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受信した相手にしっかり伝わる言い回し【ビジネスメール】:r000017002871 | PARAFT [パラフト]

出典:Unsplash

言い回しの記事

受信した相手にしっかり伝わる言い回し【ビジネスメール】:r000017002871 | PARAFT [パラフト]

2017.05.01

言い回しの記事2017.05.01

簡潔さこそメールの要

受信した相手にしっかり伝わる言い回し【ビジネスメール】

keyword: 言い回し ビジネスメール 注意 書き方 表現

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「この言い回しで大丈夫かな?」取引先へ宛てたメール、言い回しが間違っていたら恥ずかしいものです。恥ずかしいだけならまだしも、伝えたいことがきちんと伝わっていなかったら大変なことに……。メールは残っていくものです。後から見返しても問題のない、相手にしっかり伝わるビジネスメールの書き方を確認しておきましょう。

ビジネスメールに悩んだら読んでほしい「まとめ」

2017.05.01 文章 / PARAFT編集部

簡潔な言い回しがビジメスメールの要

出典:Frame illust

ビジネスメールで大切なのは、簡潔さ・わかりやすさです。伝えたい事が間違いなく相手に届くことが第一です。文章の美しさは求められていません。伝えたい内容をひと目で把握できるメールがビジネスメールの理想です。

▼ 箇条書きを活用しましょう

書類を読むならまだしも、受け取ったメールが文章の羅列では、相手はメールを開いた途端うんざりして、読むのをやめてしまうかもしれません。メールの目的は、書いた文章を読ませるのではなく、ひと目で伝えたい内容が伝わることです。
箇条書きを積極的に活用すると視認性も高まり、読む人の誤解も少なくなります。

例)箇条書きを使わないと……

働き方改革の講演は、5月中旬を予定しております。時間帯は午前か午後のいずれかを検討中です。講演はパネルディスカッションの形式を取り、講演者は5名を調整中です。会場は、○○ホールをおさえています。



例)箇条書きを使うと……

働き方改革の講演について
・日程  :5月中旬の予定
・時間帯 :午前もしくは午後
・講演形式:パネルディスカッション
・講演者 :5名(調整中)
・会場  :○○ホール



▼ 伝えたいポイントは一文で

一通のメールで伝えたいことは、多くても3つほどに集約されるはずです。回りくどく書くのは避け、伝えたいことを簡潔に一文にすると相手にはっきり伝わります。

例)働き方改革の講演概要をご確認下さい。

講演の概要を書いており、その内容を確認してほしいという目的でメールするならば、ストレートに一文にまとめます。
例で挙げたように確認なのか、それとも依頼、打診、承諾、案内……?メールの目的をはっきりとした一文にまとめると、メールを受け取った相手は何を期待されたメールなのかを悩まずにすみます。

▼ 日時ははっきり書く

メールで日にちや時間帯を書くときは、できるだけ具体的な日付など明記するようにします。メールを送った時点で「明日」としても、受け取った人がそのメールを読むのは「明日」になってからかもしれません。後から読み返すこともあるメールは、明日・明後日・来週とはせずに、5/1(月)や5月22日の週とするとわかりやすくなります。特に、年末年始に近い時期は、2017年・2018年なども明記するようにすると誤解がありません。時間帯についても、朝一番や夕方、など時間帯がその人ごとの感覚でブレるような言い回しは避けたほうが無難です。午前10時まで、とか、18時から、などとします。

▼ 余計なことは書かない

ビジネスメールは簡潔であること、わかりやすいことがとても大事です。そのため、余計なことは書かないように注意します。重要でないこと、相手に関係のないこと、言い訳、同じことを繰り返すなどは、一番伝えたいことをぼやかしてしまい、何を伝えたいのかわからなくなってしまいます。やってしまいがちな言い訳を例に見てみましょう。

例)言い訳をしているメール
ご連絡が遅くなり大変失礼いたしました。このところ、海外への出張や重要な会議などが重なり、数日間オフィスをあけておりました。

例)言い訳をしないメール
ご連絡が遅くなり大変失礼いたしました。諸用でオフィスを不在にしていましたが、本日から出社しています。

くだけた言い回しはしない

出典:Frame illust

▼ ビジネスメールは書き言葉で

ビジネスメールにも関わらず、話し言葉のような文体になっているメールをたまに見かけます。ビジネスメールでの話し言葉は適切ではありません。あくまでも「書き言葉」を使って、適切なメール文を心がけます。

