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取引先の記事

取引先を飲み会に招くときの注意点【会社飲み会の幹事】:r000017002884 | PARAFT [パラフト]

2017.12.10

取引先の記事2017.12.10

うちの会社を知ってもらう

取引先を飲み会に招くときの注意点【会社飲み会の幹事】

keyword: 取引先 飲み会 幹事 挨拶

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会社の飲み会には、日ごろお世話になっている取引先の人を招くことがあります。もしあなたが飲み会の幹事になり、その飲み会に取引先を招くことになったら、上司や先輩たちだけでなく、取引先ともしっかり事前調整していかなければなりません。大変かもしれませんが、これは社内外を巻き込むプロジェクトの進め方を学ぶ好機です。案内状の文例などもご紹介しますので、ぜひ前向きに取り組んでみてください。

初心者こそ押さえておきたい!幹事の作法これだけ / 目次 に戻る

2017.12.10 文章 / PARAFT編集部

取引先を招くときはまず入念に社内調整を

出典:Frame illust

会社の飲み会に取引先を招くことになったら、いつも以上に事前の調整が大切になってきます。早いうちに、上司や先輩に相談に乗ってもらい、次のようなことを確認しながら進めていきましょう。

基本的なことですが、必要に応じて、飲み会に取引先を招く目的を上司に確認しておきましょう。もし、とても大切な取引先で、飲み会がその取引先に自社をよく知ってもらうために行われるようなものであれば、当然、取引先を第一に考えて準備しなければなりません。

逆に、古くから付き合いのある取引先で、社内外の隔てなく慰労のために行われるのであれば、分け隔てなく進めていくのが望ましいでしょう。トップの人などに確認しておきましょう。

次に、飲み会に招く取引先の人がどれくらいエライ人物であるのか、上司に聞いておきましょう。自社の親会社なのか、下請け企業なのか、そういった取引先企業の位置づけを知っておきましょう。それから、取引先企業においてその出席予定者がどれくらい力のあるポストの人なのか把握しておきましょう。

以上のようなことを踏まえて、取引先の人に乾杯の音頭や来賓としての挨拶をお願いしたほうがいいのか上司に相談しましょう。お願いする場合、幹事が直接お願いしていいのか、それともその取引先を担当している先輩などからお願いするほうがいいのか、調整の進め方も聞いておきましょう。行き帰りのタクシーの手配が必要か、お土産を用意したほうがいいのかなど、細部にいたるまで抜かりがないように把握しておきましょう。

その取引先を担当している先輩を交えて調整を進めていくのなら、上司やその先輩と入念に打ち合わせを重ねていきましょう。飲み会に例年、取引先を招いているのなら、これまでの進め方について情報収集し、あまり大きく変えないほうがいいかもしれません。いわゆる「空気」を読みながら、まとめていきたいものです。

飲み会前に取引先との調整もていねいに進めよう

出典:Frame illust

会社の飲み会に取引先を招くときは、招待したい取引先に少しでも早く連絡を入れましょう。

重要な取引先であれば、日程を決める前にその人の都合を聞き、その人が参加できる日時を優先してスケジュール調整することもあるでしょう。その場合は、特に早く動きましょう。

正式に飲み会の案内を送る前に、上司や、取引先を担当している先輩とすりあわせ、取引先にお邪魔して調整する必要があるかもしれません。場所や店の選定についても取引先の意向を聞く必要があるかもしれません。失礼のないように、すり合わせながら進めていきましょう。

取引先に正式に案内を送る際は、書面を上司や先輩にみてもらい、その上で送りましょう。以下は参考例です。

○○株式会社△△部
□□課長 ×××様
                         平成○年○月○日
弊社○○会のご案内

拝啓

平素より弊社に多大なるご支援、ご配慮を賜り、誠にありがとうございます。
感謝の意を込め、弊社○○会にご案内申し上げます。ご多用とは存じますが、
ご参加いただければ幸いです。

日時:○月○日 ○時~○時
場所:レストラン「○○○○」
   東京都中央区銀座○-○-○
   電話○○-○○○○-○○○○
   お店の地図 http://xxxx.xxxx.xx
担当の○○が最寄り駅までお迎えに上がります。

