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例文あり・納品までのメールフォロー術【ビジネスメール】:r000017002916 | PARAFT [パラフト]

出典:Unsplash

納品のメールの記事

例文あり・納品までのメールフォロー術【ビジネスメール】:r000017002916 | PARAFT [パラフト]

2017.11.21

納品のメールの記事2017.11.21

フォローがつながりを生む

例文あり・納品までのメールフォロー術【ビジネスメール】

keyword: 納品のメール ビジネスメール 挨拶 報告 お礼

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契約を終えて、あとは納品を待つばかり。こうしたとき、顧客が納品を待ちわびてジリジリしている一方で、営業した担当者は契約がとれた安堵で一息ついているもの。契約後、納品までの期間では、顧客と営業のスタンスに温度差があります。この温度差に気づかずに、営業がおざなりな対応をしてしまうと思わぬトラブルを招くことも。ここでは、納品が無事に終わるまで気をつけたいことを、ビジネスメールを中心に、テンプレートも併せてご紹介します。
>> 営業シーンのビジネスメールに迷ったら

2017.11.21 文章 / PARAFT編集部

納品まで、ビジネスメールを活用しましょう!

出典:Frame illust

▼ 納品の内容と時期はメールで知らせる

契約時、あるいは契約後すぐに、納品の内容や時期、納品先を顧客へ伝えます。その際、口頭で伝えただけでは、後々「言った・言わない」のトラブルを招きかねません。文章でしっかり残るメールで伝えることで、トラブルを回避できます。

▼ 納品までの期間が長いと、顧客は不安になる

契約を終えたら、納品まで全く音沙汰なし……。こんなとき、契約から納品までの間が長ければ長いほど、顧客は不安になります。「契約前はあんなに親切で、何かあればすぐに駆けつけてくれたのに。あの営業担当は、契約が済めば手のひらを返したような対応だ」と感じることも。

一方で営業担当者は、納品の目途が立てば、契約が済んだ案件へのフォローにモチベーションは上がりにくいのが実際のところです。それよりはと、新規案件に注力してしまいがちです。

忙しい営業担当者。あえて時間を割いて、訪問や電話をする必要はありません。要所でうまくビジネスメールを活用すれば、「フォローされている」という安心感を顧客に与え、時間をかけずとも信頼を保つことができます。

▼ 納品までのフォロー

契約後、間を空けずに納品となる場合は不要ですが、納品まで時間がかかる場合(目安として、契約から二週間以上先の納品になるような場合)は、フォローのメールを送ると顧客が安心します。フォローのメールは、頻繁に送る必要はありません。一度でも十分です。定型のメールをあらかじめ用意しておいて、時期をみて送るとスムーズです。

一通のメールがもたらす印象は意外に大きいものです。「この担当は、ちゃんと気にしてくれている」こんな印象は、何かトラブルがあった場合の緩衝材にもなります。フォローメールの活用、おすすめです。

納品したら、確認を!

出典:Frame illust

待ちに待った納品日。届くはずのものが予定の日時に届かなければ、顧客はとても困ります。営業担当者は、あらかじめ自分の担当した案件の納品日を確認しておき、無事に受け取っていただけたか確認するようにしましょう。

顧客側から「届かない」とクレームをするのと、営業担当者が期日に顧客へ確認して届いていない事実を把握するのとでは、顧客の印象が変わります。内容物が違う・壊れている、などのトラブルに対しても、先んじて確認する姿勢があれば、その後の対応もスムーズに進むものです。

無事に受け取った場合でも、問題が生じた場合の連絡先を知らせておくことで「これからも何かあったら同じ営業担当者へお願いしよう」という気持ちを相手に持ってもらえます。

こうした対応の積み重ねが、その営業担当者への信頼を生み、他の顧客への紹介や、継続につながります。

納品に関するビジネスメール・テンプレート

出典:Frame illust

ここでは、これまで紹介した要所ごとのメール文例を紹介します。

▼ 納品の内容・時期確定のお知らせ/ビジネスメール

例)
(件名)【納品予定のご報告】●●サービスご導入の件
●●株式会社
人事部 ●山様

お世話になっております。
このたびは、弊社●●サービスについて
ご契約をいただき、誠にありがとうございました。

つきましては、当該サービスが以下のとおり
納品予定でございますので、ご報告いたします。

------------------------------------------
■納品内容  :●●サービス・プランA
        (6ヶ月ご利用プラン)

■納品予定時期:2017年6月1日(木)AM9時頃

■納品宛先  :●山様 
※別途、メールにてお受け取り方法をご案内いたします。
------------------------------------------
以上、ご不明点やご不都合などございましたら
担当:△川までお問い合わせ下さい。

今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
(署名・問い合わせ先)



▼ 納品までのフォロー/ビジネスメール

例)
(件名)【経過のご報告】●●サービスご導入の件
●●株式会社
人事部 ●山様

お世話になっております。
先日は、弊社サービスのご契約をいただき
誠にありがとうございました。

お待たせしておりました、●●サービス納品について
残すところ二週間となりましたので、経過のご報告として
メールを差し上げました。

------------------------------------------
■経過のご報告:納品内容、予定時期ともに
        変更ございません。

ご参考)
■納品内容  :●●サービス・プランA
        (6ヶ月ご利用プラン)

■納品予定時期:2017年6月1日(木)AM9時頃
------------------------------------------
以上、ご不明点やご不都合などございましたら
担当:△川までお問い合わせ下さい。

今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
(署名・問い合わせ先)



▼ 納品の確認/ビジネスメール

例)
(件名)【納品物のご確認】●●サービスご導入の件
●●株式会社
人事部 ●山様

お世話になっております。
●●サービスのご導入にあたり
本日(6月1日(木))が、納品日でございました。
別途お送りいたしました、お受け取り方法のご案内にそって
問題なくお受け取りいただけましたでしょうか。

動作等、問題ございませんでしたでしょうか。

何かご不明な点などございましたら
ご遠慮なく△川、保全担当者までお問い合わせ下さい。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

【ご参考】
------------------------------------------
■納品内容  :●●サービス・プランA
        (6ヶ月ご利用プラン)

■納品時期:2017年6月1日(木)AM9時頃
------------------------------------------


(署名・問い合わせ先)

WRITER

編集部チーム

PARAFT編集部

日々の営業活動は何かと忙しいもの。営業活動にビジネスメールは欠かせません。ビジネスメールをどう書いたらいいのか、これは失礼でないかなど、悩む時間は極力少なくしたいものです。ビジネスメールは、すでにある型をマネつつも工夫していくことで、自分のスタイルが出来ていくもの。悩んだり迷ったりしたら営業メールを上手く書くコツも、参照しながら、まずは書いてみましょう。

ー 「生きる」と「働く」を もっと楽しく。
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