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信頼感のあるシンプルな署名を【ビジネスメール】:r000017002873 | PARAFT [パラフト]

出典:Unsplash

署名の記事

信頼感のあるシンプルな署名を【ビジネスメール】:r000017002873 | PARAFT [パラフト]

2017.11.10

署名の記事2017.11.10

名刺よりも頼られる署名

信頼感のあるシンプルな署名を【ビジネスメール】

keyword: 署名 ビジネスメール 社外 基本

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ビジネスメールに欠かせない署名。受信したメールを見ていると、まねてみたい署名もあれば、いまひとつの署名もあります。そこで気になってくるのが「自分の署名はこれで問題ないのか」ということ。ビジネスシーンで使える、署名の基本を確認していきます。
ビジネスメールに悩んだら読んでほしい「まとめ」

2017.11.10 文章 / PARAFT編集部

ビジネスメール署名の基本

出典:Frame illust

▼ 署名は必ず本文最後に記載

ビジネスメールでは、メール本文の最後に署名を載せるのが通例となっています。どこの誰から送られてきたメールなのか、メールアドレスだけで判別するのは難しいものです。メールの最後に署名があれば、肝心な「どこの誰から」を悩むことはありません。ビジネスメールを送るときは、署名も載せておきましょう。

▼ 署名表示をあらかじめ設定

作った署名が本文の最後に自動で表示されるよう、あらかじめ設定をしておきます。使っているメールソフトによって設定の仕方は様々ですが、ほとんどのメールソフトで複数の署名を設定しておくことができます。

▼ 社外へ送るメールの署名

メールの署名は、いわば名刺のような役割を果たします。名刺に名前と社名しか載っていなければ、受け取った相手は電話や郵送ができず困ります。メールの署名もそれと同じです。社外へ送るメールの署名には、名刺と同じ情報を載せるのが基本です。
【社外メールの署名に入れる項目】
① 名前 
② 会社名(必要に応じ所属部署名)
③ 連絡先住所(郵便番号も載せましょう)
④ 電話・FAX番号 
⑤ メールアドレス 
⑥ 会社のウェブサイトURL

例)標準的な署名
=====================================
○○株式会社 人事部 編集花子(へんしゅう はなこ)
〒000‐0000 東京都渋谷区渋谷0‐0-0 渋谷ビル 2F
TEL :03-0000-0000 / FAX :03-0000-0000
MAIL:hanako-hensyu@aaaa.co.jp
URL :http://www.aaaa.co.jp/
=====================================

シンプルな体裁が大事

出典:Frame illust

▼ 署名を囲む区切り線

メールの内容は簡潔さが大切ですが、署名も同じです。装飾やイラストを使った署名は、見る人によっては「ビジネスにふさわしくない」などとマイナスイメージを持たないとも限りません。標準で設定している署名では、シンプルな区切り線を使うのが無難です。

例)シンプルな区切り線
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------------------------------------
*********************************
________________
◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇◇

例)避けたほうが無難な線
♪*:..:*♪*:..:*♪*:..:*♪*:..:*♪*:..:*♪*:..:*♪
☆。.:*:・'゜★。☆。.:*:・'゜★。
(*´∀`*)ノ。+゜*。

※☆や♪などかわいらしい印象のもの・顔文字は、ビジネスメールの署名には向きません。

▼ 気をつけたい長過ぎる署名

ビジネスメールでは、署名に商品の宣伝やスローガンなど、名刺以外の要素を盛り込むこともあります。そのこと自体には問題はありませんが、注意したいのはあまりに分量の多い署名です。長過ぎる署名は、読む人にとってスクロールが大変な、少し迷惑な存在です。以下のような長い署名は避けましょう。

例)長過ぎる署名
=================================================

編集花子(へんしゅうはなこ)

******************************
○○株式会社
人事部
******************************
住所:〒000‐0000 東京都渋谷区渋谷0‐0-0 渋谷ビル 2F
TEL :03-0000-0000
FAX :03-0000-0000
MAIL:hanako-hensyu@aaaa.co.jp
URL :http://www.aaaa.co.jp/

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弊社は人事のトータルソリューションを提案いたします。
最適なソリューションで、人事をもっと強く!
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※スマホでメールチェックする相手などは、署名の線が途中で折れてしまったりして、さらに読みづらくなります。デバイスによって見え方が違う点も考慮しましょう。

署名を状況で使い分ける

出典:Frame illust

▼ 社内向けの簡易な署名

署名は標準のものだけでなく、より簡易なものも設定しておいて状況で使い分けると便利です。特に、社内向けメールでは住所やURLは不要なことも多いでしょう。
例)簡易な署名(社内向け)
===============================
編集花子(へんしゅう はなこ)
○○ 人事部
内線:1234 MAIL:hanako-hensyu@aaaa.co.jp
===============================


▼ 社外向けの簡易な署名

社外でも、メールを頻繁にやりとりして全文引用などが続く相手であれば、二回目以降からは簡易な署名を使うと、メール本文がスッキリして読みやすくなります。
例)簡易な署名(社外向け)
===============================
編集花子(へんしゅう はなこ)
○○ 人事部
MAIL:hanako-hensyu@aaaa.co.jp
TEL :03-0000-0000 / FAX :03-0000-0000
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WRITER

編集部チーム

PARAFT編集部

ビジネスでやりとりのある相手と連絡をとりたいとき、真っ先に探すのは相手から送られた直近のメールだったりしませんか。名刺より探しやすく、情報も新しいメールの署名は、名刺の代わりに住所や電話番号を確認するツールとして重宝されています。ビジネスメールでは、個性よりも見やすさ・信頼感のある署名を心がけたいものです。

ビジネスメールに悩んだら読んでほしい「まとめ」

ー 「生きる」と「働く」を もっと楽しく。
信頼感のあるシンプルな署名を【ビジネスメール】:r000017002873 | PARAFT [パラフト]

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名刺よりも頼られる署名

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