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例文あり・無理なお願いをスムーズに伝える【ビジネスメール】:r000017002954 | PARAFT [パラフト]

2017.11.09

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お願いメールの記事2017.11.09

お願いを受けてもらうコツ

例文あり・無理なお願いをスムーズに伝える【ビジネスメール】

当初予定していた納期に間に合わなさそう……、内容の一部を変更せざるを得ない……、ビジネスでは当初の想定から変更せざるを得ないケースがままあるものです。そうしたときに、相手の理解・協力を引き出す無理なお願いのメールはどう書けばよいのでしょうか。メールを書くポイントをお伝えします。
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2017.11.09 文章／ PARAFT編集部

お願いするメールは「６W３H」をハッキリと

出典：Frame illust

ビジネスシーンでは「６W３H」が重要です。中でも、相手の理解や協力を引き出す「無理なお願い」をするときは、ぜひ意識したいポイントです。

▼ 「６W３H」を備えたメールがお願いを成立させる
「何をどうしてほしいのか」といった情報がしっかり押さえられていなければ、何かをお願いするメールとしてそもそも成立しません。求められていることがよくわからなければ、相手の「やってあげよう」「協力してあげよう」という気持ちは削がれてしまいます。お願いしたいことが一部漏れていて、後から「これもお願いします……」という事態は避けたいものです。

「６W３H」を備えたメールは、相手の協力を引き出すベースとなるのです。

▼ ビジネスで使える「６W３H」
【６Ｗ】
１.When（いつ）
２.Where（どこで）
３.Who（誰が）
４.What（何を）
５.Whom（誰に）
６.Why（どうして）

【３H】
１.How（どのように）
２.How much（いくらで）
３.How many（いくつ）

▼ 「５W１H」と「６W３H」の違い
学生時代に英語の授業で習った５W１H。そこへ数量や関係者など、ビジネス的な項目が加わったのが６W３Hです。この内容がきちんと押さえられたメールかどうか、送信する前に確認してみましょう。

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メールでの気づかいとお願いの言い回し

出典：Frame illust

▼ メールは気づかう言葉を添える
納期を遅らせる相談や、内容変更のお願い。無理なお願いされる相手は、忙しい中にさらに仕事が増えるわけで、できればこうしたお願いを引き受けたくないものです。手間をとらせてしまって申し訳ない、といった相手を気づかう言葉を必ず添えるようにします。

▼ メールの書き方のコツ
「●●の理由のため、納期を遅らせていただきます。」といった書き方では、一方的な通知のように受け取られ、相手は「やってあげよう」という気持ちを失くしてしまいかねません。

「やっていただけるでしょうか」という、対応してもらえるかどうかの可能性を伺う書き方で伝えるようにします。
無理をお願いするメールに使える言い回しをご紹介します。

▼ 気づかいのフレーズ
［例文］
・お忙しいところ、
・ご多用のところ、
・恐れ入りますが、
・お手数をおかけします。
・勝手を申し上げますが、 / 勝手を申し、恐縮しております。
・ご無理を申し、申し訳ございません。

▼ お願いのフレーズ
［例文］
・～は可能でしょうか。
・～をお願いできますでしょうか。
・～をご了承いただけますでしょうか。
・～はいかがでしょうか。
・～について、何卒ご容赦下さいませ。

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無理なお願いをするメール・テンプレート

出典：Frame illust

［例文］
（件名）【ご相談】●●の納期について
●●株式会社
人事部　●山様

お世話になっております。
●△株式会社の●田でございます。

本日は、先日よりご発注いただきました
●●の納期を少し延ばしていただけないか
ご相談のご連絡を差し上げました。

当初、7月末までに納品するお約束でしたが
製作工程に当初想定できなかった問題があることが
判明いたしました。

具体的には、
・●●の工程では、●といった問題が発生する
・●●の工程数が、当初見積より３工程増えた
以上二点です。

つきましては、二点を解消して製作を進めるに
あたり、８月１０日（木）に納品させていただくことは
可能でしょうか。

勝手を申し上げ、誠に恐縮でございますが
納期の延期が可能かどうか、ご連絡下さいますよう
お願いいたします。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

（署名）

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WRITER

編集部チーム

PARAFT編集部

日々の営業活動は何かと忙しいもの。営業活動にビジネスメールは欠かせません。ビジネスメールをどう書いたらいいのか、これは失礼でないかなど、悩む時間は極力少なくしたいものです。ビジネスメールは、すでにある型をマネつつも工夫していくことで、自分のスタイルが出来ていくもの。悩んだり迷ったりしたら営業メールを上手く書くコツも参照しながら、まずは書いてみましょう。

ー「生きる」と「働く」をもっと楽しく。

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