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いちばん大切な、メールのマナー【ビジネスメール】:r000017002889 | PARAFT [パラフト]

出典:Unsplash

ルールの記事

いちばん大切な、メールのマナー【ビジネスメール】:r000017002889 | PARAFT [パラフト]

2017.05.11

ルールの記事2017.05.11

気づかいがマナーの解

いちばん大切な、メールのマナー【ビジネスメール】

keyword: ルール ビジネスメール 気づかい 相手 マナー

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必須のビジネスツールとなって久しいビジネスメール。それなのに、自分のメールに何かしら不安を持つ人は絶えません。互いに相手の反応を探りながら成り立っているようにみえる、ビジネスメールの暗黙のマナー。このルールに、自分のメールが適合しているのか不安になりますよね。ここでは、ビジネスメール・暗黙のマナーへの一つの解を提案します。

2017.05.11 文章 / PARAFT編集部

試行錯誤のビジネスメール

出典:Frame illust

▼ ビジネスメールのはじめの一歩

メールは今やビジネスシーンに欠かせないツールです。パソコン、スマホ、ガラケー……。メールを送るデバイスも様々になり、ビジネスに携わる人にとって、電話と並ぶ必須のコミュニケーションツールです。新入社員として現場に配属されてすぐに、いえ、そもそも就職活動中からビジネスメールを書いている人がほとんどでしょう。

一方で、ビジネスメールの基本を教えてもらう機会はほとんどないのではないでしょうか。十数年前、筆者が新入社員だった頃、新人研修メニューにビジネスメールはありませんでした。電話の応対はしっかりメニューに組まれていて、今でも鮮やかに思い出せるのですが。

いざ、ビジネスメールを書こうとしてもどうしたらいいのかよくわからずに、飛び交う先輩のメールを手本に見よう見まねで何とか形にする、というのが筆者のビジネスメールのスタートでした。当然、右も左もわからないビジネスメールは失敗の連続。メールを送った相手からお叱りを受けることも何度となくありました。

「お世話になっております」と、とりあえず書いてみるものの、初めての相手に「お世話になっております」でいいのか悩んだり、添付したファイルが開けないと言われてパニックになることも。

悩みながら、試行錯誤しながら、それでも何とかビジネスメールを送る日々。あるとき、以前よりも楽に書けていること・受け取る相手からも良い反応が返ってくるようになっていることに気づきました。

▼ ビジネスメールが楽になった理由

振り返ってみれば、飛び交うメールを見ていて「これはいいな」と感じたやりとりの仕方や書き方をマネたことに、楽になった理由があったようでした。マネたことはすべて、読む相手を気づかって「読みやすい」「紛れない」工夫をしていたやり方でした。

それまでは、こちらが伝えたいことを書くことに必死で、そのメールを読む相手がどんなふうに感じるのか、忙しい中でメールを読む大変さへ思いが至っていなかったのです。そうした気づかいのなさが送るメールにあらわれていて、間違っているわけではないが協力したくもないメールだと感じられていたようです。

相手への気づかいが足りないということに気づいてから、どんなメールが相手にとっていいメールなのかを考えるようになりました。結果、ビジネスメールを書くのがどんどん楽になり、電話の応対スキルも向上しました。

気づかいがルールの解

出典:Frame illust

▼ ビジネスメールのマナー

ビジネスメールには大きく3つのマナーがあります。

① 法律として定められているマナー(ルール)
(特定電子メールの送信の適正化等に関する法律など)
② 一般的なマナー(相手に不快を与えないマナー)
③ 会社のメールマナー(ルール)

①は、主に迷惑メール対策のために制定された法律によるマナーです。メールマガジンなどを送る場合には確認しておきましょう。ふだんのビジネスメールでは、それほど過敏になる必要はありません。
③は、所属する会社や送る相手の会社がそれぞれに定める固有のマナーです。こちらは個別にしっかり把握して、そのマナーに則る必要があります。会社によってもあったりなかったりするマナーですが、例として以下のようなものがあります。

