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メールを転送するときのマナーとは?【ビジネスメール】:r000017002861 | PARAFT [パラフト]

出典:Unsplash

転送の記事

メールを転送するときのマナーとは?【ビジネスメール】:r000017002861 | PARAFT [パラフト]

2017.04.25

転送の記事2017.04.25

メール転送の基本

メールを転送するときのマナーとは?【ビジネスメール】

keyword: 転送 ビジネスメール マナー 書き方

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「そのメール、転送しておいて」と先輩から頼まれたものの、そのまま転送すると失礼かも?転送せずに、新たにメールを書き起こして引用した方がいいのか悩んだこと、ありませんか?ビジネスメールでの転送のマナーをご紹介します。
ビジネスメールに悩んだら読んでほしい「まとめ」

2017.04.25 文章 / PARAFT編集部

ビジネスメール転送の基本的なマナー

出典:Frame illust

「転送しておいて」そう言われて、他部署にメールをポンと転送した結果、他部署からクレームが入った……。こんな経験、ありませんか?ポンと転送することの何がいけないのか、転送の基本からご紹介します。

▼ 転送とは
メールの転送とは、受信したメールに出てくる転送ボタンを押すことで、受信したメールを送信者とは別の第三者へそのまま送れる機能です。転送ボタンを押すと、件名には「Fw:」や「Fwd:」がつき、本文中には発信者情報のあとにメール本文が表示されます。ちなみに、Fw:は英語のForward(転送する)の略です。

▼ 転送の目的
ビジネスメール転送に際し、メールを転送する目的をはっきりさせるのがマナーです。転送の目的は、大きく2つに分かれます。

その① 参考まで
単純に、参考として目を通して下さい、という情報共有の目的です。なお、本文などにFYIと入れて転送されることがありますが、これは「For Your Information」(参考までに)という英文の略語です。「参考までに」というのは、要するに、重要ではないが時間があればぜひ読んでおいてください、という意味合いです。

その② 対応の依頼
メールの元の送信者や自分に対して、転送した内容への返事や処理をしてほしいという相手への依頼が目的です。

▼ 転送の基本的なマナー
冒頭にあった他部署からのクレームは、何の説明もなくいきなり転送されたメールをどうしたらいいのかわからない、というクレームでした。転送元の内容から転送した相手に用件を推測させるのではなく、何をしてほしいのかなど、転送の目的を明確に伝えるのがビジネスメールにおける転送の基本的なマナーです。

転送メールの基本的な書き方

出典:Frame illust

では、転送メールをどのように書けばいいのでしょうか。ビジネスメールを転送するときは、本文(転送するメール文の前)と件名に、転送する目的を書きましょう。具体的には以下例のように表記します。

件名・例)【ご対応のお願い】Fw:商品内容に関する問い合わせ

本文・例)○○部 ○△さん
     お疲れ様です。
     以下のメールは、○○部ご担当の商品について
     問い合わせをいただいているものです。
←転送の背景
     お手数ですが、問い合わせへのご対応をお願いいたします。←転送の目的
     --------------転送メール 本文-----------------------------------

このように、件名と本文それぞれに何をしてほしいのかしっかり明記すると、相手も一見して転送の目的が把握できて対応漏れが防げます。また、本文中でなぜこのメールを転送したのかという背景も伝えると、他部署でも違和感なく対応してもらえるようになります。

わかりやすい件名をつける上では、『件名で相手を気づかう工夫』も参考にして下さい。

おさえておきたい、ビジネスメール転送のマナー

出典:Frame illust

▼ 転送メッセージを書き換えるのはNG
転送元の本文中に誤りがあったとしても、転送するメール文そのものは勝手に書き換えてはいけません。原文をそのまま転送するのが、メール転送のマナーです。最悪の場合、勝手に書き換える行為は改ざんとも受け取られかねません。誤りを訂正したい場合は、転送メッセージとは別の本文(転送するメール文の前)で引用などして訂正するようにします。

▼ 転送する情報に留意
転送する場合、元のメール文中に送信者の個人情報が含まれていることもあります。転送に必要な情報である場合は、こうした情報を第三者へ公開してもいいか、事前に送信者へ確認をとりましょう。転送に際して、特に必要ない情報は削除しておくのが、送信元と送り先双方へのマナーです。

▼ その転送は本当に必要か考える
転送は便利な機能です。第三者に転送することで、同じ内容を簡単に共有することができます。一方で、メールを送った人の知らないところで、メールの内容は広く共有されていくことになります。送信者にとってはあまり第三者に知られたくない情報がふくまれているかもしれません。また、転送メールを受け取る側も、頻繁に転送メールを送られると、重要で対応すべきメールとの判別がつきづらくなり迷惑に感じることもあります。
転送メールを送るときは、① 転送が本当に必要なのか、② 何を目的として転送するのか、③ 共有してはいけない情報が含まれていないかどうかに、十分注意することが大切です。

WRITER

編集部チーム

PARAFT編集部

新入社員時代、上司からどんどん送られてくる転送メールに日々埋もれていました。ビジネスメールでやらかした失敗は数知れず…。転送は簡単にできるからこそ、ミスも起きやすく、一旦起きると被害は甚大だったりします。転送の基本をしっかりおさえ、有効に転送機能を活用したいものです。

ビジネスメールに悩んだら読んでほしい「まとめ」

ー 「生きる」と「働く」を もっと楽しく。
メールを転送するときのマナーとは?【ビジネスメール】:r000017002861 | PARAFT [パラフト]

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メール転送の基本

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