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受信環境が違えばメールの見え方も違う【ビジネスメール】:r000017002883 | PARAFT [パラフト]

出典:Unsplash

機種依存文字の記事

受信環境が違えばメールの見え方も違う【ビジネスメール】:r000017002883 | PARAFT [パラフト]

2017.05.09

機種依存文字の記事2017.05.09

送る側が気づかない

受信環境が違えばメールの見え方も違う【ビジネスメール】

keyword: 機種依存文字 ビジネスメール ケータイ HTML テキスト

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外出先で社用ケータイを確認。取引先担当者から急ぎのメールが!でもこのメール、変な位置で改行が入って読みづらい上に、デフォルトの署名まで入っていて本文が長く、何が急ぎなのか肝心の用件もわからない……。パソコンからケータイへのビジネスメール、いつも通りに送ってしまうと、受け取る相手にこんな思いをさせてしまっているかもしれません。ビジネスメールでありがちな注意したいことをまとめました。
ビジネスメールに悩んだら読んでほしい「まとめ」

2017.05.09 文章 / PARAFT編集部

ケータイ(スマホ)・パソコン間のメールに注意する

出典:Frame illust

冒頭のようなケース、意外とありがちです。外出の多い営業担当者へ急ぎで連絡したいとき、電話をかけても商談でつかまらなかったら焦るものです。そこで止む無くケータイへメールを送ったのが、いつもの要領で書いたために読みづらいメールになってしまいました。さて、いつもの要領で書いたメールがなぜ読みづらくなってしまうのでしょうか。

▼ ケータイ(スマホ)の特性=パソコンと比べ画面が圧倒的に小さい

① 一画面に表示される文字数がかなり少ないので、長い件名や本文は読みづらい
② いつもの署名は途中で何度も改行され、肝心の誰からなのかわかりづらい
③ 本文の改行はレイアウトが壊れてしまい、かえって読みにくくなる

こうした特性から、パソコンからケータイ(スマホ)へ送るビジネスメールは、以下の例のように書くと読みやすくなります。

例)
件名:打ち合わせ時間変更
○△商事 △山様〈改行〉
□□の△田です。〈改行〉
直前に申し訳ありません。本日15時からの打ち合わせが16時へ変更となりました。よろしくお願いいたします。


※用件を伝える文は、あえて改行していません。ケータイ(スマホ)画面の中で折り返して表示されます。
※改行した部分はケータイ画面では一行空けます。
挨拶や引用などは省き、極力用件のみを記載します。署名は文末でもいいのですが、その場合も会社名・名字のみにして住所などは省きます。 

ビジネスメールで必須の署名は、そのまま載せると区切り線などが何度も改行されてしまい、肝心の誰からなのかよくわからなくなってしまいます。
パソコンからケータイ(スマホ)へビジネスメールを送るときは、こうした特性を配慮して、なるべく手短にまとめるようにします。

▼ パソコンへケータイ(スマホ)からビジネスメールを送るとき

上記に挙げたケータイ(スマホ)の特性と、パソコンは真逆になります。それを念頭におくと、先ほどの文例への返信は以下のようになります。

例)
件名:Re:打ち合わせ時間変更
□□ △田様〈改行〉
○△商事の△山です。〈改行〉
打ち合わせ時間変更の件〈改行〉
承知いたしました。〈改行〉
本日16時に伺います。〈改行〉
外出中につき、ケータイからの返信〈改行〉
失礼いたします。〈改行〉
どうぞよろしくお願いいたします。〈改行〉
この件について何かありましたら〈改行〉
このメールへ返信をお願いします。〈改行〉


※本文はパソコンのメールの要領で改行します。改行しないと、横に長いメールになってしまいます。
この後も連絡が来るようであれば、連絡先がケータイなのか会社のメールなのかを指定しておくと、連絡する人が迷わずにすみます。また、ケータイのメールはパソコンのように詳しく書いたりせず、そっけない印象のメールになるので、「ケータイから失礼します」などと一文を添えると丁寧です。

HTML形式に注意する

出典:Frame illust

▼ HTML形式の加工が見られない

メールメッセージを送る形式には、大きく「テキスト形式」と「HTML形式」の2つがあります。HTML形式では、メール本文の文字を太字や色を付けることができます。よりわかりやすいメールにするため、赤字や太字を活用している方もいるのではないでしょうか。
こうした加工は、HTML形式のメール設定にしている人にしか伝わりません。テキスト形式にしている人は、太字も色文字も下線もすべて加工のないものとして表示されるのです。
ガラケーはほぼ全て、スマホでも大半は、HTML形式のメールを正しく表示できません。
相手が何の端末でメールを見るのかわからない場合はなおさら、テキスト形式で送るのが無難です。テキスト形式への設定変更が会社の規則などで出来ない場合も、相手がHTML形式を見れるかわからない場合は、加工せずに送るようにします。

▼ HTML形式でウイルス感染のリスク増

HTML形式はウェブページの形式と同じなので、加工したり画像を表示することもできます。こうした機能を悪用して、HTML形式メールを開いただけ・プレビューしただけで感染するウイルスが蔓延しています。本文中に悪意のあるタグを埋め込んで、そのメールを開封したかどうか把握し、迷惑メールを送り続ける事例もあります。ウイルス感染の被害にあわないようにするためにも、使用は避けたほうがいいようです。

機種依存文字に注意する

出典:Frame illust

例えば、自分が使っているパソコンはWindowsだけれども、取引先はMacを使っていること、ありがちなケースです。こうした違う機種間でビジネスメールをやり取りする場合に、使う文字によっては①が(日)に変わってしまうなどの「文字化け」が起こることがあります。こうなると送ったメールの内容が正しく伝わらないかもしれません。文字化けをする可能性のある文字を「機種依存文字」(環境依存文字)といいます。

例)機種依存文字の例
・半角のカタカナ、半角の句読点
・囲み数字と囲み文字 ①②㊧など
・省略文字や年号   ㈱㈲㍼㍻など
・漢字旧字体     髙、﨑など
・ケータイの絵文字

機種依存文字チェッカー こちらで機種依存文字かチェックできます。

相手の機種に配慮して、相手が何の端末で見るかわからないメールを送るときは、機種依存文字は使わないようにします。悩ましいのは、相手のお名前などに機種依存文字に該当する漢字が使われているケースです。正解と言える方法はありませんが、まずは正しい漢字表記で送ってみて、相手が文字化けで読めない場合は「漢字の置き換え」で対処する方法もあります。例えば、以下のようにします。

例)髙山さん → 「髙」が環境依存文字で表示されない
  高山さん → 「高」に置き換える
  (一文追加)正しく表示されないようでしたので、失礼ながら「高」に置き換えております。


漢字を置き換える場合は相手のお名前を変えてしまうわけですから、例のような一文を添えるなどの配慮が望ましいでしょう。

WRITER

編集部チーム

PARAFT編集部

今回ご紹介した、ビジネスメールでありがちなトラップは、メールを送る側にとっては問題なく見れるメールであるだけに、気づかぬうちに相手を困らせてしまっているかもしれません。ビジネスメールを受け取る相手の環境が違えば、メールの見え方も違うかもしれない。こうした相手への気遣いが、ビジネスで一番大事なことかもしれません。

ビジネスメールに悩んだら読んでほしい「まとめ」

ー 「生きる」と「働く」を もっと楽しく。
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