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レイアウトの工夫がメールを劇的に変える【ビジネスメール】:r000017002879 | PARAFT [パラフト]

出典:Unsplash

レイアウトの記事

レイアウトの工夫がメールを劇的に変える【ビジネスメール】:r000017002879 | PARAFT [パラフト]

2017.12.04

レイアウトの記事2017.12.04

レイアウトで好印象

レイアウトの工夫がメールを劇的に変える【ビジネスメール】

keyword: レイアウト ビジネスメール 工夫 改行 箇条書き

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新着のビジネスメールをあけてみたら字がぎっしり……。忙しいとき・疲れているときだったりすると、見なかったことにしたくなるのではないでしょうか。重要な内容なら、それでも何とか読んでもらえるでしょうが、ビジネスメールはサラッと負担なく読めるのが理想。本文のレイアウトを少し工夫すれば、同じ情報量でも、受け取った相手が読みやすいビジネスメールを書くことができます。メールを劇的に読みやすくするレイアウトの工夫をご紹介します。
ビジネスメールに悩んだら読んでほしい「まとめ」

2017.12.04 文章 / PARAFT編集部

読みやすいレイアウトの工夫 その① 行

出典:Frame illust

▼ 1行に適当な字数は25~30字

読みやすいレイアウトを目指すには、メール1行の文字数を25~30字として、意識的に改行するようにしましょう。

横に短く縦に長いメールの書き方は、読み手は縦に視線を動かすだけで済むので格段に読みやすくなります。改行を意識せずに横にも長く書かれたメールは、横にも縦にも視線を動かす必要があるので、内容の把握に時間がかかってしまうのです。

相手のメールソフトによっては、メール本文が横に長いと、変な箇所で1行ずつ改行されるといった最悪に読みづらい状況を招くことがあります。そんな状況を回避するためにも、25~30字で改行するのが無難です。字数をキッチリ守るというよりは、句読点を打つ箇所や単語の終わりなど、キリのよいところで改行すると読みやすくなります。

例)改行しない場合
このたびは、働き方改革に関する研修での講演をご快諾いただき、誠にありがとうございました。さて、当日の概要について以下にご案内いたします。お手数ですが、ご確認のうえご準備いただきますようよろしくお願いいたします。本件について、ご不明点などございましたらお問い合わせ下さい。

例)改行した場合

このたびは、働き方改革に関する研修での講演を
ご快諾いただき、誠にありがとうございました。
さて、当日の概要について以下にご案内いたします。
お手数ですが、ご確認のうえご準備いただきますよう
よろしくお願いいたします。
本件について、ご不明点などございましたら
お問い合わせ下さい。


※文を改行する箇所では句読点をつけません。できるだけ改行する位置を揃えると読みやすいレイアウトになります。

▼ 1つのブロックは2~5行・ブロック間は1行あける

さらに読みやすいレイアウトを目指し、一つの内容ごとに2~5行のブロックにまとめて、ブロックごとに1行あけるようにします
先ほどの例に応用してみます。

例)ブロックでまとめて1行あける場合
このたびは、働き方改革に関する研修での講演を
ご快諾いただき、誠にありがとうございました。

さて、当日の概要について以下にご案内いたします。

お手数ですが、ご確認のうえご準備いただきますよう
よろしくお願いいたします。
本件について、ご不明点などございましたら
お問い合わせ下さい。

読みやすいレイアウトの工夫 その② 箇条書き、見出し、罫線

出典:Frame illust

▼ 箇条書きでわかりやすく

重要な項目をわかりやすく伝えるには箇条書きを活用します。以下の例を見てみましょう。

例)箇条書きをしない場合

働き方改革に関する研修をご案内します。2017年7月1日(土)
13時から16時まで行います。会場は○○ホールです。
会場所在地は〒000-0000 東京都渋谷区渋谷0-0-0
最寄り駅はJR渋谷駅南口 徒歩10分です。
この研修では参加される皆さんに、育児や介護と仕事の両立に
ついて考え、新しい働き方の動向や、働き方を変える環境を
どう作るかを知っていただくのを目的としています。


