一次会で終わりですか？

名幹事は二次会にも手を抜かない【会社飲み会の幹事】

もし会社の飲み会の幹事になったら、一次会だけでなく二次会についても怠りなく準備を進めていきましょう。二次会を成功させるためには、その前の一次会をテキパキと終わらせ、スムーズに二次会の店に移動できるように準備しておくことが肝心です。二次会でカラオケをするのなら、みんなが楽しめるように選曲やサポートに気を配りましょう。二次会でも名幹事と呼ばれるように、成功させるためのコツをまとめてみました。

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2017.12.10 文章／ PARAFT編集部

二次会の店へスムーズに移動するコツとは

出典：Frame illust

会社の飲み会で二次会の店に移動しようとするとき、しばしば次のような事態に遭遇します。

一次会が終わってみんなが店の外に出ているのに、幹事が会計にもたついて店から出てこない状態が続く。しびれを切らして１人、また１人と帰っていく。二次会をどこの店でやるかも決まっておらず、そのために、もう一杯飲みたい人たちは勝手にグループをつくって、別行動で飲みに行ってしまう。ようやく店の外に出てきた幹事は、少なくなった参加者をまとめてカラオケ店に移動。けれども部屋が空いていなくて、しばらく待たされる……。

こういう事態はよく見受けられます。

もしこういう展開になっても幹事がひどく責められることはないでしょう。けれども、せっかく幹事の仕事をするなら、こうした一次会から二次会にかけてのプロジェクトの移行処理でも、「できる人材」であることをアピールしたいものです。

そんな力量を付ける上で、このあたりの幹事仕事は格好の練習の場になりますので、幹事を拝命したら、ぜひ懸命に取り組んでいきたいものです。

一次会から二次会へスムーズに移行させていくためには、次のようなことに注意しておくといいでしょう。

▼ 一次会の撤収作業はチームプレーで進める

一次会が終わったのに、幹事がもたつく一番の原因は、そのあたりの幹事の仕事を独りで抱え込むところにあります。そうならないように、幹事を拝命した時点で、ほかの同期の社員や若手の先輩社員にも協力をあおぎ、チームプレーで一気に進めていけるように段取りをつけておきましょう。

一次会が終わったら、会計処理のほかに、ハンガーにかけていたコート・上着類の受け渡し、花束やプレゼントを紙袋に入れようとする主賓たちのお手伝い、忘れ物のチェックなど、細々とした幹事仕事があります。

こうしたことは事前に担当者を決めて、まかせてしまうのが望ましいです。そのチームの進行状況を見計らいながら、早めに店の外に出ていき、みんなを二次会の場所へと引っ張っていきましょう。

▼ 特に会計は早く済ませる

会計処理でもたつくと、なかなか二次会へ進んでいけません。そこで会計を早く済ませられるように工夫しておきたいところです。

多くの場合、参加者から会費を集めるのに手間どるわけですから、会費集めを一次会の店に入る前に済ませておくのが望ましいです。あるいは後日、参加者に請求することにして、とりあえずクレジットカードで先にまとめて払ってしまってもいいでしょう。

もし同期や若手の先輩社員で会計を担当してくれる人がいれば、幹事は一次会の司会進行に専念でき、その後の撤収作業も早く進められます。

▼ 二次会の店を予約しておく

一次会の出欠確認をする際に、二次会についても出欠をうかがっておきましょう。その上で、二次会の店を先に決めて予約しておくのが望ましいです。

あらかじめ二次会の店の住所や電話番号なども参加者にメールで伝えておけば、次はどこへ向かえばいいのか情報を共有できます。そうなれば、一次会の店を出た後、タクシーに分乗して二次会の店に移動する場合も混乱は少ないでしょう。

二次会の店選びにも力を入れよう

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会社の飲み会で幹事を任されたとき、たいていの人は、一次会の店選びには力を入れるものの、二次会の店選びについては後手に回ることが多いです。なにしろ二次会はどのくらいの人数になるか読みにくいのです。そうなると店を決めようがありません。

それなら出欠確認の際、一次会と二次会をまとめて聞くことをおすすめします。二次会の店の予約は俄然、やりやすくなります。あらかじめ二次会の出欠確認を行い、参加見込み人数をもとにして店を決め、みんなに周知徹底しておきましょう。

そうすれば、参加者は二次会も含めて当日の流れを頭に入れておき、幹事が誘導しなくても、自然に二次会へ動いてくれるようになります。また、早めに出欠確認をすれば、二次会に力が入っていることが伝わり、例年より二次会の参加者が増えるかもしれません。

