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例文あり・アポ日程変更をお願いするメール術【ビジネスメール】:r000017002948 | PARAFT [パラフト]

出典:Unsplash

日程変更依頼の記事

例文あり・アポ日程変更をお願いするメール術【ビジネスメール】:r000017002948 | PARAFT [パラフト]

2017.05.29

日程変更依頼の記事2017.05.29

姿勢が相手を動かす

例文あり・アポ日程変更をお願いするメール術【ビジネスメール】

keyword: 日程変更依頼 ビジネスメール お願い 営業 アポ

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無事にアポイントがとれたものの、止むをえない事情でアポの日程変更をお願いすること、ありますよね。一度決まった日程を再調整するのは、結構気が重いもの。ここで対応を誤れば、せっかくのアポが流れてしまうことにもなりかねません。ここでは、相手先へ日程変更のお願いをビジネスメールでスムーズに行うポイントをご紹介します。
>> 営業シーンのビジネスメールに迷ったら

2017.05.29 文章 / PARAFT編集部

日程変更のお願いは、姿勢が大切

出典:Frame illust

▼ 変更が必要だとわかったら、一刻も早い相談を

入念に確認した日程でとったアポイント。念願の相手先がアポイントに応じてくれた!そんな状況でも、止む無く日程変更をお願いする状況になること、ありますよね。例えば、同行する上司にあらかじめ予定を確認したにも関わらず、さらに上席の役員も行くことになって、当初の日程から別な日程への変更を迫られたり……。単純なダブルブッキングミスということもあります。アポの日程を変更してもらいたい場合、とにかく早めに相手先へ相談するようにします。日程に余裕がなくなるほど相談もしづらくなるので、とにかく早めが大切です。その場合、変更したい内容に誤解が生じることを防ぐためにも、メールを活用するようにしましょう。(口頭のみで相談すると、変更したい日時などが誤って伝わることにもなりかねません。)


▼ ポイントは、「お願い」ではなく「可能性」があるかを聞く姿勢

変更にあたってのポイントは、日程変更に応じてもらえる「可能性」があるかどうかを伺う姿勢です。アポの日程変更を「お願い」するのではなく、変更に応じてもらえる「可能性」があるかどうかをメール本文で聞くようにします。
一度合意した日程をこちらの都合で変更してもらうわけですから、「変更してください」(=お願い)ではなく、「変更していただくことは可能でしょうか」(=可能性)の姿勢の方が、より低姿勢な印象になり、相手も受け取りやすくなります。日程の再調整をするのは面倒で、できればやりたくないものです。とりわけ、メールで伝える場合は、「お願い」だけの書き方が、意図しないうちに相手に高圧的な印象を持たれがちなものです。相手に動いてもらうためには、低姿勢で丁寧に伝えるようにします。

▼ お願いするときに使いたい言い回し

下の例のような言い回しを添えることで、さらに柔らかい印象のメールになります。

例)言い回しフレーズ

・恐縮ですが / 恐れ入りますが / できましたら

・勝手を申し上げて恐縮ですが

・ご無理を申し上げますが

日程変更をお願いするメール・テンプレート

出典:Frame illust

(件名)●●お打ち合わせの日程変更のお願い

●●株式会社
人事部 ●山様

お世話になっております。

●●の件で、日程変更をお願いしたく
メールを差し上げました。

6月3日(金)の午前10時からにて
お打ち合わせをご予定いただいておりました。
以下の日程へご変更いただくことは可能でしょうか。

------------------------------------------
①6月3日(金)午後1時から
②6月7日(水)午後2時から
------------------------------------------

急な変更のお願いとなり、誠に申し訳ございません。
当方の都合によるもので、勝手を申し上げて
恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。

WRITER

編集部チーム

PARAFT編集部

日々の営業活動は何かと忙しいもの。営業活動にビジネスメールは欠かせません。ビジネスメールをどう書いたらいいのか、これは失礼でないかなど、悩む時間は極力少なくしたいものです。ビジネスメールは、すでにある型をマネつつも工夫していくことで、自分のスタイルが出来ていくもの。悩んだり迷ったりしたら営業メールを上手く書くコツも参照しながら、まずは書いてみましょう。

ー 「生きる」と「働く」を もっと楽しく。
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