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初めての相手から信頼を得る！ビジネスメール書き方のコツ:r000017002905 | PARAFT [パラフト]

2018.10.26

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初めてのメールの記事2018.10.26

初めましてで警戒を解く！

初めての相手から信頼を得る！ビジネスメール書き方のコツ

初めての相手へのビジネスメール。「初めまして」メールでおさえるべきポイント・テンプレートをご紹介します。初めましての相手へのビジネスメールは、どう書くべきか悩みますよね。郵送や電話、訪問よりもコストがかからないメールは、とても有効な営業ツール。もちろん、営業目的以外にもお願いやお誘いなど、ビジネスシーンで「初めまして」メールを送るコツをご紹介します。
デキる！営業メールのコツ

2018.10.26 文章／ PARAFT編集部

“初めましてメール”構成ごとのポイント４つ

出典：Frame illust

▼ “初めましてメール”構成のポイント１．件名で警戒を解く
相手の警戒を解いて、送ったメールを開封してもらう第一歩は「件名」です！
下記のポイントに注意して件名を考えましょう。

【件名で入れたい内容】
・自社名を入れる
・相手の会社名や担当者名など、固有名詞を入れる
・紹介者がいる場合は、紹介者の名前を書く
・相手の関心を引きそうなキーワードを盛り込む
・「初めまして」のみの件名はスパムだと思われるので絶対NG

この中でも「キーワードを盛り込む」は非常に重要なポイントです。

【開封率が高まる件名とは？】
開封しなくても内容が想像できる件名こそ、相手の警戒が解け、開封率はグッと高まります。
自分に得なメールだと思ってもらえれば、初めての相手からのメールだとしても「内容だけでも目を通しておくか」と開封が期待できます。

▼ “初めましてメール”構成のポイント２．書き出しに自己紹介を入れる
初めての相手へのビジネスメールでは、本文の書き出し（挨拶）のすぐ後に、簡単な自己紹介しましょう。

【自己紹介に書くこと】
相手の信用を得るために、すべて正式名称で
・正式な社名
・所属部署名
・氏名
を書くようにします。
こうすることで「ちゃんと実在する会社に所属する人から送られたメールだ」という印象を与えられます。

▼ “初めましてメール”構成のポイント３．メールを送った経緯を簡潔に書く
“初めましてメール”を送る場合は、自己紹介のあとに簡潔に経緯を書きましょう。
紹介者がいたり、前任者からの引き継ぎの場合は、その人の名前を入れるのも忘れないでください。
メールを送った経緯を書いておくと、自分に突然メールが送られてきた理由がわかって、受け取った相手は安心します。

▼ “初めましてメール”構成のポイント４．結びの文章は丁寧に
“初めましてメール”の結びでは、
・何を期待しているのか
・どんなアクションをとってほしいのか
をきちんと伝えるのが鉄則です。
受け取った相手が、自分のメールに興味を持ってくれた場合に、アポイントに繋がる可能性があります。

最後は、読んでもらったお礼を添えて、丁寧かつ礼儀正しく結びましょう。

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“初めましてメール”基本の書き方・テンプレート

出典：Frame illust

▼ “初めましてメール”の基本例

件名：新任のご挨拶ご　●●株式会社・山田太郎

本文：
●△株式会社
人事部　○田△子様

初めてご連絡申し上げます。
●●株式会社　営業部　第一営業課　山田太郎と申します。
前任の田中花子より営業部主任を引き継ぎだため、ご挨拶のメールをお送りいたしました。

日頃、弊社サービスをご利用いただき、ありがとうございます。
改めて新任のご挨拶に御社へ伺いたく存じます。

お忙しいところ恐縮ではございますが、下記いずれかの日程でお時間を頂戴することは可能でしょうか？
・〇月〇日（月）　10：00～11：00
・〇月〇日（火）　11：00～12：00
・〇月〇日（水）　14：00～15：00

○田様からのお返事をお待ちしております。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

（署名）

【ポイント解説】
・相手の宛名は「社名」「部署」「肩書き」「氏名」を正式名称で記載
・アポイントを取りたい場合は、日程の候補を複数記載し、相手が返信しやすくする

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営業用“初めましてメール”書き方・テンプレート

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▼ 営業用“初めましてメール”の基本例

件名：△△商事●川様よりご紹介いただきました【人事業務改善ツールのご提案】

（宛名）

初めてご連絡を差し上げます。
●●株式会社　営業部　第一営業課　で、
営業主任をしております、山田太郎と申します。

△△商事の●川様よりご紹介をいただき、
このようなメールを差し上げました。

弊社は、人事労務管理を効率化する、名刺管理ツール●●を
開発しております。
このツールは、以下のようなメリットがございます。
・●●機能により、名刺管理が圧倒的に改善
・発注管理が見える化し、発注のムダも●％削減

以上、少しでもご興味をお持ちいただけましたら
詳細なご提案を差し上げます。
ぜひ、ご連絡いただけますと幸いです。

ご多用のところ恐縮ですが、
どうぞよろしくお願いいたします。

（署名）

【ポイント解説】
・受け取った人にとってメリットになりそうな商品ポイントを簡潔に記載
・結びの文面に、相手にとってほしい次のアクションを書く

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WRITER

編集部チーム

PARAFT編集部

初めての相手に送るビジネスメール、慣れないうちは緊張するものです。でも、回数を重ねるうちに、相手のリアクションがもらえるコツを掴んでいけるもの。ビジネスメールをどう書いたらいいのか、これは失礼でないかなど、悩む時間は極力少なくしたいものです。ビジネスメールは、すでにある型をマネつつも工夫していくことで、自分のスタイルが出来ていくもの。悩んだり迷ったりしたら営業メールを上手く書くコツを参照しながら、まずは書いてみましょう。

ー「生きる」と「働く」をもっと楽しく。

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