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出欠確認の記事

飲み会の日程調整&出欠を賢く【50代元新聞記者の幹事テク集】:r000017002877 | PARAFT [パラフト]

2018.10.31

出欠確認の記事2018.10.31

もう出欠確認で手間取らない

飲み会の日程調整&出欠を賢く【50代元新聞記者の幹事テク集】

keyword: 出欠確認 日程調整 飲み会 幹事メール

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会社の飲み会の幹事になったら、日程調整と出欠確認にはずいぶん悩まされることでしょう。忙しい上司や先輩たちが全員集まれることはなかなかありません。どの日にちにしてもたいてい誰かが来られないものです。日程調整も出欠確認も思い通りにいかないわけですが、何とか賢く進めていくコツを整理してみましょう。メールの文例や、出欠確認を楽にするツールもご紹介しますので活用してください。

初心者こそ押さえておきたい!幹事の作法これだけ / 目次 に戻る

2018.10.31 文章 / PARAFT編集部

日程調整や出欠確認は上司に直接会うところから

出典:Frame illust

▼ トップの人たちの日程調整を行おう
会社の飲み会の日程調整や出欠確認は、参加予定のトップの人たちにいつなら大丈夫か、直接会って聞いて回るところから始まります。トップの人たちは夜にたくさん予定の入っているケースも多いですから、まずはとにかく早く日程調整からお願いしていきましょう。

真っ先に聞いておきたいのは、あなたを幹事に指名したトップの日程です。

▼ どの人の予定を押さえておけばいいの?
トップの人に聞く際は、同時にこれから誰と誰の予定を押さえておかなければいけないか、日程調整のポイントをその人に確認して漏れがないようにしましょう。

日程調整では一般的に、
・主賓となる人たち
・参加するナンバー2
・ナンバー3

の予定を聞いて決めるように指示されることでしょう。その人たちに直接会って聞いていきましょう。

さらに、会社の飲み会で幹事をサポートしてくれる先輩たちにも、いつがいいか日程調整して回りましょう。

▼ 日程調整のやり方
こうしたキーパーソンとの間で日程調整する際は、できるだけ直接会って尋ねるのが望ましいです。ただ、相手が長期出張などで不在続きのときには、仕方がないのでなるべく早めにメールで日程調整しましょう。次の例文のように、いつまでに知らせてほしいのか期限を決めて送るのがポイントになります。

[日程調整メールの例文]
件名 ○○さんの送別会 日程のご相談

△△係長殿

お疲れ様です。○△チームの□□です。
○○さんのご退職に伴い送別会を企画しております。
ついては△△係長にぜひご参加いただきたいと思っております。
お忙しいところ恐縮ですが、△月○日~△月□日のご都合はいかがでしょうか。

お手数ですが、今週中に、ご参加可能な日をお知らせいただけると助かります。
どうぞよろしくお願いいたします。

○△チーム □□

メールや日程確認ツールで日程調整を進めていこう

出典:Frame illust

▼ 日程調整の進め方
ここまでで、だいたい日程調整のメドが立ってくるはずです。その絞り込まれた日のうち、いつがいいか、今度は参加者に幅広く尋ねていくことになります。

ただ、職場によっては全員に聞かないで、日時を決めてしまうところもあると思います。あなたの会社では例年、どこまで日程調整しているのか、上司や先輩に確認した上で進めていきましょう。

▼ 日程調整の理想は直接会って進める
日程調整の際は、この場合も繰り返しになりますが、できるだけ直接会って進めていくのが理想です。直接会うことで、日程以外の希望をヒアリングしたり、当日の係をお願いしたり、飲み会に向けてコミュニケーションを円滑に進められるはずです。

▼ 日程調整をメールで済ませる場合
ただ、職場によっては例年、この段階の日程調整はメールで済ませるところもあるでしょう。その場合は、次の例文のようにまとめて送ってみましょう。

[日程調整メールの例文]
件名:【日程調整 今週中に返信ください】○○さんの送別会の日程について

各位

お疲れ様です。
○○さんのご退職に伴い送別会を企画しております。
ついては△月○日~△月□日のご都合はいかがでしょうか。
いずれも午後7時スタートで考えております。

お手数ですが、今週中に、ご参加可能な日をお知らせいただけると助かります。
皆様のご予定を踏まえて、日程やお店を決め、改めてご連絡いたします。
どうぞよろしくお願いいたします。

幹事 □□
携帯○○○-○○○○-○○○○


▼ 日程調整にスケジュール確認ツールを利用
もし飲み会の参加人数がかなり多いなら、上記のようにメールで問い合わせて、その回答を集計するのは大変な作業になります。そんな場合は、無料のスケジュール確認ツールなどを日程調整に利用するといいかもしれません。下記のようなところが有名です。

