、その他注意すべきことも『返信メールでの件名の扱いとは?』に目を通し、確認しておきましょう。

メールのやり取りは「自分→相手→自分」が基本

出典:Frame illust

返信に次ぐ返信……。お互いに返信し続けると、一体どこまで返信し続ければいいのかと、段々ストレスも溜まってきます。明確な目的のもとにスレッド上でメールが交わされるのであればともかく、簡単な目的のものであればダラダラと返信が続く事態は避けたいものです。例えば、打ち合わせの日程調整。何も考えずに「ご都合いかがでしょうか?」とだけ問いかけると、以下のように長いやり取りになってしまいます。

▼ 長いやり取りの例
自分:○○に関する打ち合わせについて、ご都合はいかがでしょうか。
相手:来週中は埋まっており、再来週はいかがですか。
自分:では、再来週の5日、6日はいかがですか。
相手:5日は午前中であれば、6日は13時から15時までであれば対応できます。
自分:では……


▼ 工夫した例
自分:○○に関する打ち合わせの日程を調整いたしたく、
  ①4/5(火)②4/6(水)いずれかの日でご都合のよい時間帯を伺えますと幸いです。
  両日とも難しい場合は、別途候補日をお知らせ下さい。
相手:①4/5(火)10:00‐12:00、②4/6(水)13:00-17:00が対応可能です。
自分:では、4/5(火)10:00から、一時間程度の打ち合わせをよろしくお願いいたします。


このように、目的達成までのお互いのやり取りを、できるだけ少なくすることを目指すとスマートです。
ビジネスメールのやり取りの基本は、「自分→相手→自分」で完結することです。基本のやり取りでメールの目的が完遂されるよう、工夫しながらメールを書きたいものです。

長くなってしまったやり取り、本来の目的から逸れていませんか?不要なやり取りになっているようであれば、「当方から改めてご連絡します」とメールを終了するのも一つの手です。内容が別件に変わっているようであれば、件名をつけなおして新たに始める方が、お互いに混乱しません。
メールは目的があって送り合うものです。目的に添った返信になっているかどうか、そのたびに確認することが効率的なメールのやり取りにつながります。

返信は24時間以内、がマナー

出典:Frame illust

ビジネスメールは、受信後24時間以内に返信するのがマナーです。一般的に、ビジネスメールの返信をどれくらい待てるか?という問いに対して、8割のビジネスパーソンが24時間以内と感じている、といわれています。
返信が求められているメールは、遅かれ早かれ返信しなければいけません。メールを読んだらその場ですぐに返信するようにしましょう。同じ内容を返信するにしても、早い返信か時間が経ってからの返信かで、相手の印象は全然違います。返信が遅い印象だと、相手に無用の不安を抱かせかねません。ちょっと回答しづらい……、今は急いでいる、という場合も、さしあたっての返信をしておきましょう。

▼ さしあたっての返信例
A: 社内の検討が必要で即答出来ない場合
例)お世話になっております。
  メールを拝見いたしました。
  お問合わせの件について、社内で検討させていただきます。
  4/28(金)まで回答をお待ちいただけますと幸いです。


B: メールを読んだことをとりあえず伝えたい場合
例)お世話になっております。
  メールをありがとうございました。
  内容、拝見いたしました。
  この件については、改めて当方よりご連絡いたします。
  引き続きよろしくお願いいたします。

WRITER

編集部チーム

PARAFT編集部

プライベートのメールのやり取りでは、過去のメッセージを引用することはほとんどありません。いざビジネスメールのやり取りをする段になって、返信操作をするとついてくる引用符はどうすればいいのか、続く返信は一体どこで切ればいいのか、悩みますよね。 ご紹介した内容で、少しでも悩みが解消されれば嬉しいです。

ビジネスメールに悩んだら読んでほしい「まとめ」

ー 「生きる」と「働く」を もっと楽しく。
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