例)20時から翌朝8時まではメールを送らない・決まった署名をつける・文体の統一など

そして、②が、ビジネスメールを書く人にとって一番悩まされるマナーでしょう。社会通念上の暗黙のマナー、メールに関するビジネスマナーです。このマナーに適ったメールになっているかどうか、折にふれて悩まされます。
残念というべきか、このルールに正解はありません。このページも含め、インターネットにはビジネスメールに関する様々な情報があふれていて、時には同じことに対して真逆の結論になっていることもあります。ただ一つ言えるのは、受け取る相手の視点に立ったメールになっているかどうか、相手への気づかいがあるかどうか、が一つの解だということです。

▼ 気づかいがあれば、きっと上手くいく!

あくまで、ビジネスメールに美しい言葉や卓越した文章力は必要ありません。ただ、相手を気づかって書いたかどうか。多少違うことがあっても、そのスタンスで書かれたビジネスメールは、送った相手にしっかり伝わるはずです。

自分が困ったときは相手を頼っても、それ以外では相手に何の関心も持たない。それでは、相手は良い印象を持たないですよね。メールで何かしてほしいとき・お願いするときも、日頃のメールで気づかいが欠けていれば、相手は協力しようという気にはならないはず。拙い文章でも、多少ルールを間違えていても、相手への気づかいを欠かさなければメールもビジネスもきっと上手くいきます!

では、ビジネスメールを具体的にどうすれば、気づかいのあるメールになるのでしょうか。

気づかいのあるビジネスメールとは / 目次

出典:Frame illust

▼ メールの件名をわかりやすく

日々受信箱に溜まっていくメール。その処理をするときに真っ先に見て、読むべきか判断する基準となるのが「件名」です。この件名のつけ方を間違えると、下手をすればウイルスメールと誤解されて、開かれずにゴミ箱行きになりかねません。受け取った相手が判断しやすい件名をつける気づかいが大切です。
>> メールの件名をつけるコツ

▼ メール本文は、まずは書き出しと結びで気づかう

メールを送る目的は、こちらの用件を相手に伝えることです。でも、いきなり用件を切り出しては印象が悪いもの。自分のことしか考えていないように感じられます。とはいえ、手紙のように時候の挨拶を長々と始めるのも、読む方はイラッとしてしまいそう。適切な書き出しで、気持ちよく読み進められるメールを目指しましょう。
>> 気持ちよく読めるビジネスメールの書き出し方

スムーズな書き出しの一方で、用件はこのとおり、以上。これでは、どうすればいいのか相手がわからず、せっかくのメールも期待したリアクションが得られないことにもなりかねません。そっけない締めくくりでは、印象もよくありません。終わりよければすべてよし。状況に応じた結びで、メールを気持ちよく締めましょう。
>> 印象のよいビジネスメールの結び方

▼ 送る時間にも気づかいを

書き上げたメール、こちらの都合で時間を気にせずに送信していませんか?電話と違って、メールは時間を気にせずに連絡できる便利なツール。本当にそうなのでしょうか?実際は、受信箱のメールを処理するときに、受信した時刻もチェックする人が大半です。受け取った人がどう感じるのか、送る時間にも気づかいたいものです。
>> その時間に送って大丈夫?メールを送る時間のマナー

▼ 受け取ったメール、返すときに気づかいたいこと

返信の操作をすると、大抵のメールソフトは引用してくれます。この引用、どうしていますか?そのまま引用するだけでなく、上手く活用すればもっと読みやすいメールになります。
返信に次ぐ返信で、メールのやりとりが長く続くのはストレスになるもの。こうした「メールラリー」を回避する工夫を知っていますか?
>> ビジネスメールを返信するときのポイント

▼ ちょっと待って!そのまま転送するのはNG!?