1.調整さん
2.調整丸
3.とっとと決め太郎

出欠確認に日程確認ツールを利用する手も

出典:Frame illust

▼ 飲み会の予約の流れ
会社の飲み会の日時を絞り込むことができたら、すぐ上司の許可をもらい、その日時でお店に予約を入れましょう。その時点でまだ正確な出席人数は分かりませんが、まずはとりあえずの人数で場所をおさえましょう。

▼ 出欠確認を行う
場所をおさえた上で、上司や先輩たちに改めて開催日時やお店の詳細を連絡し、出欠確認をしていきましょう。

その出欠確認の連絡に盛り込みたい内容は次のような点です。
1.開催日時
2.お店の名前、住所、電話番号
3.参加費
4.お店の地図(サイトがあれば地図の出ているページのアドレスでも可)
5.出欠の返信期限
このほかに参加をキャンセルする場合、いつまでに幹事に連絡してもらいたいのか、その点も盛り込んでおくのが望ましいです。例えば下記のような文面で出欠確認のメールを送りましょう。

[出欠確認メールの例文]
件名:【出欠確認 ○日までに返信ください】○○さんの送別会について

各位

お疲れ様です。
○○さんのご退職に伴い、
下記の日時・場所で送別会を開催いたします。
ついてはご多用のところ恐れ入りますが、
出欠のご回答を今週中にお願いいたします。

出欠ご回答締め切り:○月○日(△)○時

日時:○月□日(□)○時~
場所:レストラン「○○○○」
   東京都渋谷区渋谷○-○-○
   電話:○○-○○○○-○○○○
   渋谷駅徒歩8分
   お店の地図 http://xxxx.xxxx.xx
参加費 ○千円
.
参加費は事前に集金します。ご協力ください。
なお参加のキャンセルは、○日△時までにご連絡ください。
それ以降のキャンセルはすべて参加費が発生してしまいますのでご了承ください。
どうぞよろしくお願いいたします。

幹事 □□
携帯○○○-○○○○-○○○○


▼ 出欠確認でもスケジュール調整ツールを使おう
出欠確認にも、前述の「調整さん」など無料のスケジュール調整ツールを使ってもいいでしょう。特に参加予定者の人数が多いときには、こうした調整ツールを使うことで出欠確認が格段に楽になります。出欠確認にツールを使う場合は、下記のように出欠確認メールに調整ツールのURLを加えて連絡するようにしましょう。

[出欠確認メールの例文]
件名:【出欠確認 ○日までに返信ください】○○さんの送別会について

各位

お疲れ様です。
○○さんのご退職に伴い、
下記の日時・場所で送別会を開催いたします。
ご多用のところ恐れ入りますが、
出欠のご回答を下記のURLからご登録ください。

出欠ご回答締め切り:○月○日(△)○時
出欠のご回答はこちらから http://xxxx.xxxx.xx

日時:○月□日(□)○時~
場所:レストラン「○○○○」
   東京都渋谷区渋谷○-○-○
   電話:○○-○○○○-○○○○
   渋谷駅徒歩8分
   お店の地図 http://xxxx.xxxx.xx
参加費 ○千円

参加費は事前に集金します。ご協力ください。
なお参加のキャンセルは、○日△時までにご連絡ください。
それ以降のキャンセルはすべて参加費が発生してしまいますのでご了承ください。
どうぞよろしくお願いいたします。

幹事 □□
携帯○○○-○○○○-○○○○


▼ 飲み会当日までの流れ
こうして飲み会の出欠確認を行い、さらに開催当日までに1~2回ほど確認のメール(リマインドメール)も送っておきましょう。飲み会の開催日が近づくと、上司や先輩から参加キャンセルの連絡が届くようになります。幹事はこのキャンセルの人数を集約し、キャンセル料が発生する日の前までにお店に正確な人数を伝えておきましょう。

日程調整や出欠確認の作業は煩雑ですが、一連の流れを理解した上でコツコツと進めていきましょう。

▼ 出欠確認はコミュニケーションを交わすいい機会
出欠確認などは、普段話すことがほとんどない先輩たちとコミュニケーションを交わすいい機会です。例えば出欠確認の連絡をくれた先輩に、「ありがとうございます!飲み会当日よろしくお願いします!」とひと声かけるなど、ひと手間かければさらに良い関係をつくっていけることでしょう。日程調整についても出欠確認についても、ぜひ自分なりに工夫して頑張ってみてください。

▼ 飲み会の名幹事になろう!
会社の飲み会に関する記事は、下記の記事も読まれています。
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編集部チーム

PARAFT編集部

飲み会の日程調整や出欠確認は、基本的には簡潔明瞭なメールなどでやり取りして問題ありませんが、事前にキーパーソンには直接会って尋ねるなど、フェース・トゥ・フェースの関係も忘れないようにしましょうね。飲み会当日に向けてキメ細かく調整していきましょう。

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