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ファイル添付で知っておきたい基本【ビジネスメール】:r000017002870 | PARAFT [パラフト]

出典:Unsplash

添付ファイルの記事

ファイル添付で知っておきたい基本【ビジネスメール】:r000017002870 | PARAFT [パラフト]

2017.04.28

添付ファイルの記事2017.04.28

添付ファイルであせらない

ファイル添付で知っておきたい基本【ビジネスメール】

keyword: 添付ファイル ビジネスメール 容量 圧縮 形式

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取引先へメールでファイルを送ったものの、「開けません」「送られてきません」といった連絡を受けてしまうこと、ありませんか?メールでファイルを送るのはとても便利ですが、ファイル添付にもおさえておくべきポイントがあります。今回は、そのポイントをご紹介します。
ビジネスメールに悩んだら読んでほしい「まとめ」

2017.04.28 文章 / PARAFT編集部

ファイルを添付する前に確認しましょう

出典:Frame illust

▼ メール本文で書く?添付ファイルで送る?

いざビジネスメールを送るとき、メール本文に伝えたい内容を書くべきか、添付ファイルにまとめたほうがいいのか悩むこと、ありませんか?
データや図表、何ページにもわたる文書であれば、添付ファイルで送る判断をすることが多いかと思いますが、その住み分けはどこにあるのでしょう。それは、相手が加筆・利用・修正するものなのかどうかによります。具体的には、内容の多い少ないにかかわらず、企画書、提案書、見積書、原稿など、それ単体で独立しているものは添付ファイルにします。
また、メール本文に書くとあまりにも長くなるもの(ディスプレイで言えば3~4画面以上)は、添付ファイルにしたほうが親切です。あまりにも長い本文になると、返信する際の引用も長くなってしまうので、受け取った相手は削除すべきか迷ってしまいます。

▼ 添付NGの主なファイル

ファイルの種類によっては、ビジネスメールへ添付してはいけないファイルがあります。
・プログラムファイル(.com .exe .batなど)
・ショートカット(.Ink)
・ウェブページのリンク(.url)

プログラムファイルは添付ファイルとしては開けなかったり、ウイルス感染の可能性も高く危険です。ショートカットやリンクは添付しても、相手は利用することができません。ウェブページのアドレスは本文中に書くようにします。

▼ 添付可能な主なファイル

以下に挙げるファイルは、基本的にはビジネスメールへ添付しても問題ありません。
・テキストファイル(.txt)
・Wordの文書(.doc .docx)
・Excelの表(.xls .xlsx)
・PowerPointのファイル(.ppt .pptx)
・一太郎の文書(.jsd)
・PDFファイル(.pdf)
・画像ファイル(.jpg .bmp)
・音声ファイル(.mp3 .wma)
・圧縮ファイル(.zip)

※Word、Excelのファイルは、非常によく使われている反面、ウイルス攻撃の手段となっていることもあります。送る側としては、パスワードを設定することを基本としたり、メールそのものの信頼性を高める(ウイルスメールと誤解されないような具体的な表記をする)などの配慮をしたいものです。

ファイル添付の工夫 その①

出典:Frame illust

▼ 添付ファイルの概要は本文にも記載

ビジネスメールにファイルを添付したら、添付したファイルの概要を本文に書いておくと親切です。こうしておくと、メールを受け取った相手は、ファイルを開かなくても何が送られてきたのかをつかめます。スマホではファイルの開封がしづらいため、外出先などでスマホからメールチェックすることが多い相手であれば、なおさら喜ばれます。
また、ファイル添付を漏らした場合も、メールを読んだ相手から添付漏れを指摘してもらえます。
以下に、メール本文に書く「添付ファイルの概要の例」をご紹介します。

例)イベントの企画書を添付ファイル(Word)でお送りいたします。
  概要は以下のとおりです。
  
  ① イベント企画主旨(働き方改革、企業・個人のパネルディスカッション)
  ② パネルディスカッションご出席候補(5名の候補)
  ③ 費用概算(内訳として会場費・講演費など)

  
▼ 重要な添付ファイルにはパスワードを設定する

メールはメールサーバーを介して届く仕組みですが、こうした仕組みの中でメールやファイルの中身を盗み見られる恐れがあります。また、本来送るべき相手とは違う人へ、誤ってメールを送ってしまうこともありえます。こうしたリスクを避けるために、重要な内容はメール本文には書かずに添付ファイルにしたうえで、ファイルにパスワードを設定しておきましょう。
WordやExcelのファイルであれば、それぞれのソフトにパスワード設定機能があるのでそれを使います。パスワード設定機能がないソフトの場合は、圧縮してパスワードを設定することができます。
パスワードを設定したら、添付ファイルを送るメールにはパスワードを記載しないようにします。ドアと鍵が同じ場所にあるようなもので、せっかくパスワードを設定した意味がなくなってしまいます。一般的には、パスワードを別なメールで伝えることが多いですが、できれば別な手段(電話やラインなどメール以外)で伝えるのがベターです。
こうしたリスク管理については、企業によって独自のルールを設けていることが多いので、会社に所属している人であれば自社のルールを確認しておきましょう。

ファイル添付の工夫 その②

出典:Frame illust

▼ 添付ファイルの容量は3Mバイト以下に

添付ファイルの容量があまりに大きいと、自分や相手のサーバーの容量制限に引っかかり送受信できないこともあります。仮に送れたとしても、メールサーバーの容量は決まっているので相手の受信ボックスを圧迫することにもなり、容量の大きいファイルはあまりいい印象を与えません。目安として、添付ファイルの容量は3Mバイト以下に抑えるようにしましょう。3Mバイト程度であれば、ほとんどの容量制限はパスできますし、相手へ迷惑をかけることにもなりません。

▼ ファイルを圧縮して添付する

それでも、メールで送りたいファイルの容量がどうしても大きくなってしまうこともあるでしょう。その場合は圧縮すれば容量を減らせます。圧縮の代表的な方法はzip形式にすることです。手順は以下のとおりです。

手順)①圧縮したいファイルやフォルダーを右クリックします
   ②表示された一覧から「送る」を選択し、
    更に「圧縮(zip形式)フォルダー」をクリックします。
   ③圧縮ファイルが作成されます。

※ここで紹介した手順は、Windows標準の手順です。
※スマホではzip形式のファイルを解凍できないケースもあるので、スマホでメールチェックする相手へは送らないようにします。

その他にも、無料の圧縮ソフト「Lhaplus」など、圧縮する手段は様々です。使いやすいものを選ぶと圧縮・解凍がしやすくなります。

▼ ファイル転送サービスを使う

音楽のファイルや画像のファイルは容量がかなり大きくなってしまいます。こうしたファイルを送りたい場合は、インターネットのファイル転送サービスストレージサービスを利用すると便利です。

A:主な無料のファイル転送サービス
ラクスルBOX
宅ふぁいる便
データ便

B:主な無料のストレージサービス
Dropbox
Google Drive
One Drive

WRITER

編集部チーム

PARAFT編集部

メール本文を書いて、ファイルを添付して送信、ヤレヤレと思っていたら、「ファイルが開けません」という問い合わせが……。メールでファイルを送ることができるのはとても便利ですが、送り間違いや送れない・受け取れないなど様々な問題が発生するのも事実です。とりわけウイルス感染には気をつけたいもの。添付ファイルの悩みは尽きませんね。ここでご紹介した基本がお役に立てば嬉しいです。

ビジネスメールに悩んだら読んでほしい「まとめ」

ー 「生きる」と「働く」を もっと楽しく。
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