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TO・CC・BCC、宛先の正しい使い分け【ビジネスメール】:r000017002864 | PARAFT [パラフト]

出典:Unsplash

CC・BCCの記事

TO・CC・BCC、宛先の正しい使い分け【ビジネスメール】:r000017002864 | PARAFT [パラフト]

2017.04.26

CC・BCCの記事2017.04.26

大丈夫?宛先の使い分け

TO・CC・BCC、宛先の正しい使い分け【ビジネスメール】

keyword: CC・BCC ビジネスメール TO 宛先

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ビジネスメールを送るときに迷いがちな宛先の使い分け。本当ならBCCに入れるべき相手をCCに入れてしまって、関係先へお詫びする……。宛先の使い分けをうっかり誤ると、こんな苦い経験をすることになります。メール操作の基本であるTO・CC・BCCの使い分けを確認しておきましょう。
ビジネスメールに悩んだら読んでほしい「まとめ」

2017.04.26 文章 / PARAFT編集部

TO・CC・BCCの基本

出典:Frame illust

まずは、TO・CC・BCCそれぞれがどのような役割を持っているのか、ご紹介します。
▼TO
役割:宛先
意味:あなたへ送ります
TOに入っている人:返信する必要があります。メールの本文に書かれていることに対応する役割を担います。

▼CC
役割:参考
意味:念のために送ります
CCに入っている人:基本的には返信の必要はありません。もし返信する場合は、全員(TO・CC・送信者)へ返信します。

▼BCC
役割:参考(内緒)
意味:TO・CCに人に知られないようにこっそり送ります
BCCに入っている人:基本的には返信の必要はありません。送信者からの内緒話の意味合いなので、返信する場合はメールの送信者のみへ返信します。

▼使い分けの例
A: 取引先への連絡メール(上司にも情報共有が必要)の場合
 TO 取引先  CC 上司

B: 取引先のメイン担当者へ報告のメール(取引先のサブ担当者にも共有が必要)の場合
 TO 取引先メイン担当者 CC 取引先サブ担当者
 
C: 複数の別々な取引先へ同じ内容を一斉送信する場合
 TO 自分 BCC 複数の別々な取引先担当者


いろいろなパターンが考えられるかとは思いますが、こうした使い分けが代表的です。
それでは、CC、BCCについてそれぞれもう少し詳しく見ていきます。

CCとはどんなもの?

出典:Frame illust

CCとは、Carbon Copyの略語です。メイン(TO)の宛先以外の人にメールのコピーを送ることを指します。タイプライターが主流だった時代に、オリジナルの文書の下にカーボン紙と白紙を挟んでタイピングして、第三者へカーボンコピーした文書を送っていたことに由来します。

▼CCを送る場合
メール本文に宛先とCCの両方の名前を書いておくと、相手に配慮したメールになります。受け取った相手が、メール送信欄のTO・CC欄で誰がこのメールの受信者なのかを確認する必要がなくなるためです。
例)TO:○△株式会社 ○山様
  (CC:△田様、□井様)
  お世話になっております…

  
▼自分がCCに入っているメールを受け取ったら
基本的には内容を確認すればよく、返信は不要です。とはいえ、例えばメールの内容について意見を述べるなど、返信の必要が出てくることもあるでしょう。返信するときは、原則、TO、CC含む全員への返信をしましょう。送信者だけに返信してしまうと、メールの宛先に入っている全員との認識がズレてしまうためです。あえて個別に返信するときは、個別に返信していることとなぜそうしたのかの理由を添えるようにすると、受け取った相手も納得します。

BCCとはどんなもの?

出典:Frame illust

BCCとは、Blind Carbon Copy(隠しカーボンコピー)の略語です。BCCに入っている宛先は、メールの送信者以外の人は知りえません。TO・CCに入っている人が誰なのかをBCCの人はわかりますが、BCCに入っている人が誰なのかは他にBCCに入っている人からもわかりません。アドレスを隠して送ることができるのがBCCです。

▼BCCを送る場合
CCとは違って、メール本文中に宛名は書きません(BCCにした意味がなくなるので!)。メール本文中に宛名を書いておきたい場合は、「各位」「皆様へ」などとします。また、メール本文の冒頭か締めに「このメールはBCCで、一斉にお送りしております。」と書き添えると丁寧です。BCCでの送信を使う場面としては、代表的には以下の2つのパターンが考えられます。

A:お互いに面識のない複数の宛先へ同じ内容を一斉送信する場合
メールでオフィスの移転をお知らせする、といった一斉送信の場合、送る相手同士は企業もバラバラでお互いに知らない関係であることが多いでしょう。こうした相手の宛先をTO・CCで一斉に送ってしまうと、個人情報(メールアドレス・名前など)を送る相手同士に不用意に漏らすことになるので、BCCを活用するようにします。

B:顧客へメール対応をする場合
担当者である自分が顧客とメールでやり取りをする際、特にクレーム対応時などに、送る相手(=顧客)にはわからないように社内の上司などへ情報共有する目的で、共有したい人をBCCに入れます。

▼自分がBCCに入っているメールを受け取ったら
こちらも基本的には確認すればよく、返信は不要です。メールに返信をしたい場合は、CCと違い、TO・CCに入っている人を残したまま返信しないように注意します。誤って全員返信などしては大変です。TO・CCの人は、あなたがBCCに入っていることを知りませんし、送信者が意図してBCCに指定しているのを台無しにしてしまうからです。例えば、先に上げたBの例で、上司が全員返信をしてクレーム対応のフィードバックをしてしまったりしては、顧客のクレーム対応は目も当てられない事態になってしまいます。

▼CC・BCCの使い分けに迷ったら
面識のない人同士、あるいはメールの内容には無関係?と受け取られそうな人は、CCには入れないようにします。個人情報やメールの内容の情報を漏えいされたと受け取られないかどうか、よく考えて送るようにしましょう。

ビジネスの場では、事あるごとに「報・連・相」が求められるため、何かとCCに関係者を入れることが多くなっています。でも、「とりあえずCCに入れておこう」と考えるのは危険です。CCに入れて報告したつもりでいても、報告したい相手は「CCであるがゆえ」に読んでいないかもしれません。
①その人を宛先に本当に入れるべき?②TO・CC・BCCのどの宛先が適切?この2つを考えて、ビジネスメールを適切に送るように気をつけましょう!

WRITER

編集部チーム

PARAFT編集部

素晴らしい内容のメールでも、宛先を間違えたら価値は半減どころかトラブルにもなりかねません。宛先の使い分けはビジネスメールの基本です。自戒も込めて、CC・BCCの使い分けにはくれぐれも気をつけましょう……。

ビジネスメールに悩んだら読んでほしい「まとめ」

ー 「生きる」と「働く」を もっと楽しく。
TO・CC・BCC、宛先の正しい使い分け【ビジネスメール】:r000017002864 | PARAFT [パラフト]

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大丈夫?宛先の使い分け

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