初めましてで警戒を解く！

初めての相手に信用される、メールの書き方【ビジネスメール】

初めての相手へのビジネスメール。会ったことも話したこともない相手へのビジネスメールは、どう書くべきか悩みますよね。そうは言っても、郵送や電話、訪問よりもコストがかからないメールは、とても有効な営業ツールです。もちろん、営業目的以外にもお願いやお誘いなど、ビジネスシーンで「初めまして」メールを送ることはあるはず。そうした「初めまして」メールでおさえるべきポイント・テンプレートをご紹介します。
デキる！営業メールのコツ

2017.11.08 文章／ PARAFT編集部

信用が第一！の「初めまして」メール

出典：Frame illust

▼ 受け取る相手の警戒を解く

知らない宛先からのビジネスメール。受け取った側はウイルスメールではないかと疑って、まずは警戒するのが一般的でしょう。実際によく送られているチェーンメールの件名に「初めまして」は頻出です。

相手の警戒を解いて、送ったメールを開封してもらうためには、具体的な情報を早い段階で出すことが有効です。開封しなくても読める件名にこそ、できるだけ具体的な情報を盛り込みましょう。例えば「自分の会社名を入れる」「紹介者の固有名詞を出す」「相手の会社名や担当者名など、固有名詞を入れる」といった工夫です。

受け取った相手に「自分に関係する内容のメールかもしれない」と思わせる工夫も欠かせません。相手の関心を引きそうなキーワードを件名に盛り込めば、開封率はグッと高まります。人事に関わる仕事をしている相手に送るメールであれば、人事関連のキーワードを件名に入れてみましょう。例えば人事担当者へ名刺情報サービスを売り込むメールの件名ならば、「名刺情報サービスのご提案」ではなく「人事業務改善ツール『●●』のご提案」とすれば、「内容だけでも目を通しておくか」とメールの開封が期待できます。

▼ 自己紹介はメールを送った経緯も含めて書く

初めての相手へのビジネスメールでは、本文の書き出し（挨拶）のすぐ後に、簡単な自己紹介をしておきましょう。自己紹介では、相手の信用を得ることが第一です。自分自身の①正式な社名、②所属、③氏名、を正式名称で書くようにします。こうすることで「ちゃんと実在する会社に所属する人から送られたメールだ」という印象を与えられます。

例）自己紹介
●●株式会社営業部・第一営業課で営業主任をしております
●山●太と申します。

また「●井さんから紹介されました」「貴社のホームページを拝見しました」など、今回このメールを送った経緯を書いておくと、自分に突然メールが送られてきた理由がわかって、受け取った相手は安心します。

例）経緯
△△商事の●川さんからのご紹介で、メールを差し上げました。

▼「初めまして」メールは、特に丁寧に結ぶ

ビジネスメールの結びでは、メールを読んだ相手に「何を期待しているのか」「どんなアクションをとってほしいのか」をきちんと伝えるのが鉄則です。とはいえ、初めて送るメールですから、返信欲しさに「5/30（火）までにご回答ください」などと期限を設けたりするのは印象が悪いもの。こちらが期待することを、あくまでも丁寧に伝えるようにします。

例）結び
以上、ご検討のほどよろしくお願いいたします。
お忙しいところ恐縮ですが、ご検討結果についてお返事いただけますと幸いです。

「初めまして」メール・基本の書き方・テンプレート

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▼ 「初めまして」メールの基本例

本文冒頭に書く相手の宛名は、①社名、②部署、③肩書き、④氏名を省略なく書きます。受け取った相手が、間違いなく自分宛てのメールだと確認できるようにしておきましょう。相手の部署や氏名がわからないときは、「人事部御中」「人事情報サービスご担当者様」などとしておきます。

例）基本の「初めまして」メール

●△株式会社
人事部　○田△子様

〈初めましての挨拶〉

〈自己紹介＋経緯〉

〈本題〉

〈結び〉

〈署名〉← 標準設定の署名・書き方

▼ 使えるフレーズ

例）挨拶
・初めてメールを差し上げます。
・突然のメールになり、失礼いたします。
・このたびは、お世話になります。

例）本題
・弊社サービスをご提案差し上げたく、ご連絡いたしました。
・弊社主催のセミナーへご出席いただければと思い、ご連絡差し上げました。
・●△様のホームページを拝見して、メールをお送りいたしました。

例）結び
・ぜひとも○田様にご出席いただきたく、ご返事をお待ちしております。
・少しでも興味をお持ちいただけましたら、ご連絡いただければ幸いです。

営業の「初めまして」メール・テンプレート

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営業シーンで使える「初めまして」メール文例をご紹介します。

例）
件名：△△商事●川様よりご紹介いただきました【人事業務改善ツールのご提案】

（宛名）

初めてご連絡を差し上げます。
●●株式会社　営業部　第一営業課　で、
営業主任をしております、●山●太と申します。

△△商事の●川様よりご紹介をいただき、
このようなメールを差し上げました。

弊社は、人事労務管理を効率化する、名刺管理ツール●●を
開発しております。
このツールは、以下のようなメリットがございます。
・●●機能により、名刺管理が圧倒的に改善
・発注管理が見える化し、発注のムダも●％削減

以上、少しでもご興味をお持ちいただけましたら
詳細なご提案を差し上げます。
ぜひ、ご連絡いただけますと幸いです。

ご多用のところ恐縮ですが、
どうぞよろしくお願いいたします。

（署名）

WRITER

編集部チーム

PARAFT編集部

初めての相手に送るビジネスメール、慣れないうちは緊張するものです。でも、回数を重ねるうちに、相手のリアクションがもらえるコツを掴んでいけるもの。ビジネスメールをどう書いたらいいのか、これは失礼でないかなど、悩む時間は極力少なくしたいものです。ビジネスメールは、すでにある型をマネつつも工夫していくことで、自分のスタイルが出来ていくもの。悩んだり迷ったりしたら営業メールを上手く書くコツを参照しながら、まずは書いてみましょう。