恐れ入りますが、準備の関係で○月△日までに
出欠の有無を担当の○○までご連絡いただけますようお願いいたします。


上司や、担当している先輩とすり合わせ、期日までに出欠の連絡をもらえるようにお願いしておきましょう。出席いただけることになったら、開催日が迫ってきた時点でその人に確認のメール(リマインドメール)も送っておくといいでしょう。

最寄り駅などまで迎えに行くのなら、行き違いがないように、迎えに行く担当者にしっかり待ち合わせ場所を確認しておいてもらいましょう。

挨拶のお願い、車の手配なども抜かりなく

出典:Frame illust

会社の飲み会に取引先を招く場合、あとは次のような事前準備が重要になってきます。

▼ 席順の確認

お店を下見した上で、飲み会の当日、その取引先にどの席に座っていただくか、上司や先輩に相談して決めておきましょう。もし特別に大切な取引先であれば、社内の一番エライ参加者の隣が妥当かもしれません。その取引先を直接担当している先輩の席も近くに決めておくといいでしょう。

▼ ご挨拶のお願い

飲み会当日、取引先の人に挨拶をお願いするのであれば必ず、事前に依頼しておきましょう。その際、今度の飲み会はどんな会場で行うのか、自社の参加者はどんなメンバーで何人くらいなのか、簡単に伝えておくと、その取引先の人も事前に挨拶内容をまとめやすいと思います。

飲み会当日も、来場していただいた際に「本日はご来賓の挨拶を賜りたいと存じます。弊社の○○が全体の挨拶を行った後、私が、×××様からご挨拶を賜りますと述べますので、どうぞよろしくお願いいたします」などと、司会進行について説明を加えながら改めてお願いしておくといいです。

▼ 車の手配

もしタクシーで送迎するなら、早めに手配しておきましょう。お店を下見する際、その店がいつも利用しているタクシー会社でお願いできるか聞いてみるといいでしょう。店が狭い路地にある場合、タクシーが玄関まで入ってこられないことがあります。そんなとき、いつもその店が利用しているタクシー会社のほうが事情を知っていて混乱がないと思います。

▼ お土産の手配

例年、その飲み会で取引先にお土産を用意しているのかどうか、確認しておきましょう。もしお土産を用意するのなら、例年用意しているものでいいのかどうか、上司に相談しておきましょう。自社を知ってもらうために招待するのなら、大きな荷物にならない程度に、最新の社内パンフレットや資料なども添えるといいかもしれません。

▼ 社内の飲み会参加者への周知

飲み会当日、取引先の方が会場にいらしてくれたとき、社内の参加者が皆、きちんとその人に挨拶しておもてなしの姿勢をみせることができるように、周知徹底をはかっておきましょう。

飲み会案内のメールに「当日は○○株式会社△△部□□課長の×××様が来賓としてご参加くださる予定です。当社をより深くご理解いただける良い機会になると思います。皆さまにもご協力のほどよろしくお願いいたします」などと書き添えるといいでしょう。

飲み会当日は、幹事もその取引先の人にちゃんと楽しんでもらえているか目配りしておきましょう。もし取引先が来賓挨拶の場で緊張して話す内容を忘れたり、乾杯の音頭や締めの挨拶を頼んだ場合にそれがうまくできなかったりしたら、失礼のない程度に、機転を利かせて笑顔でサポートするように努めましょう。

飲み会が終わった翌日は、真っ先にお礼の挨拶をしておきたいところです。上司や直接担当している先輩からお礼の電話を入れるのか、メールを送るのか、それとも幹事から電話を入れるのかなど、段取りを事前に決めておきましょう。

WRITER

編集部チーム

PARAFT編集部

飲み会に参加している社員全員のことを取引先が詳しく知っていることはまずないでしょう。このため、取引先が1人加わるだけでも、司会の進め方はかなり変わってきます。取引先の人が理解できる話し方をして、その人がすんなり笑いの輪に入っていけるようにできるといいですね。

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