例)箇条書きをした場合

働き方改革に関する研修を以下の通りご案内します。
日にち  :2017年7月1日(土)
講演時間 :全3時間(休憩30分を挟む60分・90分)
時間帯  :13時~16時
会場   :○○ホール
所在地  :〒000-0000 東京都渋谷区渋谷0-0-0
最寄り駅 :JR渋谷駅南口 徒歩10分
研修の目的:①育児や介護と仕事の両立を考える
      ②新しい働き方の動向を知る
      ③働き方を変える環境をどう作るかを知る


▼ 見出しをつける

伝えたい項目をただ並べるのではなく、内容ごとに見出しをつけると読みやすいレイアウトになります。

例)

さて、当日の概要について以下にご案内いたします。
● 日程
日にち :2017年7月1日(土)
講演時間:全3時間(休憩30分を挟む60分・90分)
時間帯 :13時~16時
● 場所
会場  :○○ホール
所在地 :〒000-0000 東京都渋谷区渋谷0-0-0
最寄り駅:JR渋谷駅南口 徒歩10分
● 研修の目的
①育児や介護と仕事の両立を考える
②新しい働き方の動向を知る
③働き方を変える環境をどう作るかを知る


▼ 罫線を活用する

重要な箇所、箇条書きにした箇所などは、罫線を使って区切るとさらにわかりやすくなります。例えば以下のように使います。

例)

さて、当日の概要について以下にご案内いたします。
------------------------------------------------
● 日程
日にち :2017年7月1日(土)
講演時間:全3時間(休憩30分を挟む60分・90分)
時間帯 :13時~16時
● 場所
会場  :○○ホール
所在地 :〒000-0000 東京都渋谷区渋谷0-0-0
最寄り駅:JR渋谷駅南口 徒歩10分
● 研修の目的
①育児や介護と仕事の両立を考える
②新しい働き方の動向を知る
③働き方を変える環境をどう作るかを知る
------------------------------------------------


このように区切ると、視覚的にも確認すべき箇所がわかりやすくなります。

【本文で使える罫線の例】
--------------------------------------------
+‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥+
===================
*******************
++++++++++++++++++++++++++++++++++

読みやすいレイアウトの工夫 その③ 漢字を多用しない

出典:Frame illust

ビジネスメールとはいえ、メール本文で漢字を使いすぎると、見た目に堅苦しく読みにくい印象を与えてしまいます。全体のバランスを見ながらひらがなを残すと読みやすいメールになります。

例)漢字を多く使ったメール

この度はご多忙の中、講師のご快諾を頂き、誠に有難う御座いました。
先日のご講義は大変意義のある内容で、参加者からも非常に感銘深く
拝聴したとの感想が寄せられました。
本来ならば改めてご挨拶へ伺うべきところ、失礼をお許し下さい。
先ずは、御礼申し上げます。
今後とも宜しくお願い致します。

例)ひらがなを多く使ったメール

このたびはご多忙の中、講師のご快諾をいただき、誠にありがとうございました。
先日のご講義は大変意義のある内容で、参加者からも非常に感銘深く
拝聴したとの感想が寄せられました。
本来ならばあらためてご挨拶へ伺うべきところ、失礼をお許しください。
まずは、お礼申し上げます。
今後ともよろしくお願いいたします。

WRITER

編集部チーム

PARAFT編集部

読みやすいビジネスメールを受け取ると、何だか送り主の印象が良くなったりしませんか?メール本文のレイアウトを少し工夫するだけで、読みやすさ・伝わりやすさはかなり変わります。相手が思わず閉じたくなるビジネスメールではなく、優先して読みたくなるビジネスメールを目指しましょう!

ビジネスメールに悩んだら読んでほしい「まとめ」

ー 「生きる」と「働く」を もっと楽しく。
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