では二次会の店選びはどのような点に注意して進めたらいいのでしょうか。大事なのは、一次会の店選びと同様、幹事が自分独りで決めるのではなく、まず上司の意向をうかがい、その意向に従って、先輩たちのアドバイスをもらいながら絞り込んでいくことです。

まず二次会ではカラオケに行くのか、それともバーなどに繰り出すのか、上司の意向を尊重して決めましょう。

ここで例えば、上司が「バーに行こう」と言っているのに、先輩たちが「カラオケにしよう」と主張し、意見が別れたら、ひとまず上司の意向に沿って決めてもいいでしょう。

これは二者択一ではありません。二次会が終わった後、三次会でカラオケに行けばいいのです。うまく職場の意見をまとめていけるかどうか、会社の飲み家の幹事になったら、リーダーとしての手腕が試されます。

カラオケ店で幹事は「おもてなしの精神」を全開させよう

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もし二次会でカラオケに行くことになったら、幹事の実力を伸ばすまたとない機会かもしれません。

まず会社のカラオケは、友人と行くカラオケとはまったく異なり、大切なビジネスシーンの一つだと心得ておきましょう。

会社のカラオケで求められるのは、取引先や上司らに喜んでもらおうという「おもてなしの精神」です。幹事独りではなく、周りの同期や先輩たちにも協力してもらって、カラオケの参加者全員が盛り上がり、楽しく過ごせるように仕掛けていきましょう。

カラオケ店に移動したら、幹事は上司らにどこに座ってもらうか、席順に目配りしましょう。

上司には基本的に、ゆっくりくつろげる奥の方のソファに座ってもらいます。カラオケが大好きな「宴会部長」の先輩たちには、その人たちだけで固まらないで、うまくちらばってもらうのが理想的です。

ちょっとカラオケの苦手な人やおとなしい人が隅っこで孤立しないように、元気な人たちには要所に座ってもらいましょう。「みんなで歌う」布陣ができれば、しめたものです。

ドリンク類は、幹事が半ば強引に、どんどん注文していきましょう。みんながメニュー表に目を落として、じっと考え始めてしまったら盛り上がりません。そこで幹事が「ハイボールの人は何人ですか？」「ウーロン茶の人は手を上げてください」という具合で、とりあえず注文していきましょう。

さらに幹事は、真っ先に自分でカラオケを歌ってしまいましょう。とにかく、すぐカラオケを始めることです。うまくなくても構いません。大事なのは、みんなが知っている歌いやすい歌を選ぶこと。暗い曲や重たい曲は避けて、ノリのいい曲にしてください。

そんな曲を最初に流してしまうことで、この日のカラオケ選曲の流れをつくってしまいましょう。「幹事チーム」として協力してくれる同期や若手の先輩たちにも、同じように選曲していってもらいましょう。

そうなれば、カラオケの苦手な人たちも居心地が悪くならないでしょう。新しい曲を知らない上司にもカラオケを楽しんでもらえることでしょう。

カラオケ店にいる間、幹事は自分がくつろぐことは忘れて、歌っている人や選曲に悩む人たちの近くでサポート役に徹するといいでしょう。

会社で長く働いていくのなら、これから取引先などとカラオケに行くことがたくさんあることでしょう。そんなときに、どう振る舞ったらいいのか、幹事の仕事を通じて接待術を身につけていきましょう。それが苦痛でなく、喜びになっていけばたいしたものです。

この幹事の仕事を、二次会も含めて独りでこなそうとしたら、気が遠くなります。それは無理な話です。どんなプロジェクトもリーダー独りで進めることはできません。

繰り返しになりますが、会社の飲み会の幹事になったら、どれだけ同僚を巻き込み、チーム力で進めていけるかが成功のカギを握ります。一次会、二次会のプロジェクトを一緒に乗り切ることができれば、そのチームの仲間とは、これから他の仕事でも助け合っていけることでしょう。

幹事の仕事には思いがけない収穫もあるようです。ぜひ頑張ってみてください。

※ よければ下記の記事もご参照ください。
>> 会社のカラオケ！盛り上がる曲・しぼむ曲

>> 二次会のボウリングは準備と気遣いが肝心

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編集部チーム

PARAFT編集部

会社の飲み会でカラオケに行ったら、上司がいつも歌う十八番の歌を先に歌ってしまわないように注意しましょう。上司の知っている曲を歌おうとして、上司が唯一歌える歌を先取りしてしまったら話になりません。たかがカラオケかもしれませんが、幹事の仕事を極めるのはなかなか難しそうです。

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