メールを転送すること、ビジネスシーンではよくあることです。対応すべき部署が違うときなど、転送すればそのまま伝えられてとても便利です。でも、何も考えずに転送してトラブルになったこと、ありませんか?仕事上で必要な転送でも、気づかいのない転送は思いがけないトラブルを引き起こすものです。
>> 転送をするときに気をつけたいこととは?

▼ 送ろうとしているメール、宛先は間違いありませんか?

送信する前に、正しい宛先になっているか確認していますか?送るべきでない人が宛先に入っていないことはもちろん、正しい相手でも適切な宛先に入っているか、今一度の確認がとても大切です。送信してしまったメールを取り戻すことはできません。宛先にはくれぐれもご注意を!
>> TO・CC・BCCの正しい使い分け

▼ 開けない・送れない、添付ファイルで気づかうべきこと

以前なら郵便やFAXで送っていた書類、メール添付でデータとして送ることが多くなりました。書類だけでなく、様々なデータをファイル添付で送ることが出来て便利な反面、容量が大きくて送れない・送ったファイルが開けないなど、困ることも多いもの。そもそもどの程度の容量のファイルなら、送っても迷惑でないのかなども悩みます。
>> 添付ファイルで悩むとき、確認したいこと

▼ 失礼のないメールの本文

メールをキッチリ書いたつもりでも、相手に内容が伝わっていなかったことはありませんか?あるいは、書き方が失礼だと上司から叱られたことは……?本文を書く上での少し工夫や気づかいをすれば、きちんと伝わる失礼のないメールになります。特定の言い回しやくだけた言い回しは避けるなど、ポイントをおさえましょう。
>> ビジネスメールを書く上でおさえておきたいこと

▼ ビジネスメールとして、その署名は適切ですか?

ビジネスメールを送る上で欠かせない、本文の最後の署名。この署名がきちんと要点をおさえられた作りだと、この人は仕事が出来そう、とひそかに評価が上がったりするものです。古い名刺を探すよりも、新しいメールの署名の方が、情報が確実ということもあって、意外に見られる署名。署名をしっかり作っておけば、ビジネスでの評価も確実に上がるはずです。
>> 評価のあがる署名のポイント

▼ 感謝される本文の工夫とは

言い回しは特におかしくないし、内容も間違っていないのに、なぜか読みにくいメールというものが存在します。それは、本文のレイアウトに気づかいのないメールです。ビジネスメールは熟読するものではないし、日に何十通・何百通と受け取るもの。そんなたくさんのメールの中で、開封してひと目見て読みにくいのは読む人にとっては苦行です。逆に、ひと目見てわかりやすいメールであれば、受け取った人は送り手に感謝さえしたくなるかも!少し改行するだけで感謝されるのであれば、やらない手はありません。
>> 読みやすいメールにするレイアウトの工夫

▼ ケータイで受け取ったメールが残念過ぎる?

いつも仕事ができる内勤の同僚から、外出先で受け取ったケータイメール。開いてみると読みにくい……。変なところで改行されていたり、どこで本文が終わるのかよくわからず、かなり苦労して読む羽目に。いつもどおり気づかいのあるメールを、パソコンからケータイへ送ると、残念なメールに変わってしまいます。これは、単純にメールを読むデバイスが違うから。こうしたことで、残念な印象になってしまうのは避けたいものです。受け取る相手の環境も配慮することが大切です。
>> 送る側がうっかりしがちな相手の受信環境

WRITER

編集部チーム

PARAFT編集部

偉そうなことを並べてしまいましたが、筆者はまだまだ発展途上。気づかいはとても奥深く、気づきがなければ実行するのは難しいものです。メールでもビジネスでも日々失敗しながら、気づきをもらって何とかやっています。ビジネスメールでふと疑問を感じたり、上手く行かずに悩む人と、少しでも気づきと解決策をシェアできれば嬉しいです。

ー 「生きる」と「働く」を もっと楽しく。
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気づかいがマナーの解

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