例)メールに書いてしまいがちな話し言葉
・ざっくり
・OKです
・~してもらえますか
・~よろしかったでしょうか、~でいいですか
・~じゃないですか
・~でいいですか

例)メールに書いてしまいがちな話し言葉を書き換えると……
・ざっくり → おおまかには、概ね
・OKです → 承知しました、承りました
・~してもらえますか → ~していただけますか
・~よろしかったでしょうか、~でいいですか → ~よろしいでしょうか
・~じゃないですか → ~ではないでしょうか、~です


▼ 顔文字・絵文字は注意して使う

プライベートのやりとりで、文字だけでは伝えづらいニュアンスを伝えるために、絵文字やスタンプを活用している方は多いのではないでしょうか。ビジネスメールでも、絵文字や顔文字を添えたくなることがあるかと思います。
でも、ビジネスの場で使うときは十分に注意しましょう。気心の知れた同僚に宛てたメールならばともかく、何人もの人が見るメールや取引先などへのメールで使うのは避けたほうが無難です。よかれと思ってつけた絵文字でも、見る相手によっては馴れ馴れしいとか常識がないなど、不愉快になるかもしれません。相手が顔文字・絵文字を使ってくるようなときは、かえって合わせて使ったほうが親しみが増すかもしれません。送る相手を考えて、相手に合わせて使うかどうかを判断するようにしましょう。

知っておきたい言い回し

出典:Frame illust

▼ 目上の人へ「了解しました」は使わない

「わかりました」という意味で、「了解しました」を使うことはよくあるかと思います。「承知しました」「かしこまりました」がへりくだる言い回しとなる一方で、「了解しました」は「わかりました」と同列になります。「了解」は「わかる」の漢語での表現だからです。目上の人に対しては、「了解しました」ではなく「了解いたしました」とすれば失礼にはあたりません。
ここ数年、「了解」という言葉を目上の人に対して使うのは失礼、という議論が巻き起こりました。2016年に、国語辞典を編集されている方がTwitterで、「了解いたしました」は失礼な言い回しではないという説明をされ、この議論はいったん決着をみたようです。とはいえ、「了解」という言葉は失礼である、と考えている人も未だにいるということを知った上で、使うかどうか判断したほうがよさそうです。

▼ 言葉の重複をしない

重複の例)お体、ご自愛下さい。
正しくは…… ご自愛下さい。/ お体を大切になさって下さい。

※「ご自愛」は「自分の体を大切にする」という意味なので、重複の例にある「お体」は不要です。

重複の例)まず始めに、一番最後に
正しくは…… まず/ 始めに/ 最後に

※「まず」と「始めに」は同じ意味です。「最後」は一番うしろという意味です。

▼ よくある間違い

例)交渉が煮詰まった
「煮詰まった」は「議論や考えなどが出尽くして結論を出す段階になる」という意味です。交渉が煮詰まったら交渉が大詰めを迎えたという意味になりますが、「行き詰まる」と誤用するケースが見られます。

例)私は役不足で
「役不足」は「その人の力量に比べ、役目が軽すぎること」です。謙遜する場合は「力不足で」が正しい言い回しです。

例)的を得た発言
的確な、といった意味であれば「的を射る」のが正しい言い回しです。

WRITER

編集部チーム

PARAFT編集部

メールにかぎらず、「書き言葉」の言い回しは奥深くてなかなか難しいものです。ここで挙げた例は全体のほんの一部にもなりません。日常的には、送られてきたメールを読んで?と感じたり、逆に?と思われたりの繰り返しで、だんだんとメールの言い回しが形になっていくのだと思います。伝わる・失礼のないメールを目指して、試行錯誤していきましょう。

ビジネスメールに悩んだら読んでほしい「まとめ」

ー 「生きる」と「働く」を もっと楽しく。
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簡潔さこそメールの要

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